Лабораторные работы по дисциплине "Проектирование информационных систем"
Формат - Microsoft Excel, Microsoft Visio 2010
Задание 1. Создание документа
1. В среде Microsoft Visio выполнить команду Файл, Новый, категория Business Process, шаблон Basic Flowchart (Metric).
2. Сохранить документ как файл с именем Бизнес-процессы – команда Файл, Сохранить как.
3. С помощью команды Файл, Настройка страницы, Параметры Страницы –выполнить настройку страницы Page-1, указать имя страницы ТРАНСПОРТИР. Закрыть окно Настройка Страницы (кнопка ОК).
4. Выбрать трафарет Backgrounds, выделить мастер форм Background steel, перетащить его на страницу ТРАНСПОРТИР.
5. С помощью команды Вид, Панели Инструментов вывести панели инструментов Visio: Standard, Formatting, Format Shape.
Задание 2. Работа с мастером форм
6. Выбрать трафарет Basic Flowchart. На страницу ТРАНСПОРТИР поместить мастер форм Terminator. Вывести окно Размер и Положение (через пункт меню Вид), задать значения параметров формы: Ширина – 145mm, Высота – 65 mm. Используя кнопки на панели инструментов Форматировать Форму, убрать заливку (Нет заливки) и тень (Нет тени) формы.
7. Наложить сверху на форму овала другие мастера форм согласно рис. 1. Убрать заливку (Нет заливки) и тень (Нет тени) с этих форм.
8. Для каждого ряда выполнить выравнивание форм по вертикали с помощью команд Форма, Выровнять Формы и распределение по горизонтали с помощью команды Форма, Распределить Формы.
9. Выделить все формы с помощью инструмента Указатель, выполнить заливку форм (Gray-25%). С помощью команды Формы, Операции, Вычитание выполнить «вырезание» из тела первой формы наложенных форм.
Рисунок 1
10. Вызвать панель инструментов Шаблон, вызвать трафарет документа – кнопка Показать Шаблон Документа. Ознакомиться с содержимым трафарета.
11. Выполнить команду копирования созданной формы – Правка, Копировать. Перевести курсор на трафарет Шаблон Документа и выполнить создание нового мастера форм с помощью контекстной команды Вставить. В результате на трафарете будет создан новый мастер форм Master.#.
12. Выделить новый мастер форм, выполнить контекстную команду Переименовать – дать имя «Транспортир».
13. С помощью контекстной команды Править Мастер, Edit Master Shape выполнить редактирование формы мастера: изменить заливку на Gold.
14. Вставить в документ отредактированный мастер форм Транспортир. Выделить вставленную форму, выполнить команду Форма, Операции, Фрагмент. В результате исходная форма разбивается на фрагменты: группа наложенных форм и «пустой» транспортир. Выделить «пустой» транспортир и переместить на свободную область листа.
15. Выделить группу наложенных форм, выполнить команду группирования форм – Форма, Группировка, Группировать. Скопировать групповую форму – команда Правка, Копировать. Перевести курсор на трафарет документа Шаблон документа и выполнить создание нового мастера форм с помощью контекстной команды Вставить. В результате на трафарете будет создан новый мастер форм Master.#.
16. Выделить новый мастер формы, выполнить контекстную команду Переименовать – изменить имя «Групповая форма». Вставить в документ отредактированный мастер форм Групповая форма.
Задание 3. Задание свойств формы
17. Создать новую страницу с помощью команды Вставка, Новая
страница. Указать имя страницы – МАКРОСЫ.
18. Вставить на страницу мастер форм Процесс. Просмотреть специальные свойства формы – команда Формат, Особый. Задать пользовательские свойства формы – команда Форма, Особые свойства, кнопка Назначить. В диалоговом окне Выбор спецпараметров создать пользовательские свойства формы: Наименование_программы (тип – строка), Год_выпуска (тип – число), Цена (тип – сумма) (рис. 2).
Рисунок 2
Задание 4. Использование макросов
19. Выделить форму на странице МАКРОСЫ. Выполнить команду Формат, Поведение, на вкладке Двойной Щелчок назначить форме запуск макроса Array Shapes (формирование массива форм).
20. Дважды щелкнуть мышью на форме, откроется окно настройки макроса Array Shapes, в нем указать размерность массива 1*3. В результате выполнения макроса создается набор форм. Для каждой формы задать на лицевой стороне название, например: Windows, NC, MS Office.
21. Для каждой формы задать значения пользовательских свойств с помощью команды Форма, Особые свойства: Наименование_программы Год_выпуска Цена Windows 2001 7500 NC 1999 1200 MS Office 2003 22000
22. Выделить массив форм, выполнить команду Формат, Поведение, на вкладке Двойной щелчок назначить форме запуск макроса Color by Values (Цвета по значениям). Выделить первую форму массива, дважды нажать мышку. Появляется окно настройки макроса (рис. 3). Настройки распространяются на массив форм. В результате выполнения макроса они должны поменять цвет заливки.
Рисунок 3
23. После применения макроса на лист выводится легенда. Командой контекстного меню легенды Редактировать легенду (Редактирование легенды) вызвать окно настройки макроса Color by Values, поменять цвет для интервала «2002 to 2003», применить. Командой контекстного меню легенды Обновить легенду обновить цвета форм. Убедиться в изменении цвета соответствующей формы.
24. Вывести панель инструментов Рисунок. С помощью инструмента Рисование нарисовать замкнутую фигуру. Назначить пользовательской форме макрос Shape Area and Perimeter для автоматического вычисления площади и периметра фигуры.
25. Поменять размеры нарисованной фигуры, убедиться, что в окне Shape Area and Perimeter производится перерасчет значений. Выделить любую форму или фигуру на листе, убедиться, что в окне Shape Area and Perimeter отражаются соответствующие данные выбранного элемента.
Самостоятельное задание
1. Создать новую страницу с именем БЛОК-СХЕМА, на которой по-
строить схему технологического процесса загрузки в базу данных
нормативно-справочной информации (рис. 4).
Рисунок 4
2. Создать новую страницу с именем БИЗНЕС-ПРОЦЕСС. Добавить
новый трафарет – команда Файл, Объекты, Business Process, Work Flow Diagram Shapes (Metric).
3. Подготовить рисунок (рис.5) и перенести его в текстовый документ Microsoft Word.
Рисунок 5
Учебный проект «Разработка информационной системы предприятия оптовой торговли лекарственными препаратами».
Порядок выполнения практического задания
В процессе выполнения практического задания проводится анализ и оформление результатов обследования деятельности гипотетического предприятия "МЕД", и на его основе разрабатываются документы, необходимые для настройки типовой ИС.
По итогам проведения обследования обычно формируются следующие документы:
· Предварительная информация.
· Видение выполнения проекта и границы проекта.
· Отчет об обследовании.
Предварительная информация
Предполагается, что в начале обследования проведен предварительный сбор информации о компании, по итогам которого получены следующие данные:
· Краткая информация о компании (профиль клиента).
· Цели проекта.
· Подразделения и пользователи системы.
На основе предварительной информации сформировано и согласовано с заказчиком общее представление о проекте:
Видение выполнения проекта и границы проекта - документ, который кратко описывает, в каких подразделениях и в какой функциональности будет внедряться ИС.
Затем выполняется детальное обследование предприятия, результаты которого оформляются в виде отдельного документа - отчета об обследовании.
Отчет об обследовании содержит следующие разделы:
· Анализ существующего уровня автоматизации.
· Составляется список программного обеспечения, используемого в компании, и приводятся данные об использовании этих пакетов в каждом из подразделений организации.
· Общие требования к ИС
· Формулируются общие требования к функциональности разрабатываемой системы.
· Формы документов
· Устанавливается перечень и структура документов, которые должны формироваться системой.
· Описание системы учета
· Описание системы учета включает в себя следующие документы:
· Учетная политика компании
· План счетов и используемых аналитик
· Список типовых хозяйственных операций и их отражение в проводках
· Описание справочников
· По каждому справочнику, проектируемому в системе, дается описание необходимой иерархической структуры.
· Организационная диаграмма
· Организационная диаграмма используется для отражения организационной структуры подразделений предприятия и их зон ответственности.
· Описание состава автоматизируемых бизнес-процессов
· Все бизнес-процессы компании должны быть перечислены в общем списке и каждый должен иметь свой уникальный номер.
· Диаграммы прецедентов
· Для выделения автоматизируемых бизнес-процессов и их основных исполнителей используются диаграммы прецедентов.
· Физическая диаграмма
· Физическая диаграмма служит для того, чтобы описать взаимодействие организации на верхнем уровне с внешними контрагентами.
· Описания бизнес-процессов (книга бизнес-процессов).
Далее в отчет об обследовании включается книга бизнес-процессов, содержащая подробное описание автоматизируемых бизнес-процессов. Модели бизнес-процессов позволяют выделить отдельные операции, выполнение которых должно поддерживаться разрабатываемой ИС.
На последнем этапе осуществляется отображение модели предметной области на функциональность типовой системы - выбираются модули системы для поддержки выделенных операций, определяются особенности их настройки, выявляется необходимость разработки дополнительных программных элементов.
Краткая информация о компании "МЕД"
Компания - дистрибьютор "МЕД" закупает медицинские препараты отечественных и зарубежных производителей и реализует их через собственную дистрибьюторскую сеть и сеть аптек. Компания осуществляет доставку товаров как собственным транспортом, так и с помощью услуг сторонних организаций.
Основные бизнес-процессы компании - закупки, складирование запасов, продажи, взаиморасчеты с поставщиками и клиентами.
Уровень конкуренции для компании в последнее время возрос, так как на рынок вышли два новых конкурента, к которым перешла часть клиентов и ряд наиболее квалифицированных сотрудников ЗАО "МЕД". ЗАО "МЕД" имеет два филиала - в Курске и Санкт-Петербурге. Каждый филиал функционирует как самостоятельное юридическое лицо, являясь полностью принадлежащей ЗАО "МЕД" дочерней компанией.
По предварительным планам, Компания намерена открыть также дочернее предприятие для организации производства в непосредственной близости к своим заказчикам.
Адреса и телефоны
Москва, К-123 Центральная улица, д. 20, стр. 7, офис 709
Телефон: (095) 345-6789, факс: (095) 345-9876
Контактные лица
Борис Нефедьев - Генеральный директор
Дмитрий Кононов - Исполнительный директор
Артур Иванченко - Директор по маркетингу
Сотрудники
На момент проведения Диагностики штат компании составляет 110 сотрудников.
Основными целями проекта автоматизации компании "МЕД" являются:
· Разработка и внедрение комплексной автоматизированной системы поддержки логистических процессов компании.
· Повышение эффективности работы всех подразделений компании и обеспечение ведения учета в единой информационной системе.
Видение выполнения проекта и границы проекта
В рамках проекта развертывание новой системы предполагается осуществить только в следующих подразделениях ЗАО "МЕД":
· Отдел закупок;
· Отдел приемки;
· Отдел продаж;
· Отдел маркетинга;
· Группа планирования и маркетинга;
· Группа логистики;
· Учетно-операционный отдел;
· Учетный отдел;
· Отдел сертификации (в части учета сертификатов на медикаменты);
· Бухгалтерия (только в части учета закупок, продаж, поступлений и платежей).
Не рассматривается в границах проекта автоматизация учета основных средств, расчета и начисления заработной платы, управления кадрами. Выходит за рамки проекта автоматизация процессов взаимоотношений с клиентами.
Количество рабочих мест пользователей - 50.
Отчет об обследовании
Список программного обеспечения, используемого компанией на момент обследования
1. "1С: Предприятие 7.7" ("Бухгалтерия", "Торговля", "Зарплата", "Кадры", "Касса", "Банк") для работы бухгалтерии.
2. Две собственные разработки на базе конфигуратора "1С" - "Закупки" и "Продажи".
3. Собственная разработка на базе FOXPRO для финансового отдела.
4. Excel для планирования продаж.
Существующий уровень автоматизации
Количество рабочих станций, всего: | 90 |
Количество сотрудников отдела IT | 2 |
Количество ПК, одновременно работающих в сети | 50 |
Наличие и форма связи с удаленными объектами | Терминальная связь со складом |
Количество рабочих станций на удаленном объекте | 8 |
Характеристики компьютеров | От Celeron 600 и выше |
Операционная система | Windows 98, XP |
Системы, которые представляется возможным оставить без изменения | "1С: Предприятеи 7.7" в модульном составе "Бухгалтерия", "Зарплата", "Кадры", для работы бухгалтерии |
Общие требования к информационной системе
Одно из основных требований компании "МЕД" к будущему решению состоит в том, чтобы оно было построено на фундаменте единой интегрированной системы, а работа всех сотрудников велась в одном информационном пространстве.
Ключевые функциональные требования к информационной системе:
1. Мощные средства защиты данных от несанкционированного доступа. Разграничения доступа к данным в соответствии с должностными обязанностями.
2. Возможность удаленного доступа.
3. Управление запасами. Оперативное получение информации об остатках на складе.
4. Управление закупками. Планирование закупок в разрезе поставщиков.
5. Управление продажами. Контроль лимита задолженности с возможностью блокировки формирования отгрузочных документов.
6. Полный контроль взаиморасчетов с поставщиками и клиентами.
7. Получение управленческих отчетов в необходимых аналитических срезах - как детальных для менеджеров, так и агрегированных для руководителей подразделений и директоров фирмы.
Примеры форм отчетных документов
Отчет о дебиторской задолженности | |||||||||||||
Регистрационный номер | Клиент | Договор | Дата договора | Сумма по договору | Сумма задолженности | Ожидаемый срок платежа | Комментарий | ||||||
Итого | |||||||||||||
Отчет о кредиторской задолженности | |||||||||||||
Информация о материалах/комплектующих, услугах, работах | Поставщик | № договора | Сумма по договору | Срок оплаты по договору | Дата оплаты | Сумма задолженности | Комментарий | ||||||
Отчет о требуемых закупках | |||||||
Инвентарный код | Название материала/товара | Ед. измерения | Требуется закупить | Предыдущая дата приобретения | |||
Название поставщика | Дата последнего приобретения | Стоимость приобретения | |||||
Описание системы учета
ЗАО "МЕД" использует типовой российский план счетов, три аналитики (контрагенты, договора, регионы).
Фрагмент плана счетов компании
Номер бухг. счета | Наименование счета |
01.000 | Основные средства |
02.000 | Амортизация основных средств |
03.000 | Доходные вложения в материальные ценности |
04.000 | Нематериальные активы |
05.000 | Амортизация нематериальных активов |
08.000 | Вложения во внеоборотные активы |
10.000 | Материалы |
10.100 | Сырье и материалы |
10.200 | Прочие материалы |
10.300 | Инвентарь и хозяйственные принадлежности |
14.000 | Резервы под снижение стоимости МЦ |
16.000 | Отклонение в стоимости МЦ |
19.000 | НДС по приобретениям |
... | ... |
Фрагмент учетной политики
Выручка и прибыль. Выручка от реализации продукции и оказания услуг определяется по мере отгрузки реализованной продукции, оказания услуг и отражается в финансовой отчетности по методу начисления.
Запасы. Компания с целью определения фактической себестоимости товаров, реализованных в отчетном периоде, использует вариант их оценки по себестоимости первых по времени приобретения материалов (ФИФО).
Описание справочников
Фрагмент описания справочников, используемых для автоматизации компании "МЕД", приведен в таблице.
№ | Наименование справочника | Код | Наименование |
Клиенты | |||
AC_Ap_00001 | Покупатель_АПТЕКИ | ||
AC_Ds_00001 | Покупатель_Дистрибьютеры | ||
OTHER_00001 | Прочие | ||
Поставщики/подрядчики | |||
B_00001 | Банки | ||
L_00001 | Частные лица | ||
I_0001 | Страховые организации | ||
OTHER_00001 | Прочие | ||
Договора | |||
1- наши услуги | 1_COM_D/M/E | Договор комиссии_Д/М/Г | |
1_SERV_D_/M/E | Договор на оказание наших услуг_Д/М/Г | ||
2 - услуги нам | 2_COM_D/M/E | Договор комиссии_Д/М/Г по услугам нам | |
2_SERV_D/M/E | Договор на указание Г услуг нам _Д/М | ||
2_COM_D/M/E | Договор комиссии_Д/М/Г по услугам нам | ||
Код справочника отражает уровни иерархии. Справочники клиентов и договоров имеют трехуровневую структуру. Справочник поставщиков - двухуровневую структуру. В коде справочника для отображения уровня применен символ подчеркивания. Например, в коде справочника клиентов первый уровень обозначен символами "АС"-покупатель; второй уровень - "Ар"-аптеки, "Ds"-дистрибьюторы; для обозначения третьего уровня предусмотрены пятизначные порядковые номера 00001, 00002 и т.д.
Организационная диаграмма
Организационная структура предприятия оптовой торговли ЗАО "МЕД" имеет следующий вид:
Описание состава автоматизируемых бизнес-процессов
Бизнес-процессы компании, подлежащие автоматизации, приведены в следующей таблице:
пп.п | Код бизнес-процесса | Наименование бизнес-процесса |
1. | Закуп-1 | Закупки |
2. | Склад-2 | Запасы–Склад |
3. | Прод-3 | Продажи |
4. | Врасч-4 | Взаиморасчеты с поставщиками и клиентами |
Каждый бизнес-процесс имеет свой уникальный номер. Нумерация бизнес-процессов построена по следующему принципу: "префикс-номер", где префикс обозначает группу описываемых бизнес-процессов, а номер - порядковый номер бизнес-процесса в списке.
Диаграмма прецедентов компании "МЕД"
На Диаграмме прецедентов представлены автоматизируемые бизнес-процессы компании и их исполнители.
Термины
Внешняя статистика продаж - статистика по продажам, получаемая из сети аптек;
Внутренняя статистика продаж - статистика по продажам, получаемая из отчетов продаж клиентам компании;
Номенклатурная единица - наименование медикамента, завода-изготовителя;
ABC - классификация товара по выручке от продаж клиентам;
XYZ - классификация товара по рейтингу популярности;
Учетная цена - цена товара у поставщика с учетом скидок;
Действующие контракты - контракты, по которым имеются обязательства сторон на определенный период времени;
График поставок - очередность обращения к поставщикам, необходимая для поддержания деловых отношений;
Страховой запас - минимальный запас товара, необходимый для покрытия потребностей до момента поставки новой партии товара.
Разработка информационных систем включает в себя несколько этапов. Однако всегда начальным этапом создания системы является изучение, анализ и моделирование деятельности заказчика.
Для того чтобы описать взаимодействие компании на верхнем уровне с внешними контрагентами, составляется физическая диаграмма. Для составления физической диаграммы в ходе первого интервью необходимо выяснить, кто является внешними контрагентами и какие у них основные функции.
Задание 1. Формирование физической диаграммы
Составьте физическую диаграмму в соответствии с описанием деятельности компании дистрибьютора МЕД.
Компания дистрибьютор "МЕД" закупает медицинские препараты отечественных и зарубежных производителей и реализует их через собственную дистрибьюторскую сеть и сеть аптек. Планирование закупок компания осуществляет на основании статистики продаж, которую предоставляют сеть аптек и дистрибьюторы. Компания осуществляет доставку медикаментов как собственным транспортом, так и с помощью услуг сторонних организаций. Компания имеет собственный склад для хранения медикаментов.
Выполнение задания 1.
Компания осуществляет закупки у отечественных и зарубежных производителей, следовательно, контрагентами компании являются отечественные и зарубежные поставщики медикаментов. Компания пользуется услугами транспортных компаний для доставки медикаментов. Следовательно, транспортные компании являются внешними контрагентами. Кроме того, компания реализует медикаменты через дистрибьюторскую сеть и сеть аптек. Следовательно, контрагентами компании являются покупатели (дистрибьюторы, аптеки). Таким образом, внешними контрагентами компании "МЕД" являются поставщики (отечественные, зарубежные), покупатели (дистрибьюторы, аптеки), транспортные компании.
На физической диаграмме компания изображается прямоугольником, для отображения контрагентов используются графический символ Actor (фигурка человечка). Для изображения связей между компанией и контрагентами используются линии (Communications). Взаимодействия компании и внешних контрагентов должны быть поименованы, чтобы были понятны функции контрагентов по отношению к компании при знакомстве с физической диаграммой.
Создание физической диаграммы в MS Visio:
1. Запустите MS Visio. (Кнопка "Пуск"/ "Программы" / MS Visio).
2. Появится окно, в котором необходимо выбрать папку Software/ UML ModelDiagram. В открывшемся списке форм (Shapes) для построения физической диаграммы следует выбрать пункт UML UseCase. В результате проделанных действий на экране появится окно, в левой части которого будет отображен набор графических символов, а в правой части - лист для рисования диаграммы (рисунок 1).
3. Для изображения прямоугольника на панели инструментов "Стандартная" найдите и зафиксируйте щелчком мыши пиктограмму с изображением прямоугольника. Затем, при нажатой правой клавиши мыши вы сможете нарисовать произвольного размера прямоугольник.
4. Для изображения на диаграмме контрагентов следует воспользоваться графическим символом с изображением человечка . Графический символ переносится на рабочее поле мышкой при нажатой правой клавише.
Примечание. Для последующего перемещения графических символов по рабочему полю необходимо зафиксировать пиктограмму PointerTool с изображением стрелки, размещенную на панели инструментов "Стандартная". Только после этого графический символ будет доступен для перемещения его мышкой.
5. Соедините линиями изображение каждого контрагента с прямоугольником. Для этого на панели инструментов "Стандартная" щелчком мыши зафиксируйте пиктограмму с изображением линии LineTool и при нажатой левой клавише мышки осуществите соединение фигур.
6. Внесите наименования контрагентов "Покупатели (аптеки)", "Покупатели (дистрибьюторы)", "Поставщики (Россия)", "Поставщики (импорт)", "Транспортные компании". Для того чтобы внести надписи на диаграмме, необходимо на панели инструментов "Форматирование" зафиксировать пиктограмму TextTool (символ буквы "А"). Щелкните мышкой на изображении человечка, курсор установится на поле с надписью Actor. Введите в это поле наименование контрагента.
7. Введите наименование компании "МЕД" в нарисованный прямоугольник, щелкнув мышкой по прямоугольнику. Обратите внимание на то, что при этом должна быть активна пиктограмма TextTool (символ буквы "А").
8. Аналогичным образом внесите надписи к линиям соединения фирмы и контрагентов.
5. Физическая диаграмма ЗАО "МЕД" представлена на рисунке 2.
Рис. 1. Общий вид окна MS Visio
Рис. 2. Физическая диаграмма ЗАО "МЕД"
Задание 2. Формирование списка бизнес-процессов
На основании описания деятельности компании, изложенного в Задании №1, выделите основные бизнес-процессы и занесите их краткое наименование в таблицу со следующим содержанием:
Номер бизнес-процесса | Наименование бизнес-процесса |
Номер бизнес-процесса составьте из букв и цифр так, чтобы по номеру был интуитивно понятен смысл бизнес-процесса.
Выполнение задания 2
Для того чтобы выделить бизнес-процессы, необходимо выделить действия, которые совершает компания. В рассматриваемом случае компания планирует закупки, закупает медикаменты, доставляет медикаменты на склад, приходует медикаменты на склад, продает медикаменты. Пример заполнения таблицы бизнес-процессов:
Номер бизнес-процесса | Название бизнес-процесса |
1Пл_Зак | Планирование закупок |
2-Закпк | Закупки |
3-Доствк | Доставка |
4-Склад | Запасы-Склад |
Примечание. В целях упрощения задачи в дальнейшем объединим описание бизнес-процессов "Закупки" и "Планирование закупок" в один бизнес-процесс под названием "Планирование закупок и размещение заказов" и присвоим ему номер 1Пл_Зак.
Бизнес-процесс "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"
Общее описание бизнес-процесса
Предприятие планирует закупки медикаментов. Планирование закупок осуществляется в Департаменте маркетинга, в группе маркетинга и планирования. Планирование закупок осуществляется следующим образом:
1. Менеджер группы планирования и маркетинга ежесуточно получает от контрагентов данные внешней и внутренней статистики продаж медикаментов в виде отчетов продаж.
2. Для планирования закупок медикаментов менеджер группы планирования и маркетинга еженедельно на основании статистики продаж производит расчет потребности в товаре. В результате расчета формируется Таблица потребностей в товаре.
3. Определив количество и номенклатуру заказываемых товаров, менеджер отдела закупок приступает к анализу предложений поставщиков. Данный процесс осуществляется ежемесячно или по мере необходимости. Выбираются наиболее выгодные условия поставки. Для этого сравниваются цены поставщиков. Данные сведения берутся из прайс-листа для закупок. При выборе поставщика важно учесть предоставляемую отсрочку платежа. Эта информация берется из контрактов, отмеченных как приоритетные (действующие). В результате формируется список поставщиков, каждой позиции присваивается признак основного и запасных поставщиков в порядке убывания приоритета.
4. Менеджер отдела закупок ежемесячно на основании Таблицы потребностей в товаре и списка выбранных поставщиков формирует графики поставок с указанием сроков и периодичности, но без количества поставки.
5. Ежемесячно после определения потребности в товаре менеджер группы логистики рассчитывает необходимое количество закупок. Необходимое количество закупок рассчитывается на основании фактических запасов на складе, необходимого минимального и максимального уровня запасов. Нормы минимального и максимального количества запасов устанавливаются в днях. При расчете необходимого количества закупки учитывается также время товара в пути. Таким образом, данный расчет должен обеспечить возможность бесперебойного отпуска товара со склада. По результату расчетов формируется план заявок на месяц.
6. Затем в группе логистики ежедневно по плану заявок, графику поставок, прайс-листам поставщиков формируются заказы поставщикам.
7. Если предстоит сделать заказ импортному поставщику, то менеджер группы логистики рассчитывает затраты на сертификацию, создается отчет о затратах на сертификацию. Затраты на сертификацию проверяются на соответствие внутрифирменным нормам. Данная операция производится по мере необходимости.
8. Если затраты на сертификацию превышают внутрифирменные нормы, то менеджер группы логистики повторяет процесс формирования заказов поставщикам. Формируются новые заказы.
9. Ежедневно подготовленный заказ поставщику акцептуется, заказ должен подписать менеджер по логистике и директор Департамента маркетинга и управления товарными запасами.
10. Ежедневно менеджер группы логистики направляет заказ в отдел закупок. Менеджер отдела закупок направляет заказ поставщику.
Задание 3. Построение диаграммы действий
На основании общего описания бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам" составьте диаграмму действий, которая показывает участников процесса, выполняемые каждым участником операции и взаимосвязь между ними. Операции на диаграмме должны следовать в хронологическом порядке, который определен в приведенном описании бизнес-процесса.
Выполнение задания 3
1. Изучите общее описание бизнес-процесса, выделите его участников. В пунктах №1, 2 приведенного описания участник процесса - "Менеджер группы планирования и маркетинга", в пунктах № 3, 4 - "Менеджер отдела закупок", с 5 по 9 пункт участник бизнес-процесса - "Менеджер группы логистики". Таким образом, в бизнес-процессе "Закупки" три участника - менеджер группы планирования и маркетинга, менеджер отдела закупок, менеджер группы логистики.
2. Приступите к формированию диаграммы действий. Для этого необходимо разделить поле на 3 части, каждая часть поля отводится для отображения действий участника процесса.
3. Для формирования диаграммы средствами MS Visio необходимо открыть в папке Software / UML ModelDiagram форму UML Activity.
4. Для удобства построения диаграммы на листе расположите его горизонтально (File / PageSetup / Landscape).
5. На панели инструментов "Стандартная" зафиксируйте пиктограмму с изображением линии LineTool. Удерживая левую клавишу мыши, разделите лист на три части.
6. На панели инструментов "Стандартная" зафиксируйте пиктограмму с изображением буквы "А". Внесите в качестве заголовка полное наименование бизнес-процесса, сокращенное наименование (1Пл_Зак) и участников бизнес-процесса в соответствии с рисунком 3.
Рис. 3. Подготовительная стадия для изображения диаграммы действий
7. Проанализируйте общее описание бизнес-процесса и выделите участника процесса, с которого начинается процесс. Очевидно, что это менеджер группы планирования и маркетинга. Действительно, процесс закупок должен начинаться только после того, как определена потребность компании в товаре (медикаментах).
8. Обозначьте на диаграмме начало процесса символом "Initialstate" и опустите стрелку вниз (рис. 3). Работу с графическими формами можно осуществлять только при активированной пиктограмме с изображением стрелки на панели "Форматирование".
9. Пользуясь текстовым описанием, выделите действия, выполняемые менеджером группы планирования и маркетинга. Действия (операции), выполняемые менеджером группы планирования и маркетинга: "Получение внутренней статистики продаж", "Получение внешней статистики продаж", "Расчет потребности в товаре".
10. Отобразите на диаграмме действия, выполняемые менеджером группы планирования и маркетинга. Обратите внимание, что процессы получения внутренней и внешней статистики происходят независимо друг от друга. Неважно, в какой последовательности будут получены данные статистики, поэтому действия (операции) по получению внутренней и внешней статистики отобразите на схеме параллельно.
11. Для изображения действия на диаграмме используйте фигуру . Впишите внутри фигуры наименование и порядковый номер действия (операции). Пусть параллельные операции имеют номера 1а), 1б). Для ввода текста на панели инструментов "Стандартная" зафиксируйте пиктограмму с изображением буквы "А".
12. Действия соедините на диаграмме стрелками, перенося их мышкой с формы. Стрелки присоединяйте к отмеченным крестиком местам на фигурах.
13. Для изображения параллельных процессов получения внутренней и внешней статистики примените (Transition|Fork).
14. Расчет потребностей в товаре менеджер выполняет только после того, как получит и внутреннюю, и внешнюю статистику, следовательно, необходимо объединить параллельные процессы получения статистики в один. Для объединения независимых, параллельных процессов используйте (Transition|Join).
15. В результате операции по расчету потребностей в товаре (операция № 2) (п. 2 общего описания) менеджер формирует документ - таблицу потребностей в товаре. Для отображения документа на диаграмме используйте изображение прямоугольника. Нарисуйте прямоугольник мышкой, зафиксировав на панели инструментов "Стандатная" соответствующую пиктограмму RectangleTool.
16. Операция и получаемый в результате ее выполнения документ на диаграмме соединяются пунктирной линией. Для изображения пунктирной линии зафиксируйте пиктограмму LineTool на панели инструментов "Стандартная" и выберите пунктирную линию на панели инструментов "Форматирование", используя меню пиктограммы (LinePatter).
17. В результате на диаграмме (рис. 4) получите изображение действий (операций), осуществляемых менеджером группы планирования и маркетинга.
Рис. 4. Диаграмма действий менеджера группы планирования и маркетинга
18. После того как менеджер группы планирования и маркетинга сформировал таблицу потребностей в товаре, в работу включается менеджер отдела закупок, поэтому направьте стрелку от операции "Расчет потребности в товаре" в поле деятельности менеджера закупок, как показано на рисунке 4.
19. Прочитайте общее описание бизнес-процесса и выделите действия (операции), выполняемые менеджером отдела закупок. Определите также действия, которые менеджер отдела закупок выполняет после действий менеджера группы логистики.
20. На диаграмме последовательно отобразите следующие действия менеджера отдела закупок:
o Ввод в систему прайс-листов поставщиков (операция № 3)
o Анализ предложений поставщиков (операция № 4)
o Выбор поставщиков (операция № 5)
o Формирование графика поставок без указания количества (операция № 6)
Осуществите графическое построение диаграммы аналогично описанному в п. 11.
21. Соедините действия менеджера отдела закупок стрелками аналогично описанию, приведенному в п. 12.
22. Поставьте в соответствие действиям менеджера отдела закупок документы, формируемые в системе. В данном случае это прайс-листы и контракты, список поставщиков с расстановкой приоритетов, график поставок. Выполните работу по рисованию диаграммы в соответствии с описанием в п. 15-16.
23. После формирования менеджером отдела закупок графика поставок в работу включается менеджер группы логистики.
24. На диаграмме предстоит отобразить следующие действия менеджера группы логистики:
o Расчет необходимого количества закупок (операция № 7);
o Формирование заказов поставщикам (операция № 8);
o Расчет затрат на сертификацию импортных товаров, если медикаменты импортные.*) (операция № 9);
o Проверка суммы затрат на сертификацию на непревышение внутрифирменной нормы*);
o Формирование заказов поставщикам при превышении затрат на сертификацию (операция № 10);
o Подпись заказа (операция № 11);
o Направление заказа менеджеру отдела закупок (операция № 12).
Изучая общее описание бизнес-процесса, обратите внимание на то, что менеджер группы логистики дважды производит проверку условий и в зависимости от результата выполняет то или иное действие. В приведенном выше списке операций символом *) отмечены операции по проверке условий. В этом состоит особенность диаграммирования действий менеджера группы логистики.
25. Отобразите действие "Расчет необходимого количества закупок" и опустите стрелку вниз.
26. Ввиду того, что формирование заказов поставщикам может происходить неоднократно при превышении затрат на сертификацию, предусмотрите эту ситуацию и используйте графику для объединения параллельных потоков (Transition|Join).
27. Отобразите действие "Формирование заказов поставщикам" после символа объединения потоков.
28. Отобразите ромб-символ проверки условия . Проведите из него две стрелки и надпишите их "Импорт", "Россия".
29. Стрелку "Россия" направьте к операции № 11 "Подпись заказа".
30. По направлению стрелки "Импорт" диаграммируйте последовательно два действия "Расчет затрат на сертификацию импортных товаров", "Проверка суммы затрат на сертификацию на непревышение внутрифирменной нормы".
31. За операцией "Проверка суммы затрат на сертификацию на непревышение внутрифирменной нормы" вновь отобразите ромб-символ проверки условия . Проведите из него две стрелки и надпишите их "больше х%", "меньше х%". Здесь х% - норма затрат на сертификацию.
32. Стрелку с надписью "больше х%" соедините с операцией № 8 "Формирование заказов поставщикам" через символ объединения потоков.
33. Стрелку с надписью "меньше х%" направьте к операции № 11 "Подпись заказа".
34. Поскольку к операции № 11 "Подпись заказа" направлено два потока действий (п. 29 и п. 33), необходимо воспользоваться обозначением объединения независимых (параллельных) потоков (Transition|Join). В операцию №11 "Подпись заказа", как и в любую другую, должна входить только одна стрелка. Для выполнения этого правила и используют символ объединения потоков.
35. Поставьте в соответствие операции "Подпись заказа" документ - акцептованный заказ поставщику аналогично тому, как написано в п. 15-16.
36. В качестве следующей операции отобразите операцию № 12 "Направление заказа менеджеру отдела закупок". На этом действия, выполняемые менеджером группы логистики, завершаются. Вновь работа переключается на менеджера отдела закупок, поэтому направьте стрелку от 12 операции в поле действий менеджера закупок.
37. Отобразите на диаграмме переход документа "Заказ поставщику" от менеджера группы логистики к менеджеру отдела закупок. Для этого сначала поставьте в соответствие операции № 12 "Направление заказа менеджеру отдела закупок" документ "Заказ поставщику" так, как это описано в п. 15-16. После этого изображение документа с надписью "Заказ поставщику" путем копирования разместите в поле действий менеджера отдела закупок. Затем направьте пунктирную стрелку (ObjectFlow) между двумя отображениями документа "Заказ поставщику" в направлении поля действий менеджера отдела закупок.
38. Соедините операцию № 12 "Направление заказа менеджеру отдела закупок" с операцией № 13 "Направление заказа поставщику", выполняемой менеджером отдела закупок. Это последняя операция в соответствии с заданием.
39. Укажите на диаграмме конец процесса. Для этого используйте символ (FinalState). Соедините стрелкой операцию № 13 "Направление заказа поставщику" с символом FinalState.
Общий вид диаграммы действий бизнес-процесса "Планирование закупок, формирование заказов поставщикам" представлен на рис. 5.
Рис. 5. Диаграмма действий бизнес-процесса "Планирование закупок, формирование заказов поставщикам"
Задание 4. Формирование таблицы операций
Все операции, участвующие в процессе "Планирование закупок, формирование заказов поставщикам", отразите в Таблице описания операций, имеющей следующий формат:
Диаграмма и номер на диаграмме | Операция | Исполнитель | Как часто | Входящие документы (документы-основания) | Исходящий документ (составляемый документ) | Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика) | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Примечание. Далее заполненная форма таблицы описания операций будет использоваться для проецирования перечисленных в ней операций на информационную систему.
Выполнение задания 4
В таблицу последовательно внесите операции бизнес-процесса в соответствии с общим описанием и диаграммой действий.
1. В графе 1 проставьте краткое наименование диаграммы - 1Пл_Зак. Кроме того, в этой графе укажите номер операции, соответствующий изображению на диаграмме действий (рис. 5).
2. В графу 2 путем копирования перенесите из диаграммы действий наименование операции.
3. В графе 3 укажите исполнителя операции. В рассматриваемом бизнес-процессе исполнителями операций являются менеджер группы планирования и маркетинга, менеджер отдела закупок, менеджер группы логистики. Графа 3 заполняется на основании диаграммы действий.
4. В графе 4 укажите, с какой частотой выполняется каждая операция. Проставьте частоту выполнения операций в соответствии с общим описанием бизнес-процесса. Данная информация фиксируется в ходе обследования компании. Например, это может быть "еженедельно", "ежесуточно", 1 раз в месяц, 200 раз в день и т. п. Если операция выполняется с неопределенной периодичностью, то в графе указывают "по мере необходимости". При проектировании или выборе системы данные из графы "Как часто" определяют требования к быстродействию системы, к параметрам сетевого варианта системы.
5. В графу 5 занесите наименования документов, на основании которых осуществляется выполнение операции (входящие документы).
6. В графе 6 укажите наименования документов, которые создаются в результате выполнения операции (исходящие документы). В отдельных случаях входящие и исходящие документы могут совпадать. Например, для операции "Направление заказа поставщику" входящим и исходящим документом будет заказ поставщику.
7. Если на основании операции формируется бухгалтерская проводка, то она указывается в графе 7. В рассматриваемом примере нет операций, по которым бы формировались проводки.
8. Графа 8 предназначена для произвольной дополнительной информации.
На следующих страницах представлена таблица описания операций бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам".
Операции бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам" (продолжить самостоятельно!) | |||||||
Диаграмма и номер операции на диаграмме | Операция | Исполнитель | Как часто | Входящие документы (документы-основания) | Исходящий документ (составляемый документ) | Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика) | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
1Пл_Зак 1а | 1. Получение внутренней статистики продаж | Менеджер гр. планирования и маркетинга | Ежесуточно | Отчет-таблица собственных продаж | Нет | Нет | |
1Пл_Зак 1б | 2. Получение внешней статистики продаж | Менеджер гр. планирования и маркетинга | Ежесуточно | Отчет-таблица продаж внешних источников | Нет | Нет | |
1Пл_Зак 2 | 3. Расчет потребностей в товаре | Менеджер гр. планирования и маркетинга | Еженедельно | Отчет-таблица собственных продаж Отчет-таблица продаж внешних источников | Таблица потребностей в товаре | Нет | |
1Пл_Зак 3 | 4. Ввод в систему прайс-листов поставщиков | Менеджер отдела закупок | Ежемесячно | Прайс-листы поставщиков | Прайс-листы поставщиков | Нет |
Задание 5. Формирование таблицы описания документов
Все документы, участвующие в бизнес-процессе, отразите в Таблице описания документов, имеющей следующий формат:
Диаграмма и номер на диаграмме | Составляемый документ (исходящий документ) | Операция | Кто составляет (исполнитель) | Как часто | Документы-основания (входящие документы) | Реестр, в котором регистрируется документ | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Примечание. После того, как документы будут описаны, приступают к их разработке в ИС. Формы документов в учебном пособии не представлены, в практической же деятельности создается альбом форм, который является приложением к таблице описания документов.
Выполнение задания 5
Таблица описания документов получается путем переформирования (перестановки столбцов и объединении строк) таблицы описания операций. Особенности таблицы описания документов заключаются в следующем. В Графе 2 не должно быть повторяющихся наименований документов. Если один и тот же документ является исходящим на различных операциях, то он один раз указывается в графе 2 "Составляемый документ", а в графе 3 ему в соответствие ставятся несколько операций. Также по наименованию документа следует объединить записи и в других графах.
В графе 7 указывается наименование реестра, в котором регистрируется создаваемый документ. Наименование реестру присваивается, как правило, по наименованию документа. Например, если документ "Заказ", то "Реестр заказов"; документ "прайс-лист", тогда "реестр прайс-листов" и т.д.
Бизнес-процесс "Запасы-склад (приходование товара)"
Общее описание бизнес-процесса
ЗАО "МЕД" располагает 10 складами, из которых один, Центральный, расположен в Москве, а другие в филиалах. Количество хранимой номенклатуры медикаментов - от 1000 до 2000.
Документы бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам" | |||||||
Диаграмма и номер операции на диаграмме | Составляемый документ (Исходящий документ) | Операция | Исполнитель | Как часто | Документы-основания (Входящие документы) | Реестр, в котором регистрируется документ | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
1Пл_Зак 2 | 1. Таблица потребностей в товаре | Расчет потребностей в товаре | Менеджер гр. планирования и маркетинга | Еженедельно | Отчет-таблица собственных продаж | Реестр статистических отчетов | |
1Пл_Зак 3 | 2. Список поставщиков | Анализ предложений поставщиков и действующих контрактов | Менеджер отдела закупок | Ежемесячно и по мере необходимости | Прайс-листы поставщиков Контракты действующие | Реестр прайс-листов | |
1Пл_Зак 4 | 3. Список поставщиков с расстановкой приоритетов | Выбор поставщиков | Менеджер отдела закупок | Ежемесячно и по мере необходимости | Список поставщиков | Нет | |
1Пл_Зак 5 | 4. График поставок | Формирование графика поставок без указания количества | Менеджер отдела закупок | Ежемесячно и по мере необходимости | Список поставщиков с расстановкой приоритетов Таблица потребностей в товаре | Нет | |
1Пл_Зак 6 | 5. План заявок на месяц | Расчет необходимого количества закупок с учетом остатка на складе и страхового запаса | Менеджер группы логистики | Ежемесячно и по мере необходимости | Таблица потребностей в товаре, прайс-листы поставщиков, график поставок | Нет | |
1Пл_Зак 7 | 6. Заказы поставщику | Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса | Менеджер группы логистики | Ежедневно по плану заявок | План заявок на месяц, график поставок, прайс-листы поставщиков | Реестр заказов | |
1Пл_Зак 9, 10 | 7. Отчет о затратах на сертификацию | Расчет затрат на сертификацию Проверка затрат на непревышение нормы | Менеджер группы логистики | По мере необходимости | Заказы поставщику | Нет | |
1Пл_Зак 11, 12, 13 | 8. Заказы поставщику акцептованные | Подпись заказа менеджером по логистике, директором ДМ Направление заказа в отдел закупок Направление заказа поставщику | Менеджер группы логистики | Ежедневно | Заказы поставщику Заказы поставщику акцептованные | Реестр заказов |
Склад фактически работает не с номенклатурой, а с сериями. Одной позиции номенклатуры может соответствовать несколько серий медикаментов.
Склад разбит на несколько зон хранения. Зоны хранения соответствуют правилам хранения тех или иных медикаментов.
Используются вложенные единицы измерения - упаковка (минимальная единица), блок (несколько упаковок), заводская коробка (несколько блоков).
На складе хранится товар зарезервированный (недоступный для продажи).
Учет ТМЦ ведется в двух валютах - в рублях, валюте прихода.
Процесс приходования медикаментов на склад выглядит следующим образом:
1. Менеджер приемного отдела принимает товар по товарной накладной поставщика, проверяя номенклатуру, количество, посерийное соответствие, срок годности.
2. При полном соответствии фактически поступившего товара товару, указанному в товарно-транспортной накладной и заказе поставщику, менеджер приемного отдела передает документы менеджеру отдела закупок. В противном случае осуществляется процесс выявления виновных лиц и предъявление претензий.
3. Менеджер отдела закупок проверяет соответствие поставки заказу по номенклатуре, количествам и ценам и на основании товарной накладной поставщика формирует приходную накладную, отражая в базе данных количество и учетную цену поступившего товара. При формировании приходной накладной создается проводка Д41-К60. Далее в работу включаются менеджеры отделов сертификации и маркетинга.
4. Менеджер отдела сертификации по товарно-транспортной накладной проверяет наличие серий в справочнике. При необходимости справочник серий пополняется.
5. Менеджером отдела сертификации осуществляется процесс сертификации. Процесс сертификации в данном случае рассматривается и как процесс приходования сертификатов-документов на медикаменты, и как процедура сертификации с целью получения документов-сертификатов.
6. Менеджер учетного отдела при приходовании ТМЦ по товарно-транспортной накладной разбивает каждую номенклатурную позицию по сериям с указанием срока годности.
7. Параллельно с работой менеджера по сертификации, после отражения в базе данных количества товара менеджером отдела закупок, менеджер отдела маркетинга, используя товарно-транспортную накладную, определяет базовую цену продажи и указывает ее в карточке товара.
8. Размещение товара по местам хранения осуществляется менеджером склада в соответствии с Планом расстановки продукции по местам хранения. Место хранения заносится в карточку товара.
Задание 6. Построение диаграммы действий
На основании общего описания бизнес-процесса "Запасы-склад (приходование)" составьте диаграмму действий, которая показывает участников процесса, выполняемые каждым участником операции и взаимосвязь между ними. Операции на диаграмме должны следовать в хронологическом порядке, который определен в приведенном описании бизнес-процесса.
Выполнение задания 6
1. Изучите общее описание бизнес-процесса, выделите его участников. В пунктах № 1, 2 приведенного описания участник процесса - "Менеджер отдела приемки", в пункте № 3 - участник "Менеджер отдела закупок", в пункте № 4, 7 - участник "Менеджер отдела сертификации", в пункте № 5 - участник бизнес-процесса "Менеджер учетного отдела", в пункте № 6 - "Менеджер отдела маркетинга", в пункте № 8 - "Менеджер склада".
Таким образом, в бизнес-процессе "Запасы-Склад" шесть участников процесса - менеджеры отделов приемки, закупок, сертификации, учетного отдела, отдела маркетинга и склада.
2. Приступите к формированию диаграммы действий. Для этого необходимо разделить поле на 6 частей, каждая из которых отводится для отображения действий участника процесса.
3. Для формирования диаграммы средствами MS Visio необходимо открыть в папке Software / UML ModelDiagram форму UML Activity.
4. Для удобства размещения диаграммы на листе расположите его горизонтально ( File / PageSetup / Landscape).
5. На панели инструментов "Стандартная" зафиксируйте пиктограмму с изображением линии LineTool. Удерживая левую клавишу мышки, разделите лист на шесть частей.
6. На панели инструментов "Стандартная" зафиксируйте пиктограмму с изображением буквы "А". Внесите в качестве заголовка полное наименование бизнес-процесса "Запасы-склад (приходование)", сокращенное наименование (4Склад) и участников бизнес-процесса в соответствии с рисунком 6.
Рис. 6. Подготовительная стадия для изображения диаграммы действий
7. Проанализируйте общее описание бизнес-процесса и выделите участника процесса, с которого начинается процесс. Очевидно, что это менеджер отдела приемки.
8. Обозначьте на диаграмме начало процесса символом "Initialstate" в графе, отведенной для изображения действий менеджера отдела приемки (рис. 6). Не забывайте, что работу с графическими формами можно осуществлять только при активированной пиктограмме с изображением стрелки на панели "Форматирование".
9. Направьте стрелку вниз от изображения начала процесса. Для этого перенесите с формы UML Activity изображение стрелки (ControlFlow) (Рис. 6).
10. Пользуясь текстовым описанием, выделите действия, выполняемые менеджером отдела приемки. Действия (операции), выполняемые менеджером отдела приемки - "проверка товара по количеству, серийному соответствию, сроку годности".
11. Отобразите на диаграмме действие, выполняемое менеджером отдела приемки. Для изображения действия на диаграмме используйте фигуру . Впишите внутрь фигуры наименование и порядковый номер (№ 1) операции. Для ввода текста на панели инструментов "Стандартная" зафиксируйте пиктограмму с изображением буквы "А".
12. Отобразите ромб-символ проверки условия . Проведите из него две стрелки и надпишите их "Несоответствие документам", "Полное соответствие документов".
13. Стрелку "Несоответствие документам" соедините с подпроцессом выявления виновных лиц и предъявления претензий. Для отображения подпроцесса используйте тот же символ, что и для отображения действия .
14. При несоответствии документов заданным требованиям приходования товара на склад не происходит, процесс заканчивается. Проведите стрелку из подпроцесса выявления виновных лиц и предъявления претензий и соедините ее с символом завершения процесса (FinalState)
15. Стрелку с надписью "Полное соответствие документов" соедините с операцией № 2 "Отражение в базе данных количества товара", выполняемой менеджером отдела закупки.
16. Отражение в базе данных количества товара осуществляется путем создания в базе приходной накладной. Для отображения документа на диаграмме используйте изображение прямоугольника. Нарисуйте прямоугольник мышкой, зафиксировав на панели инструментов "Стандатная" соответствующую пиктограмму RectangleTool.
17. Операция № 2 "Отражение в базе данных количества товара" и получаемый в результате ее выполнения документ "Приходная накладная" на диаграмме соединяются пунктирной линией. Для изображения пунктирной линии зафиксируйте пиктограмму LineTool на панели инструментов "Стандартная" и выберите пунктирную линию на панели инструментов "Форматирование", используя меню пиктограммы (LinePatter).
18. В соответствии с общим описанием бизнес-процесса (пункты № 3, 7), после выполнения операции № 2 "Отражение в базе данных количества товара", выполняемой менеджером отдела закупки, происходит параллельная работа менеджера отдела сертификации и менеджера отдела маркетинга.
19. Для изображения параллельных процессов примените (Transition|Fork).
20. Сравните полученное изображение с рис. 7.
Рис. 7. Диаграмма действий менеджера отдела приемки и менеджера отдела закупки
21. Отобразите последовательно действия (операции) менеджера отдела сертификации и соедините их стрелками (ControlFlow). Менеджер выполняет операции № 3 "Поиск серии в справочнике", № 4 "Добавление серии в справочник", а также № 5 "Процесс сертификации".
22. После выполнения процесса сертификации к работе подключается менеджер учетного отдела. Он выполняет операцию № 6 "Разбиение каждой позиции номенклатуры по сериям". Отобразите эту операцию в зоне действий менеджера учетного отдела, используя, как всегда, символ .
23. Изобразите на диаграмме операцию № 7 "Процесс размещения серии товаров", выполняемую менеджером склада.
24. Соедините стрелкой операцию № 6, выполняемую менеджером учетного отдела, и № 7, выполняемую менеджером склада.
25. Разместите на диаграмме операцию № 8 "Определение и ввод базовой цены", выполняемую менеджером отдела маркетинга.
26. Соедините операцию № 2 с операцией № 8, используя ранее подготовленную стрелку (рис. 7).
27. Поставьте в соответствие операции №8 документ "Карточка товара" аналогично описанию, приведенному в пунктах 16, 17.
28. Операции, выполняемые участниками рассматриваемого процесса, завершены. Отобразите завершение процесса в поле действия менеджера склада. Для этого прежде всего необходимо объединить параллельные операции. Для объединения независимых параллельных процессов используйте ( Transition|Join). После объединения процессов укажите на диаграмме конец процесса. Для этого используйте символ (FinalState).
Общий вид диаграммы действий бизнес-процесса "Запасы - Склад (приходование)" представлен на рис. 8.
Рис. 8. Диаграмма действий бизнес-процесса "Запасы - Склад (приходование)"
Задание 7. Формирование таблицы операций
Все операции, участвующие в процессе "Запасы - Склад (приходование)", отразите в Таблице описания операций, имеющей следующий формат:
Диаграмма и номер на диаграмме | Операция | Исполнитель | Как часто | Входящие документы (документы-основания) | Исходящий документ (составляемый документ) | Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика) | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Примечание. Далее заполненная форма таблицы описания операций будет использоваться для проектирования перечисленных в ней операций в информационной системе.
Выполнение задания 7
В таблицу последовательно внесите операции бизнес-процесса в соответствии с общим описанием и диаграммой действий.
1. В графе 1 проставьте краткое наименование диаграммы - 4Склад. Кроме того, в этой графе укажите номер операции, соответствующий изображению на диаграмме действий (рис. 8).
2. В графу 2 путем копирования перенесите из диаграммы действий наименование операции.
3. В графе 3 укажите исполнителя операции. В рассматриваемом бизнес-процессе исполнителями операций являются менеджер отдела приемки, отдела закупки, сертификации, учетного отдела, отдела маркетинга, склада. Графа 3 заполняется на основании диаграммы действий.
4. В графе 4 укажите, с какой частотой выполняется каждая операция. Проставьте частоту выполнения операций в соответствии с общим описанием бизнес-процесса. В данном примере все операции за исключением одной выполняются ежедневно. Только операция № 4 выполняется нерегулярно - по мере необходимости. Данная информация фиксируется в ходе обследования компании. При проектировании или выборе системы данные из графы "Как часто" определяют требования к быстродействию системы, к параметрам сетевого варианта системы.
5. В графу 5 занесите наименования документов, на основании которых осуществляется выполнение операции (входящие документы). В данном примере основанием выполнения почти всех операций является товарно-транспортная накладная. Кроме того, основанием операции № 2 является также Заявка поставщику, при выполнении операции № 3 используется справочник серий, а основанием процесса сертификации (операция № 5) служит Сертификат.
6. В графе 6 укажите наименования документов, которые создаются в результате выполнения операции (исходящие документы). В данном бизнес-процессе только два исходящих (формируемых) документа. Это приходная накладная и карточка товара.
7. Если на основании операции формируется бухгалтерская проводка, то она указывается в графе 7. В рассматриваемом примере проводка формируется по операции с номером 2.
8. Графа 8 предназначена для произвольной дополнительной информации.
Ниже представлена таблица описания операций бизнес-процесса.
Операции бизнес-процесса "Запасы - склад (приходование)" | |||||||
Диаграмма и номер на диаграмме | Операция | Исполнитель | Как часто | Входящие документы (документы-основания) | Исходящий документ (составляемый документ) | Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика) | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
4Склад 1 | 1. Проверка товара по количеству, серийному соответствию, сроку годности | Менеджер приемного отдела | Ежедневно | Товарная накладная поставщика | |||
4Склад 2 | 2. Отражение в базе данных количества и цены приходования товара | Менеджер отдела закупок | Ежедневно | Товарная накладная поставщика Заказ поставщику | Приходная накладная | Д41-К60 | |
4Склад 3 | 3. Поиск серии в справочнике | Менеджер отдела сертификации | Ежедневно | Справочник серий Товарная накладная поставщика | |||
4Склад 4 | 4. Добавление серии в справочник | Менеджер отдела сертификации | По мере необходимости | Товарная накладная поставщика | Запись в справочнике серий | Нет | |
4Склад 5 | 5. Подпроцесс сертификации | Менеджер отдела сертификации | Ежедневно | Сертификат | |||
4Склад 6 | 6. Разбиение каждой позиции номенклатуры по сериям | Менеджер учетного отдела | Ежедневно | Товарная накладная поставщика | |||
4Склад 8 | 7. Определение и ввод базовой цены продажи | Менеджер отдела маркетинга | Ежедневно | Товарная накладная поставщика | Карточка товара | ||
4Склад 7 | 8. Процесс размещения серии товара | Менеджер склада | Ежедневно | Карточка товара |
Задание 8. Формирование таблицы описания документов
Все документы, участвующие в бизнес-процессе, отразите в Таблице описания документов, имеющей следующий формат:
Диаграмма и номер на диаграмме | Составляемый документ (исходящий документ) | Операция | Кто составляет (исполнитель) | Как часто | Документы-основания (входящие документы) | Реестр, в котором регистрируется документ | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Примечание. После того как будут описаны документы, приступают к их разработке в ИС. Формы документов в учебном пособии не представлены, в практической же деятельности создается альбом форм, который является приложением к таблице описания документов.
Выполнение задания 8
Таблица описания документов создается путем переформирования (перестановки столбцов и объединении строк) таблицы описания операций. Особенности таблицы описания документов заключаются в следующем. В Графе 2 не должно быть повторяющихся наименований документов. Если один и тот же документ является исходящим на различных операциях, то он один раз указывается в графе 2 "Составляемый документ", а в графе 3 ему в соответствие ставятся несколько операций. Также по наименованию документа следует объединить записи и в других графах.
В графе 7 указывается наименование реестра, в котором регистрируется создаваемый документ. Наименование реестру присваивается, как правило, по наименованию документа. В данном бизнес-процессе приходная накладная регистрируется в реестре приходных накладных, карточка товара регистрируется в реестре товаров.
Ниже приведена таблица описания документов бизнес-процесса "Запасы - Склад (приходование)".
Документы бизнес-процесса "Запасы - Склад (приходование)" | |||||||
Диаграмма и номер на диаграмме | Составляемый документ (исходящий документ) | Операция | Кто составляет (исполнитель) | Как часто | Документы-основания (входящие документы) | Реестр, в котором регестрируется документ | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
4Склад 2 | 1. Приходная накладная | 1. Отражение в базе данных количества товара | Менеджер отдела закупок | Ежедневно | Товарная накладная поставщика Заказ поставщику | Реестр приходных накладных | |
4Склад 4 | 2. Запись в справочнике серий | 2. Добавление серии в справочник | Менеджер отдела сертификации | По мере необходимости | Товарная накладная поставщика | Нет | |
4Склад 7, 8 | 3. Карточка товара | 3. Определение и ввод базовой цены продажи 4. Процесс размещения серии товара | Менеджер отдела маркетинга Менеджер склада | Ежедневно | Товарная накладная поставщика | Реестр товара |
Бизнес-процесс "Продажи"
Общее описание бизнес-процесса
Бизнес-процесс выглядит следующим образом:
1. Менеджер отдела продаж ежедневно получает от клиента Заказ на конкретную номенклатурную единицу медикаментов. В Заказе номенклатурных единиц клиент указывает желаемую отсрочку платежа.
2. При получении Заказа менеджер отдела продаж по справочнику лицензий проверяет наличие у клиента действующей лицензии на право реализации медикаментов. При отсутствии лицензии продажа медикаментов клиенту не производится. Наличие лицензии проверяется по мере необходимости.
3. Менеджер отдела продаж ежедневно проверяет наличие необходимого количества заказанных медикаментов на складе.
4. Если медикаментов недостаточно для выполнения заказа, то менеджер отдела продаж размещает Заказ в реестре "неудовлетворенный спрос". Затем менеджер ежедневно проверяет возможность выполнения Заказа, размещенного в реестре "неудовлетворенный спрос".
5. При наличии у клиента необходимой лицензии и достаточном количестве товара на складе в отделе продаж на основании Заказа и договора формируется Заявка на номенклатурные единицы. Заявки формируются ежедневно.
6. Ежедневно на основании Заявки менеджер отдела продаж осуществляет резервирование товара.
7. Менеджер отдела продаж ежедневно контролирует кредитный лимит и дебиторскую задолженность потенциальных покупателей.
8. Если кредитный лимит и дебиторская задолженность не превышают допустимых значений, то Заявка передается на склад в Учетно-операционный отдел.
9. При превышении кредитного лимита или наличии просроченной дебиторской задолженности свыше допустимого количества дней менеджер отдела продаж заявку в Учетно-операционный отдел не передает, процесс продаж приостанавливается, осуществляются переговоры с клиентом.
10. Менеджер учетно-операционного отдела, получив Заявку, ежедневно производит подборку номенклатурных единиц.
11. Менеджер учетно-операционного отдела ежедневно формирует упаковочные листы для вложения их в каждый ящик.
12. Менеджером учетно-операционного отдела ежедневно формируются для клиента следующие документы: счет, расходная накладная, счет-фактура.
13. При фактической отгрузке товара со склада осуществляется его списание. Списание медикаментов осуществляется по расходной накладной и сопровождается формированием проводки Д62-К41.
Задание 9. Построение диаграммы действий
На основании общего описания бизнес-процесса "Продажи" составьте диаграмму действий, которая показывает участников процесса, выполняемые каждым участником операции и взаимосвязь между ними. Операции на диаграмме должны следовать в хронологическом порядке, который определен в приведенном описании бизнес-процесса.
Выполнение задания 9
1. Изучите общее описание бизнес-процесса, выделите его участников. Участниками бизнес-процесса "Продажи" являются менеджер отдела продаж и менеджер учетно-операционного отдела.
2. Приступите к формированию диаграммы действий. Для этого необходимо разделить поле на 2 части, каждая из которых отводится для отображения действий участника процесса.
3. Для формирования диаграммы средствами MS Visio необходимо открыть в папке Software / UML ModelDiagramформу UML Activity.
4. Для удобства построения диаграммы на листе расположите его вертикально (File/PageSetup/Portrait).
5. На панели инструментов "Стандартная" зафиксируйте пиктограмму с изображением линии LineTool. Удерживая левую клавишу мыши, разделите лист на две части.
6. На панели инструментов "Стандартная" зафиксируйте пиктограмму с изображением буквы "А". Внесите в качестве заголовка полное наименование бизнес-процесса "Продажи клиентам", сокращенное наименование (5ПродКл) и участников бизнес-процесса в соответствии с рисунком 9.
Рис. 9. Подготовительная стадия для изображения диаграммы действий
7. Проанализируйте общее описание бизнес-процесса и выделите участника процесса, с которого начинается процесс. Очевидно, что это менеджер отдела продаж.
8. Обозначьте на диаграмме начало процесса символом "Initialstate" в графе, отведенной для изображения действий менеджера отдела продаж (рис. 9). Не забывайте, что работу с графическими формами можно осуществлять только при активированной пиктограмме с изображением стрелки на панели "Форматирование".
9. Направьте стрелку вниз от изображения начала процесса. Для этого перенесите с формы UML Activity изображение стрелки (ControlFlow) (Рис. 9).
10. Пользуясь текстовым описанием, выделите действия, выполняемые менеджером отдела продаж. Действия (операции), выполняемые менеджером отдела продаж:
o Операция № 1 "Получение от клиента заказа с указанием номенклатурных единиц товара по количеству, серийному соответствию, сроку годности"
o Операция №2 "Проверка наличия у клиента лицензии на заказанные медикаменты";
o Операция № 3 "Проверка наличия товарных запасов на складе";
o Операция № 4 "Размещение заказа в реестре неудовлетворенный спрос";
o Операция № 5 "Процесс формирования заявки на основании заказа и договора";
o Операция № 6 "Резервирование товара";
o Операция № 7 "Контроль кредитного лимита и дебиторской задолженности";
o Операция № 8 "Отклонение заявки".
11. Отобразите на диаграмме первые две операции, выполняемые менеджером отдела продаж. Для изображения действия на диаграмме используйте фигуру
12. Впишите внутри двух фигур наименования и порядковые номера операций. Для ввода текста на панели инструментов "Стандартная" зафиксируйте пиктограмму с изображением буквы "А".
13. Соедините операции в порядке их следования стрелками (ControlFlow).
14. Отобразите ромб-символ проверки условия . Проведите из него две стрелки и надпишите их "Лицензия есть", "Лицензии нет". Стрелку с надписью "Лицензии нет" предстоит позже соединить с символом конца бизнес-процесса.
15. Стрелку "Лицензия есть" соедините с операцией № 3 "Проверка наличия товарных запасов на складе", для изображения которой примените символ
16. Отобразите ромб-символ проверки условия . Проведите из него две стрелки и надпишите их "Достаточно запасов", "Недостаточно запасов".
17. Стрелку с надписью "Недостаточно запасов" соедините с операцией № 4 "Размещение заказа в реестре "неудовлетворенный спрос".
18. От операции № 4 направьте стрелку к операции № 3, для того чтобы отразить циклический процесс контроля выполнения отложенных заявок. Обратите внимание на то, что к операции № 3 уже направлена стрелка с надписью "Лицензия есть". Поскольку по правилам построения диаграмм в операцию может входить только одна стрелка, воспользуйтесь символом объединения независимых потоков (Transition|Join).
19. Сверьте созданный фрагмент диаграммы действий бизнес-процесса "Продажи" с рисунком 10.
Рис. 10. Фрагмент диаграммы действий бизнес-процесса "Продажи"
20. Стрелку с надписью "Достаточно запасов" направьте к операции № 5 "Процесс формирования заявки на основании заказа и договора", для изображения которой используйте, как всегда, символ .
21. Поставьте в соответствие операции № 5 документ "Заявка". Для отображения документа на диаграмме используйте изображение прямоугольника. Нарисуйте прямоугольник мышкой, зафиксировав на панели инструментов "Стандатная" соответствующую пиктограмму RectangleTool.
22. Операция № 5 и получаемый в результате ее выполнения документ "Заявка" соединяются на диаграмме пунктирной линией. Для изображения пунктирной линии зафиксируйте пиктограмму LineTool на панели инструментов "Стандартная" и выберите пунктирную линию на панели инструментов "Форматирование", используя меню пиктограммы (LinePatter). Затем мышкой нарисуйте соединение операции с документом.
23. За операцией № 5 последовательно отобразите операции № 6 "Резервирование товара" и № 7 "Контроль кредитного лимита и дебиторской задолженности".
24. Операцию № 7 соедините с ромбом - символом проверки условия. Проведите из него две стрелки и надпишите их "Есть превышения", "Нет превышений".
25. Стрелку с надписью "Есть превышения" соедините с операцией № 8 "Отклонение заявки". В последующем операцию № 8 предстоит соединить с символом завершения бизнес-процесса. Заметьте, что на завершение бизнес-процесса уже направлена стрелка с надписью "Лицензии нет".
26. На этом действия менеджера отдела продаж завершаются, и к работе подключается менеджер учетно-операционного отдела. В поле действий менеджера учетно-операционного отдела последовательно отобразите выполняемые им операции: № 9 "Подбор номенклатурных единиц", № 10 "Формирование упаковочных листов", № 11 "Формирование счета, расходной накладной, счета-фактуры", № 12 "Отгрузка и списание медикаментов".
27. Соедините стрелками операции № 9, 10, 11, 12.
28. К операции № 9 подведите стрелку с надписью "Нет превышений".
29. Поставьте в соответствие операции № 10 документ "Упаковочный лист", операции № 11 - три документа: "Счет", "Расходная накладная", "Счет-фактура". Для отображения документа на диаграмме используйте изображение прямоугольника. Нарисуйте прямоугольник мышкой, зафиксировав на панели инструментов "Стандартная" соответствующую пиктограмму RectangleTool.
30. Операции № 10 и № 11 и получаемые в результате их выполнения документы соедините пунктирной линией. Для изображения пунктирной линии зафиксируйте пиктограмму LineTool на панели инструментов "Стандартная" и выберите пунктирную линию на панели инструментов "Форматирование", используя меню пиктограммы (LinePatter). Затем мышкой нарисуйте соединение операции с документом.
31. Операция № 12 была последней в бизнес-процессе "Продажи", поэтому остается отобразить на диаграмме действий символ завершения процесса. На символ завершения бизнес-процесса направлено три стрелки, отображающие независимые процессы. Примените обозначение для объединения независимых процессов (Transition|Join). После объединения трех процессов укажите на диаграмме конец процесса. Для этого используйте символ (FinalState).
Общий вид диаграммы действий бизнес-процесса "Продажи" представлен рис. 11.
Рис. 11. Диаграмма действий бизнес-процесса "Продажи"
Задание 10. Формирование таблицы операций
Все операции, участвующие в процессе "Продажи", отразите в Таблице описания операций, имеющей следующий формат:
Диаграмма и номер на диаграмме | Операция | Исполнитель | Как часто | Входящие документы (документы-основания) | Исходящий документ (составляемый документ) | Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика) | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Примечание. Далее заполненная форма таблицы описания операций будет использоваться для проектирования перечисленных в ней операций в информационной системе.
Выполнение задания 10
В таблицу последовательно внесите операции бизнес-процесса в соответствии с общим описанием и диаграммой действий.
1. В графе 1 проставьте краткое наименование диаграммы - 5Прод_Кл. Кроме того, в этой графе в каждой строке укажите номер операции, соответствующий изображению на диаграмме действий (рис. 11).
2. В графу 2 путем копирования перенесите из диаграммы действий наименование операций.
3. В графе 3 укажите исполнителя операции. В бизнес-процессе "Продажи" исполнителями операций являются менеджеры отдела продаж и учетно-операционного отдела. Графа 3 заполняется на основании диаграммы действий.
4. В графе 4 укажите, с какой частотой выполняется каждая операция. Проставьте частоту выполнения операций в соответствии с общим описанием бизнес-процесса. В данном примере все операции, кроме операций № 2 и № 4, выполняются ежедневно. Не регулярно, по мере необходимости выполняются операции № 2, 4. Данная информация фиксируется в ходе обследования компании. При проектировании или выборе системы данные из графы "Как часто" определяют требования к быстродействию системы и к параметрам сетевого варианта системы.
5. В графу 5 занесите наименования документов, на основании которых осуществляется выполнение операции (входящие документы). В данном примере основанием выполнения операций № 1-5 является Заказ номенклатурных единиц. Кроме того, основанием операции № 2 является также Справочник лицензий клиента, для операции № 3 - Картотека склада. Документ "Заявка на номенклатурные единицы" является основанием операций № 6, 7, 9, 11, 12. Для выполнения операции № 7 используются также Приказ по компании о кредитном лимите и отчет о дебиторской задолженности. Операция № 12 требует также наличия Расходной накладной.
6. В графе 6 в соответствии с общим описанием укажите наименования документов, которые создаются в результате выполнения операций (исходящие документы). В данном бизнес-процессе исходящими (формируемыми) документами являются Заявка номенклатурных единиц, Реестр "неудовлетворенный спрос", Упаковочный лист, Счет, Расходная накладная, Счет-фактура.
7. Если на основании операции формируется бухгалтерская проводка, то она указывается в графе 7. В рассматриваемом примере проводка формируется по операции с номером 12.
8. Графа 8 предназначена для произвольной дополнительной информации.
Ниже представлена таблица описания операций бизнес-процесса "Продажи".
Описание операций бизнес-процесса "Продажи" | |||||||
Диаграмма и номер на диаграмме | Операция | Исполнитель | Как часто | Входящие документы (документы-основания) | Исходящий документ (составляемый документ) | Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика) | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
1ПродКл 1 | 1. Получение от клиента заказа с указанной номенклатурной единицей | Отдел продаж | Ежедневно | Заказ номенклатурных единиц | |||
1ПродКл 2 | 2. Проверка наличия у клиента лицензии на заказанные медикаменты | Отдел продаж | По мере необходимости | Заказ номенклатурных единиц Справочник лицензий клиента | |||
1ПродКл 3 | 3. Проверка наличия товарных запасов на складе | Отдел продаж | Ежедневно | Картотека склада Заказ номенклатурных единиц | |||
1ПродКл 4 | 4. Размещение заказа в реестре "неудовлетворенный спрос" при частичном или полном не выполнении заказа | Отдел продаж | По мере необходимости | Заказ номенклатурных единиц | Реестр "Неудовлетворенный спрос" | В реестре указывается заказ с неудовлетворенным спросом | |
1ПродКл 5 | 5. Процесс формирования заявки на основании заказа в соответствии с договором клиента | Отдел продаж | Ежедневно | Заказ номенклатурных единиц | Заявка на номенклатурные единицы | В заявку копируются из договора скидки, наценки | |
1ПродКл 6 | 6. Резервирование товара | Отдел продаж | Ежедневно | Заявка на номенклатурные единицы | |||
1ПродКл 7 | 7. Проверка кредитного лимита и дебиторской задолженности | Отдел продаж | Ежедневно | Заявка на номенклатурные единицы Приказ о кредитном лимите Отчет по дебиторской задолженности | |||
1ПродКл 9 | 8. Подбор заказанных номенклатурных единиц | Учетно-операционный отдел | Ежедневно | Картотека складского учета Заявка на номенклатурные единицы | |||
1ПродКл 10 | 10. Формирование упаковочных листов | Учетно-операционный отдел | Ежедневно | Заявка на номенклатурные единицы | Упаковочный лист | ||
1ПродКл 11 | 11. Формирование счета, расходной накладной, счета-фактуры | Учетно-операционный отдел | Ежедневно | Заявка на номенклатурные единицы | Счет Счет-фактура Расходная накладная | ||
1ПродКл 12 | 11. Отгрузка и списание медикаментов | Учетно-операционный отдел | Ежедневно | Заявка на номенклатурные единицы | Расходная накладная | Д62-К41 |
Задание 11. Формирование таблицы описания документов
Все документы, участвующие в бизнес-процессе, отразите в Таблице описания документов, имеющей следующий формат:
Диаграмма и номер на диаграмме | Составляемый документ (исходящий документ) | Операция | Кто составляет (исполнитель) | Как часто | Документы-основания (входящие документы) | Реестр, в котором регистрируется документ | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Примечание. После того как будут описаны документы, приступают к их разработке в ИС. Формы документов в учебном пособии не представлены, в практической же деятельности создается альбом форм, который является приложением к таблице описания документов.
Выполнение задания 11
Таблица описания документов создается путем переформирования (перестановки столбцов и объединения строк) таблицы описания операций. Особенности таблицы описания документов заключаются в следующем. В Графе 2 не должно быть повторяющихся наименований документов. Если один и тот же документ является исходящим на различных операциях, то он один раз указывается в графе 2 "Составляемый документ", а в графе 3 ему в соответствие ставятся несколько операций. Так же по наименованию документа следует объединить записи и в других графах.
В графе 7 указывается наименование реестра, в котором регистрируется создаваемый документ. Наименование реестру присваивается, как правило, по наименованию документа. В данном бизнес-процессе расходная накладная регистрируется в реестре расходных накладных, счет - в реестре счетов, счет-фактура - в реестре счетов-фактур, заявка - в реестре заявок.
На следующих страницах приведена таблица описания документов бизнес-процесса "Продажи".
Описание документов бизнес-процесса "Продажи". | |||||||
Диаграмма и номер операции на диаграмме | Составляемый документ (исходящий документ) | Входящие документы (документы-основания) | Операция | Исполнитель | Как часто | Реестр, в котором регистрируется документ | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
5ПродКл 4 | 1. Реестр "Неудовлетворенный спрос" | Заказ номенклатурных единиц | Размещение заказа в реестре "неудовлетворенный спрос" при частичном или полном невыполнении заказа | Отдел продаж | По мере необходимости | Реестр приходных накладных | |
5ПродКл 5 | 2. Заявка на номенклатурные единицы | Заказ номенклатурных единиц | Процесс формирования заявки на основании заказа в соответствии с договором клиента | Отдел продаж | Ежедневно | Реестр заявок | |
5ПродКл 10 | 3. Упаковочный лист | Заявка на номенклатурные единицы | Формирование упаковочных листов | Учетно-операционный отдел | Ежедневно | Нет | |
5ПродКл 11 | 4. Счет | Заявка на номенклатурные единицы | Формирование счета | Учетно-операционный отдел | Ежедневно | Реестр счетов | |
5ПродКл 11 | 5. Счет-фактура | Заявка на номенклатурные единицы | Формирование счета-фактуры | Учетно-операционный отдел | Ежедневно | Реестр счетов-фактур | |
5ПродКл 11 | 6. Расходная номенклатура | Заявка на номенклатурные единицы | Формирование расходной номенклатуры | Учетно-операционный отдел | Ежедневно | Реестр расходных накладных |
Бизнес-процесс "Взаиморасчеты с клиентами"
Общее описание бизнес-процесса
Бизнес-процесс выглядит следующим образом:
1. Менеджер отдела продаж до 10 раз в день отгружает товары клиентам в соответствии с договорами и Приказом по кредитной линии. Одновременно с отгрузкой товара менеджер отдела продаж выставляет счет клиенту. Счет регистрируется в реестре счетов.
2. По факту произведенной отгрузки менеджер отдела продаж делает запись в журнале отгрузок и оплат, тем самым фиксируя задолженность клиента.
3. Бухгалтер компании ежедневно получает и обрабатывает выписки с расчетных счетов банков. Бухгалтер на основании банковской выписки определяет оплаченные счета и делает отметку об оплате счета в реестре счетов.
4. Менеджер отдела продаж ежедневно контролирует поступление платежей от клиентов, проверяя допустимый срок оплаты счета.
5. Если платежи по счету на расчетный счет компании не поступили и срок оплаты счета истек, то менеджер отдела продаж блокирует отгрузку товара клиенту. Если клиент оплатил счет, то менеджер вносит сведения об оплате в Журнал отгрузок и оплат.
6. Бухгалтер в конце каждого месяца выводит сальдо взаиморасчетов с клиентами.
Задание 12. Построение диаграммы действий
На основании общего описания бизнес-процесса "Взаиморасчеты с клиентами" составьте диаграмму действий, которая показывает участников процесса, выполняемые каждым участником операции и взаимосвязь между ними. Операции на диаграмме должны следовать в хронологическом порядке, который определен в приведенном описании бизнес-процесса.
Задание 13. Формирование таблицы операций
Все операции, участвующие в процессе "Взаиморасчеты с клиентами" отразите в Таблице описания операций, имеющей следующий формат:
Диаграмма и номер на диаграмме | Составляемый документ (исходящий документ) | Операция | Кто составляет (исполнитель) | Как часто | Документы-основания (входящие документы) | Реестр, в котором регистрируется документ | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Задание 14. Формирование таблицы описания документов
Все документы, участвующие в бизнес-процессе, отразите в Таблице описания документов, имеющей следующий формат:
Диаграмма и номер на диаграмме | Операция | Исполнитель | Как часто | Входящие документы (документы-основания) | Исходящий документ (составляемый документ) | Проводка (дебет, кредит, сумма, аналитика) | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Бизнес-процесс "Взаиморасчеты с поставщиками"
Общее описание бизнес-процесса
Бизнес-процесс выглядит следующим образом:
1. Менеджер отдела закупок ежедневно получает от поставщика медикаментов счет на оплату, регистрирует его в реестре счетов поставщиков и передает счет поставщика бухгалтеру.
2. Бухгалтер на основании счета поставщика ежедневно формирует платежное поручение на оплату и передает платежное поручение в банк.
3. Бухгалтер на основании выписки с расчетного счета банка делает отметку об оплате счета в реестре счетов поставщика.
4. Менеджер отдела закупок при поступлении товара и (или) при оплате делает запись в Журнале поступлений и оплат.
5. Бухгалтер в конце каждого месяца выводит сальдо взаиморасчетов с клиентами.
Задание 15. Построение диаграммы действий
На основании общего описания бизнес-процесса "Взаиморасчеты с поставщиками" составьте диаграмму действий, которая показывает участников процесса, выполняемые каждым участником операции и взаимосвязь между ними. Операции на диаграмме должны следовать в хронологическом порядке, который определен в приведенном описании бизнес-процесса.
Задание 16. Формирование таблицы операций
Все операции, участвующие в процессе "Продажи", отразите в Таблице описания операций, имеющей следующий формат:
Диаграмма и номер на диаграмме | Составляемый документ (исходящий документ) | Операция | Кто составляет (исполнитель) | Как часто | Документы-основания (входящие документы) | Реестр, в котором регестрируется документ | Комментарий |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
Задание 17. Формирование таблицы описания документов
Спецификации настроек типовой ИС
Функциональность модулей ERP-системы MBS Axapta.
Логистика
Прогноз закупок, продаж, запасов.
Описание номенклатуры с использованием трех аналитик.
Специальные цены, скидки для номенклатуры со специальной группой аналитики.
Описание хранения с использованием склада, палет и размещения.
Отслеживание номенклатур по серийному номеру и номеру партии
ABC-анализ по заданным пользователем критериям ABC-анализа по реализации, себестоимости и марже.
Управление карантином. Просмотр номенклатуры на карантинном складе на любом этапе контроля качества.
Поддержка штрих-кодов.
Сводное планирование
Расчет потребности в материалах и мощностях.
Прогнозы закупок и продаж. Возможность обзора долгосрочных потребностей по закупке, производству и ресурсам.
Возможность расчета краткосрочных потребностей на основе существующих заказов и/или прогнозного планирования.
Получение сводного плана по заказам.
Система может предложить внести следующие изменения к существующим и спланированным заказам: Увеличение количества заказа, Уменьшение количества заказа, Отложить выполнение заказа или закупки
Управление продажами
Определение планов продаж для менеджеров по продажам и групп менеджеров (отделов продаж)
Управление процессом продаж
Прогнозирование продаж
Отслеживание статуса продаж, включая рассматриваемые предложения
Отслеживание действий и прогресса в работе отдельных сотрудников отдела продаж
Графическое представление данных по продажам
Создание отчетов по предложениям, деятельности менеджеров по продажам и отдельным сотрудникам
Торговля
Учет и размещение номенклатуры на складе
Создание закупок напрямую из заказа
Пересчет единиц измерения по закупке в единице учета на складе
Обработка недопоставок
Автоматическая замена товаров, которых нет в наличии на складе, на другие альтернативные товары
Управление складом
Регистрация и размещение товара, возможность хранения товара в соответствии со структурой склада
Идентификация физического размещения: склад, ячейка и палеты
Идентификация истории происхождения номенклатуры: серийный номер и номер партии
Характеристики товара: конфигурация, цвет и размер
Возможность маркировки как отдельной номенклатуры, так и группы номенклатур с целью дальнейшего отслеживания
Ведение журналов приемки
Возможность перехода из заказов на отгрузку в ячейки комплектации через журналы отгрузки
Учет договоров
Ведение юридической информации о договорах с клиентами и поставщиками, условиях оплаты, контактах и ответственных
Привязка накладных и оплат к конкретному договору (указание договора в строках журналов ГК, заказах, закупках, накладных и оплатах с последующим переносом в проводку по клиенту/поставщику)
Включение атрибутов договоров в предложения по оплате
Автоматическое/периодическое сопоставление проводок по контрагентам и договорам
Форма ручного сопоставления в рамках договоров
Сальдо расчетов в рамках отдельного договора
Номер договора в проводках по курсовой разнице
Переход от моделей предметной области к функциональной модели системы
Бизнес-процесс "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам"
Задание 18. Проектирование реализации операций бизнес-процесса в информационной системе (ИС)
Все операции, участвующие в процессе, отразите в Таблице проектирования операций, имеющей следующий формат:
Номер операции на диаграмме | Операция | Необходимые разработки | Специфика настройки | Функциональность (модуль) системы |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Выполнение задания 18
1. В графе 1 укажите номер операции и краткое наименование диаграммы действий проектируемого бизнес-процесса. Данные в графу введите в соответствии с таблицей описаний операций.
2. В графу 2 перенесите наименования операций из таблицы описания операций.
3. В графе 3 перечислите необходимые разработки для реализации операций.
4. В графе 4 сформулируйте специфику настройки функционала системы.
5. В графе 5 укажите наименование модуля или функции, необходимые для реализации операции бизнес-процесса.
Пример проектирования операций бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам" в ИС приведен в таблице.
Проектирование реализации операций бизнес-процесса в ИС | ||||
Номер операции на диаграмме | Операция | Необходимые разработки | Специфика настройки | Функциональность (модуль) системы |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
1а (1Пл_Зак) | 1. Получение внутренней статистики | Разработка узла хранения данных статистики продаж | Коды клиентов в файле соответствуют кодировке в Системе | Продажи, клиенты |
Разработка механизма импорта статистики | Единицы измерения номенклатуры соответствуют единицам измерения в Системе | |||
Коды номенклатуры статистики соответствуют кодам номенклатуры Системы | ||||
1б (1Пл_Зак) | 2. Получение внешней статистики продаж | Разработка узла хранения данных статистики продаж | Коды клиентов в файле соответствуют кодировке в Системе | Продажи, клиенты |
Разработка механизма импорта статистики | Единицы измерения номенклатуры соответствуют единицам измерения в Системе | |||
Коды номенклатуры статистики соответствуют кодам номенклатуры Системы | ||||
2 (1Пл_Зак) | 3. Расчет потребностей в товаре | Разработка механизма автоматического формирования минимального и максимального запаса препаратов (ассортиментный план на период планирования) эффективности закупок (ABC и XYZ классификации) | Сводное планирование, логистика, торговля | |
3 (1Пл_Зак) | 4. Регистрация прайс-листов поставщиков в системе | Разработка механизма импорта электронной версии прайс-листа в форму "коммерческого соглашения" | В системе регистрируется один базовый прайс-лист, на его основе формируются все другие прайс-листы | Коммерческие соглашения |
4, 5 (1Пл_Зак) | 5. Анализ прайс-листов поставщиков и действующих контрактов. Выбор поставщиков приоритетных и запасных по каждой позиции | Разработка механизма реализации в системе оценки эффективности закупки на основании полученных прайс-листов, с учетом условий поставки (скидки, отсрочка платежа) | Продажи, клиенты | |
6 (1Пл_Зак) | 6. Формирование (регистрация) графика поставок (сроки, периодичность) без указания количеств | Разработка графика поставок (календаря рабочего времени) для каждого поставщика | В качестве графика поставок (график обращений) используется календарь рабочего времени для каждого поставщика | Календарь рабочего времени |
7, 8 (1Пл_Зак) | 7. Формирование заказов поставщикам с учетом складских остатков, товара в пути и резервного запаса | Разработка взаимосвязанных данных таблиц Заказов, Складских остатков, Товара в пути, Резервных заказов | При заполнении в заказе поля "Количество" система в первую очередь "просматривает" количество товаров на складе. При недостаточном количестве товаров на складе система обращается к таблице с данными о резервных запасах. При недостаточном количестве резервных запасов система осуществляет поиск заданной в заказе номенклатуры в таблице Товары в пути | Сводное планирование, логистика, торговля |
9 (1Пл_Зак) | 8. Расчет затрат на сертификацию | Разработать механизм расчета затрат на сертификацию при формировании рабочего прайс-листа | Расчет затрат на сертификацию производится перед формированием прайс-листа поставщика. При формировании рабочего прайс-листа помимо учета скидок, отсрочек платежа, времени движения товара в пути (в денежном выражении), также необходимо учесть стоимость сертификации | Коммерческие соглашения |
10 (1Пл_Зак) | 9. Проверка суммы затрат на сертификацию на непревышение нормы | Разработка алгоритма проверки суммы затрат на сертификацию на непревышение внутрифирменной нормы | Сводное планирование, логистика, торговля | |
11 (1Пл_Зак) | 10. Подпись заказа менеджером по логистике, директором | Разработать процедуру утверждения строк спланированных заказов | Результатом процедуры "Сводное планирование" в форме "Спланированные заказы" являются строки. После оценки строк в форме спланированные заказы необходимо провести процедуру одобрения (утверждения) строк спланированных заказов | Сводное планирование, логистика, торговля |
12 (1Пл_Зак) | 11. Напраление заказа в отдел закупок | Разработка многопользовательской системы, прав доступа к документам | Сводное планирование, логистика, торговля |
Бизнес-процесс "Запасы-склад (приходование товара)"
Задание 19. Проектирование реализации операций бизнес-процесса в информационной системе (ИС)
Все операции, участвующие в процессе, отразите в Таблице проектирования операций, имеющей следующий формат:
Номер операции на диаграмме | Операция | Необходимые разработки | Специфика настройки | Функциональность (модуль) системы |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Выполнение задания 19
1. В графе 1 укажите номер операции и краткое наименование диаграммы действий проектируемого бизнес-процесса. Данные в графу введите в соответствии с таблицей описаний операций.
2. В графу 2 перенесите операции из таблицы описания операций.
3. В графе 3 перечислите необходимые разработки для реализации операций.
4. В графе 4 сформулируйте специфику настройки функционала системы.
5. В графе 5 укажите наименование модуля или функции, необходимые для реализации операции бизнес-процесса.
Пример проектирования операций бизнес-процесса "Планирование закупок и размещение заказов поставщикам" в ИС приведен в таблице.
Бизнес-процесс "Продажи"
Задание 20. Проектирование реализации операций бизнес-процесса в информационной системе (ИС)
Все операции, участвующие в процессе, отразите в Таблице проектирования операций, имеющей следующий формат:
Номер операции на диаграмме | Операция | Необходимые разработки | Специфика настройки | Функциональность (модуль) системы |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
Выполнение задания 20
1. В графе 1 укажите номер операции и краткое наименование диаграммы действий проектируемого бизнес-процесса. Данные в графу введите в соответствии с таблицей описаний операций.
2. В графу 2 перенесите операции из таблицы описания операций.
3. В графе 3 перечислите необходимые разработки для реализации операций.
4. В графе 4 сформулируйте специфику настройки функционала системы.
5. В графе 5 укажите наименование модуля или функции, необходимые для реализации операции бизнес-процесса.
Пример проектирования операций бизнес-процесса "Продажи" в ИС приведен в таблице.
Планирование закупок и размещение заказов поставщиками | ||||
Номер операции на диаграмме | Операция | Необходимые разработки | Специфика настройки | Функциональность (модуль) системы |
1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
4Склад 1 | 1. Проверка товара по количеству, серийному соответствию, сроку годности | Не требуется | Не требуется | |
4Склад 2 | 2. Отражение в базе данных количества и учетной цены товара | Разработать электронную и печатную формы приходной накладной и взаимосвязь с финансовым блоком для формирования проводки | В системе формируются проводки, а также финансовый приход товара на склад | Логистика, торговля |
4Склад 3 | 3. Поиск серии в справочнике | Разработать справочник серий и систему поиска в нем | Перед тем, как создать новый серийный номер, необходимо произвести поиск серийного номера в базе данных | Логистика |
4Склад 4 | 4. Добавление серии в справочник | Разработать функцию пополнения справочника | Логистика | |
4Склад 6 | 5. Разбиение каждой позиции номенклатуры по сериям | Разработать иерархический номенклатурный справочник | Логистика | |
4Склад 7 | 6. Процесс размещения серии товара на складе | Разработать разбиение мест хранения по зонам Разработать функцию автоматического подбора зоны хранения Разработать форму карточки товара с возможностью указания в ней места хранения | Настроить аналитику серийный номер обязательную для заполнения при реализации | Логистика |
4Склад 8 | 7. Определение и ввод базовой цены товара | Разработать базовый прайс-лист | Базовый прайс-лист формируется на основании данных отдела маркетинга | Коммерческие соглашения |
Для каждой проблемы привести описание по следующей схеме
Проблема | |
затрагивает | |
Ее следствием является | |
Успешное решение |
2. Изучить информацию о будущих пользователях системы
Для каждой категории пользователей привести описание по следующей схеме
Типичный представитель | |
Описание | |
Тип | |
Ответственности | |
Критерий успеха |
Указать ключевые потребности пользователей
3. Привести краткий обзор возможностей, которые должна предоставлять пользователям проектируемая ИС.
4. Выявить ограничения на проектирование и внедрение ИС.
5. Определить основные показатели качества ИС: применимость и надежность.
6. Привести эксплуатационные требования к ИС.
7. Дать ответы на основные вопросы предпроектного исследования:
7.1. Какие функции должна будет выполнять проектируемая система?
7.2. Как данные функции взаимосвязаны между собой?
7.3. Какие группы пользователей будут работать с системой, и как они связаны между собой?
7.4. Какие функции ИС должны быть доступны каждой из групп пользователей?
7.5. Какая информация должна поступать на вход системы?
7.6. Какая информация должна быть на выходе системы?
7.7. Предусмотрено ли взаимодействие системы с какими-то внешними программами, и в каком виде (что на входе, что на выходе)?
1. Запустить редактор MS Visio 2010. Далее возможны два варианта создания DFD:
а) выбрать категорию шаблонов «Программы и базы данных», шаблон «Схема модели потоков данных», нажать на кнопку «Создать».
в) Выбрать категорию шаблонов «Бизнес» – «Бизнес-процесс» – Фигуры схемы потоков данных (нотация Йордана-Де Марко);
Предпочтительней использовать вариант «а)», объяснение этому будет дано ниже.
Странице нового документа дать название «DFD контекст».
2. Создать новую модель в стандарте DFD. В данной работе допускается рассмотрение DFD-модели не с самого верхнего уровня, а непосредственно с уровня той задачи, которая исследуется в лабораторных работах, например: «Учет материальных ценностей». Разместить на данной странице элементы DFD-диаграммы в соответствии с обозначениями в табл. Таблица 4.1.
Таблица 4.1.
Элементы диаграммы потоков данных
№ | Название элемента | Обозначение | ||||
В стандарте DFD | В редакторе Visio | В стандарте DFD | В редакторе Visio | |||
Нотация Гейна-Сарсона | Схема модели потоков данных | Нотация Гейна-Сарсона | Схема модели потоков данных | |||
1. | Функция | Процесс | Процесс обработки данных | |||
2. | Внешняя сущность | Интерфейс | Внешний элемент | |||
3. | Хранилище данных | Хранилище данных | Хранилище данных | |||
4 | Стрелка | Поток данных | Динамический соединитель | → |
Студент на свое усмотрение может выбрать любую из представленных в MS Visio нотаций (Гейна-Сарсона или Йордана-Де Марко), так как ни одна из них полностью не соответствует стандарту DFD по внешнему виду элементов. Предпочтительней использовать нотацию Гейна–Сарсона, так как она больше подходит по внешнему виду. Основной недостаток реализации данной нотации в MS Visio в том, что ее основные фигуры («Функция», «Интерфейс» и «Хранилище данных») по умолчанию не имеют точек соединения, поэтому MS Visio при связывании этих фигур с помощью элементов «Поток данных» выстраивает линию соединения не всегда рационально. Но этот недостаток устраняется просто: достаточно добавить на соединяемые фигуры в нужном месте необходимые точки соединения (см. Лабораторная работа №3, п. 3.6.2). Тогда концы соединительных стрелок (потоков данных) будут четко «приклеены» к этим точкам, а отрезки ломанной соединительной линии можно подвинуть, так чтобы это выглядело красиво и аккуратно, потянув за зеленый курсор в середине отрезка.
На контекстной диаграмме («DFD контекст») разместить только один функциональный блок (Процесс), внешние сущности (Интерфейсы), и потоки данных, их соединяющие. Для элементов «Внешняя сущность» («Интерфейс») рекомендуется задать тень, так как это сильнее будет подчеркивать их визуальное отличие от функциональных блоков, и более будет приближено к стандарту DFD. Для задания тени нужно выделить элемент «Внешняя сущность», нажать клавишу F3 (или выбрать команду меню Формат – Заливка), в появившемся окне «Заливка» в категории «Тень» выбрать стиль «05: Смещение, вверх влево». Причем цвет тени не обязательно делать абсолютно черным, чтобы тень не сливалась со стрелкой. Напоминаю также, что для корректного отображения стрелок на DFD-диаграмме в нотации Гейна-Сарсона на соединяемые фигуры нужно добавить точки соединения, а для смещения подписей использовать изменение полей или элемент «Подписи» из шаблона «Фигуры схемы IDEF0». СССтрелки подписей в виде молний можно не отображать если задать им цвет белый или прозрачный. В результате проделанных действий контекстная диаграмма будет выглядеть примерно так, как показано на рис. Рис. 4.1.
Рис. 4.1. Контекстная диаграмма DFD AS-IS
3. Добавить новую страницу, переименовать ее в «DFD AS-IS». Разместить на ней все необходимые для построения DFD-диаграммы элементы. Задать для функционального блока на странице «DFD контекст» переход по двойному щелчку, как это было рассмотрено в п. 9 лабораторной работы №2.
Общие правила построения DFD-диаграмм:
· на DFD-диаграммах рассматривается движение (циркуляция) потоков данных при выполнении каких-либо процессов. Поэтому в отличие от IDEF0-диаграмм, на DFD-диаграммах нет явного начала и конца, и стрелки не должны приходить «из ниоткуда» и уходить «в никуда»;
· хотя на DFD-диаграммах в общем случае допускается отображать материальные потоки и процессы, при выполнении лабораторных работ по дисциплине «Проектирование информационных систем» этого делать не нужно. На DFD-диаграммах, создаваемых в рамках изучаемой дисциплины необходимо рассматривать только информационные потоки и функции их обрабатывающие;
· сначала должны быть рассмотрены функции (процессы), затем данные (хранилища), необходимые для выполнения этих функций. Подход «от данных к функциям» ведет к неправильному пониманию диаграммы;
· не должно быть связей между внешними сущностями. Во внешних сущностях не должно быть обработки информации;
· для хранилищ данных должен быть вход и выход. Должен соблюдаться закон сохранения информации: нельзя использовать того, чего нет в хранилище. Все что хранится, нужно использовать. Запросы к хранилищу данных на диаграммах не отображаются;
· нужно избегать пересечений стрелок, для этого можно создавать копии хранилищ данных. Множественные однородные потоки данных можно объединять в один;
· на диаграммах DFD не должно быть изолированных (несвязанных) объектов (внешних сущностей, подсистем, процессов, хранилищ данных).
К названиям элементов DFD-диаграмм предъявляются следующие требования:
Стрелки на DFD-диаграммах символизируют потоки данных, поэтому должны обозначать какой-то документ или информацию в именительном падеже, например: «Заказ от клиента», «Счет клиенту», «Запрос от поставщика» и др. Стрелки (то есть потоки данных) обязательно должны быть куда-то направлены (в функциональный блок, хранилище данных или внешнюю сущность) и откуда-то исходить.
Функциональные блоки символизируют функции по обработке потоков, направленных в них. Таким образом, в блок должен входить определенный документ или информация (например: «Заказ клиента»), а выходить другой документ, полученный в результате работы функционального блока (например: «Данные заказа»). Название блока должно отражать выполняемую им функцию, например: «Обработать заказы», «Проконтролировать оплату» и т.п. Или возможен иной вариант наименования функций: «Обработка заказов», «Контроль оплаты» и т.п.
Внешние сущности моделируют взаимодействие с теми частями системы (или другими системами), которые выходят за границы моделирования, они являются источниками или приемниками информации для работы моделируемой системы. Примерами названий внешних сущностей являются названия «Поставщики», «Клиенты» и др. В случае моделирования потоков данных в определенном подразделении предприятия в качестве названий внешних сущностей могут использоваться названия других (внешних по отношению к нему) подразделений, взаимодействующих с ним, например «Бухгалтерия», «Склад» и др. На одной DFD-диаграмме одна внешняя сущность может повторяться несколько раз, что позволяет сократить количество линий, соединяющих объекты на диаграмме.
Хранилища данных представляют собой объекты, собирающие и хранящие информацию. Роль хранилища данных на DFD-диаграмме следующая: в рамках движения информации потоки переходят от одной функции к другой, причем каждая из них совершает определенные преобразования над данной информацией. Часто бывает необходимо сохранить временно или постоянно какую-то информацию на пути ее движения от одной функции к другой (например, зафиксировать в базе данных поступивший заказ, или информацию об оплате счета). Для этого на DFD-диаграммах и используются хранилища данных. Они могут являться аналогами таблиц в схеме базы данных (на DFD-диаграммах AS-IS и TO-BE), а также бумажных хранителей информации (допускается только на DFD-диаграммах AS-IS). Названия хранилищ данных должны быть конкретными, и отражать суть хранимой в них информации. Например: «Клиенты», «Заказы» и др. Не допускаются «глобальные» и расплывчатые названия, такие как: «База данных», «Информационная система», «Архив» и т.п. Фрагмент DFD-диаграммы, иллюстрирующий название хранилищ данных показан на рис. Рис. 4.2. На одной DFD-диаграмме также допускается отображать одно и то же хранилище данных несколько раз.
Рис. 4.2. Пример названия хранилищ данных. Фрагмент DFD-диаграммы
Названия внешних сущностей и хранилищ данных могут совпадать, например «Клиенты». В этом случае нужно понимать, что внешняя сущность «Клиенты» описывает конкретных клиентов, обращающихся к системе, а хранилище данных «Клиенты» представляет собой таблицу (т.е. информационную модель клиентов), в которой хранятся данные о клиентах.
Для соединения элементов посредством потоков данных нужно использовать элемент «Динамический соединитель» («Поток данных»). Подпись потока данных можно задать, щелкнув один или два раза по нему, и введя соответствующий текст. Смещать подписи к стрелкам можно за счет увеличения полей текстового блока (см. лабораторную работу №2, п. 5). Если подписи будут отображаться «не там, где нужно», или в случае большого количества фигур будут накладываться друг на друга, можно использовать элемент «Подпись» из набора элементов IDEF0. При этом, как говорилось ранее, лини можно сделать невидимыми.
4. Произвести анализ недостатков существующей модели AS-IS (наличие лишних функциональных блоков и отсутствие необходимых; наличие лишних потоков и отсутствие необходимых; дублирование функций, отсутствие необходимых хранилищ данных, не учтено поступление информации от внешних источников и т.п.).
5. Для каждого хранилища данных, представленного на DFD-диаграмме AS-IS привести описание с указанием его типа (бумажный носитель, таблица Excel, таблица базы данных, созданной в определенной СУБД и др.), и роли в перемещении и хранении потоков данных.
Все сказанное об отличии IDEF0-диаграмм AS-IS и TO-BE (лабораторная работа №3) относится и к DFD-диаграммам.
1. Если на уровне A0 (рис. Рис. 4.1) модели TO-BE существующая организация информационного взаимодействия с внешними сущностями остается без изменений, то создавать новую страницу для этого не нужно. В противном случае (например, добавилась новая внешняя сущность или изменилась структура потоков данных от внешних сущностей) необходимо добавить новую страницу, дать ей название «DFD контекст TO-BE», скопировать на нее контекстную диаграмму DFD и произвести на ней надлежащие изменения, описав их в отчете.
2. Добавить страницу, дать ей имя DFD TO-BE. На основе анализа DFD-модели AS-IS, проведенного в предыдущей работе, необходимо предложить меры по повышению эффективности движения потоков данных для рассматриваемой задачи. Эти меры должны быть отражены в модели TO-BE. На DFD-диаграмме TO-BE обязательно наличие хранилищ данных, соответствующих таблицам в базе данных, которая будет рассматриваться в далее соответствующих лабораторных работах. DFD-диаграмма TO-BE должна отражать внедрение (или более эффективное использование) информационных технологий для решения рассматриваемой экономической задачи.
3. После построения модели TO-BE привести ее текстовое описание. Произвести сравнительный анализ DFD-моделей AS-IS и TO-BE и показать планируемые улучшения, достигаемые путем реорганизации модели бизнес-процессов от AS-IS к TO-BE за счет более эффективного использования информационных технологий. В связи с этим DFD-диаграма TO-BE должна отличаться от диаграммы AS-IS не только наличием новых хранилищ данных, но и структурой процессов, которая обязательно должна измениться с внедрением информационной системы использования в ней базы данных.
4. Для каждого хранилища данных, представленного на DFD-диаграмме TO-BE привести описание с указанием роли в перемещении и хранении потоков данных. Напоминаю, что каждое хранилище данных на DFD-диаграмме TO-BE должно соответствовать конкретной таблице в будущей базе данных, которая будет являться ядром проектируемой информационной системы.
1. Запустить редактор MS Visio 2010. Выбрать категорию шаблонов «Программы и базы данных», шаблон «Схема модели UML», нажать на кнопку «Создать».
2. В проводнике по моделям UML дать осмысленное имя информационной системе (например: «Система обработки заказов»). При необходимости изменить имя статической модели и основного пакета.
3. В проводнике по моделям UML щелкнуть правой кнопкой мыши по папке «Основной пакет», выбрать команду меню «Создать» и далее «Схема сценариев выполнения». Все диаграммы UML за исключением схемы состояний создаются аналогичным образом.
4. У рабочего листа MS Visio появится название «Сценарий выполнения-1». Поскольку вся модель UML с множеством схем будет сохранена в одном файле, необходимо давать соответствующим листам более короткие названия. В частности рассматриваемый лист желательно переименовать в «ДВИ» (сокращенно от «Диаграмма вариантов использования» - классическое название данной схемы). Для переименования листа нужно щелкнуть правой кнопкой мыши по его ярлычку и выбрать команду «Переименовать».
5. В результате создания новой схемы сценариев, автоматически откроется соответствующий шаблон графических элементов для данной диаграммы.
6. Разместить на рабочем листе элемент «Граница системы» и дать ему соответствующее название.
7. Разместить на рабочем листе необходимое количество элементов «Сценарий выполнения», соответствующих различным вариантам использования ИС. Каждому сценарию дать соответствующее название. Для этого нужно щелкнуть дважды по элементу, и ввести в поле «Имя» требуемое название. При этом размер эллипса, соответствующего сценарию выполнения будет увеличиваться в размерах пропорционально длине его названия.
8. При необходимости расширить/сузить границы информационной системы так, чтобы все сценарии выполнения разместились в них.
9. Разместить на рабочем листе необходимое количество элементов «Актер», соответствующих Действующим лицам (внешним субъектам информационной системы). Каждому актеру дать соответствующее название. Для этого нужно щелкнуть дважды по элементу, и ввести в поле «Имя» требуемое название.
10. Разместить на рабочем листе элемент «Сообщение», который на данной диаграмме будет выполнять роль отношения ассоциации. Это единственный тип отношения на ДВИ, который используется для соединения актеров и сценариев. Все остальные отношения связывают только однотипные элементы. Щелкнуть правой кнопкой мыши по данному элементу и выбрать команду меню «Параметры отображения фигуры …». В появившемся окне настроить параметры отображения так, как показано на рис. Рис. 9.1. Чаще всего для элемента «Сообщение» на диаграмме вариантов использования имеет смысл отображать только направление стрелки (перемещаемость) и в более редких случаях множественность. Множественность показывает, сколько актеров одного типа может быть связано с конкретным сценарием, и наоборот – сколько однотипных сценариев может инициировать один актер. По умолчанию считается, что это количество никак не ограничивается, поэтому по умолчанию ставится значок * (любое число), в связи с чем этот значок можно не отображать, чтобы не загромождать схему. Также задавая параметры отображения фигуры, в данном окне желательно отмечать галочками 2 последние команды – это позволит не повторять одни и те же действия по настройке отображения много раз.
11. Разместить на рабочем листе необходимое количество элементов «Сообщение», для соединения актеров и сценариев. В случае необходимости задать направление потока информации. Для этого нужно дважды щелкнуть по элементу «Сообщение», чтобы вызвать для него окно свойств. Далее в разделе «Окончание ассоциаций» нужно для соответствующего конца поставить галочку в столбце «isNavigable» (перемещаемый).
12. Провести описание сценариев выполнения (прецедентов, вариантов использования). Описать предусловия и постусловия выполнения сценариев.
Рис. 9.1. Настройки параметров отображения фигуры «Сообщение»
13. Разместить на рабочем листе необходимое количество элементов «Сообщение», для соединения актеров и сценариев. Соединить актеров с соответствующими сценариями с помощью элементов «Сообщение». В случае необходимости задать направление потока информации. Для этого нужно дважды щелкнуть по элементу «Сообщение», чтобы вызвать для него окно свойств. Далее в разделе «Окончание ассоциаций» нужно для соответствующего конца поставить галочку в столбце «isNavigable» (перемещаемый). В результате этого на отмеченном конце отношения будет отображаться стрелка.
14. Открыть команду меню UML и нажать на кнопку «Стереотипы». В появившемся окне нажать на кнопку «Создать». Для нового стереотипа задать имя «include» (включение) и базовый класс – «Обобщение».
15. Для отношений расширения и включения нужно изменить внешний вид стрелок, чтобы привести их к виду, который был предложен создателями языка UML. Для этого нужно выделить на схеме любое одно отношение расширения или включения, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню Формат – Линия. В категории Линия – Шаблон выбрать 09, в категории Концы линии – Начало выбрать Перемещаемый.
16. Создать свой набор элементов. Переместить в него стрелку отношения сообщения. В окне шаблона появится Элемент Master. Желательно дать этому элементу осмысленное имя, например Расширение.
17. Разместить на рабочем листе отношения включения в необходимом количестве. Отношения включения также размещаются аналогично отношению расширения: нужно разместить элемент «Расширение», дважды щелкнуть по нему и в появившемся окне свойств в списке «Стереотип» выбрать «include». Если в списке такого стереотипа не оказалось, значит была допущена ошибка на предыдущем шаге – скорее всего для стереотипа «include» был задан не тот класс. Для того, чтобы это исправить, нужно снова вызвать окно «Стереотипы», найти в списке данный стереотип и задать для него необходимый класс. Произведя настройки для одного отношения в дальнейшем можно применить их и для других подобных отношений. Для этого нужно сразу же после проведенных настроек выделить другой подобный элемент (или группу элементов) и нажать на клавиатуре клавишу F4 (повторить последнее действие). Можно использовать и другой способ копирования формата (см. Лабораторная работа №3, п. 3.5.7): выделить фигуру, чей формат нужно скопировать, дважды нажать на кнопку «Формат по образцу» на панели инструментов «Главная». После этого к курсору мыши добавится значок кисточки и если щелкнуть по любой фигуре, то она примет такой же формат. Для того, чтобы отключить режим копирования формата, нужно снова нажать на кнопку «Формат по образцу».
18. Соединить сценарии с помощью отношений включения или расширения там, где это необходимо.
19. Разместить на рабочем листе отношения обобщения в необходимом количестве. Для этого в MS Visio также используется элемент «Использование». Появится стрелка со стереотипом «Uses». Для отношений обобщения стереотип не указывается, поэтому нужно вызвать окно настройки параметров отображения фигуры (о том, как это делается, говорилось в п. 10), и отключить отображение стереотипа. Это связано с тем, что по канонам языка UML, для отношения обобщения стереотипы не отображается, так как внешний вид этой стрелки и без того отличается от других видов отношений. Исправленную стрелку отношения обобщения без стереотипа также можно сохранить в своем наборе элементов. Новому элементу в наборе целесообразно дать осмысленное имя, например «Расширении»
20. Соединить между собой отдельные сценарии или отдельных актеров с помощью отношений обобщения там, где это необходимо.
1. Открыть файл UML, созданный в работе 4.
2. В проводнике по модели UML щелкнуть правой кнопкой мыши по папке «Основной пакет», выбрать команду меню «Создать» и далее «Топологическая схема».
3. У рабочего листа MS Visio появится название «Развертывание-1». Переименовать созданный лист, дав ему имя ДР (сокращенно от «Диаграмма развертывания»).
4. Разместить в необходимом количестве элемент «Узел» и задать для них необходимые параметры.
5. Разместить в необходимом количестве элемент «Компонент» и соотнести их с соответствующими узлами.
6. Для соединения узлов между собой использовать элементы «Сообщение», а для соединения узлов и компонентов использовать элемент «Зависимость».
7. Для более наглядного представления программных компонентов можно использовать соответствующий шаблон графических элементов. Для этого нужно выбрать «Открыть группу элементов» - «Программы и базы данных» - «Сеть» …
Задание 1. Создание организационной диаграммы
1. В среде Microsoft Visio выполнить команду Файл, Новый, категория Organization Chart.
2. Выполнить настройку страницы Page 1, имя страницы «ПРЕДПРИЯТИЕ».
3. Выполнить настройку форм – команда Организационная схема, Опции. На вкладке Опции указать ширину и высоту форм – 30 мм на 15 мм, на вкладке Поля выполнить настройку (рис. 1).
4. Построить организационную структуру (рис. 2), используя мастера форм Executive и Manager.
Рисунок 1
Рисунок 2
5. С помощью команды Организационная схема, Упорядочить подчиненные изменить внешнее представление диаграммы.
6. Вставить новую страницу с именем ТЕХОТДЕЛ.
7. Построить организационную структуру (рис. 3), используя формы Executive и Manager.
Рисунок 3
8. На странице ПРЕДПРИЯТИЕ выбрать форму Федоров П.П. Главный
инженер. С помощью команды Организационная схема, Изменить тип позиции выбрать тип формы – Executive.
9. Выполнить команду Формат, Поведение, указать для двойного нажатия левой кнопки мыши на форме переход на страницу ТЕХОТДЕЛ.
Задание 2. Экспорт в MS Excel
10. Перейти на страницу ТЕХОТДЕЛ. Выполнить команду Организационная схема, Экспортировать организационные данные для вывода оргструктуры в книгу Excel (указать имя файла рабочей книги).
11. Открыть рабочую книгу MS Excel и ознакомиться с содержанием.
12. Вставить фрагмент рабочей книги в рисунок с помощью команды Вставка, Объект, создать из файла рабочей книги, поддерживать связь с книгой.
Комментариев нет:
Отправить комментарий