Лабораторные работы по дисциплине "Разработка ERP-проектов"

Лабораторные работы по дисциплине "Разработка ERP-проектов"
Формат - Microsoft Project 2013

Лабораторная работа №1. Интерфейс MS Project 2013

1.1 НАСТРОЙКА ПАРАМЕТРОВ MICROSOFT PROJECT 2013

Настройка общих параметров

Для того чтобы перейти к настройкам Microsoft Project 2013, нужно в меню «Файл» выбрать «Параметры» и в появившемся окне «Параметры Project», в меню «Общие», вы сможете:

1. выбрать стиль подсказок или отказаться от них;

2. выбрать представление по умолчанию (диаграмма Ганта, лист ресурсов или др.), которое будет открываться при запуске Microsoft Project 2013;

3. выбрать формат даты;

4. указать имя и инициалы пользователя;

5. выбрать опцию стартового окна Microsoft Project 2013.

Настройка параметров отображения

В настройках вкладки «Отображение» вы можете выбрать:

1. Тип календаря. Т.е. выбрать тот формат наименования дней, недель, месяцев, кварталов и лет, который будет отображаться в системе. Так, если вы управляете проекты, придерживаясь буддистских взглядов на управление, следует выбрать тайский (буддистский) календарь.

2. Параметры валюты для конкретного проекта (валюту, количество десятичных знаков, символ валюты и расположение единиц стоимости относительно символа). В проекте все затраты, доходы будут пересчитываться к валюте проекта.

3. Возможность отображения индикаторов и параметров информирования при назначении ресурсов, изменении дат начала и окончания и пр.

4. Возможность отображения строки ввода.

Рекомендуется настроить обязательно первые два параметра.

В Microsoft Project можно вводить стоимость с точностью максимум два знака после запятой.

Настройка параметров расписания

На закладке «Расписание» определяются:

1. Параметры календаря для этого проекта или всех проектов, создаваемых в данном конкретном установленном Microsoft Project. Т.е. определяется то время, начало и окончание, которое будет по умолчанию присваиваться задачам в проекте и самому проекту.

2. В «Расписании» выбираем отображение единиц назначений в проектах в числовых значениях. Т.е. при дальнейшей работе с ресурсами у нас, в случае наличия по штату 5 каменщиков, в листе ресурсов будет отображаться именно число «5», а не «500%» в случае выбора отображения в виде процентов.

3. Тип планирования задач (ручной), Рисунок 1.1.

Рисунок 1.1 – Настройка вкладки «Расписание»

Настройка закладки «Сохранение»

На закладке «Сохранение» выбираем:

1. Формат сохранения файлов.

2. Место сохранения файлов по умолчанию (т.е. при открытии или сохранении проектов Microsoft Project 2013 будет по умолчанию предлагать открыть проекты из указанной директории или сохранить проекты в указанной директории).

3. Параметры автосохранения.

4. Параметры расположения шаблонов.

Настройка закладки «Язык»

На данной закладке определяется язык отображения Microsoft Project и проверка правописания языков системы.

Настройка закладки «Дополнительно»

На закладке «Дополнительно» проводим следующие настройки:

1. В разделе «Параметры отображения для этого проекта» ставим галочку «Показать суммарную задачу проекта», для того, чтобы сразу при разработке графика проекта видеть итоговую информацию по всему проекту (сроки, затраты, часы).

2. В разделе «Параметры освоенного объема для данного проекта» выбираем «% завершения» как способ расчета освоенного объема по умолчанию для задач.

Элементы окна интерфейса

Окно интерфейса Microsoft Project 2013 содержит следующие элементы:

1. Меню.

2. Панель инструментов.

3. Панель быстрого доступа.

4. Рабочую область и представления проекта.

5. Строку состояния.

Основным инструментом работы в MS Project является представление.

Представление – средство визуализации данных проекта для их просмотра и редактирования.

Представления позволяют просматривать проектную информацию в удобном виде.

Представления имеют гибкую структуру и могут состоять как из отдельной таблицы, диаграммы или формы, так и из их комбинации.

1.2 СОЗДАНИЕ НОВОГО ПРОЕКТА В MICROSOFT PROJECT 2013

Для того чтобы создать новый проект в Microsoft Project 2013, необходимо в меню «Файл» выбрать «Новый» и дважды нажать левой кнопкой мыши на пиктограмме «Новый проект».

Информацию обо всех возможностях Microsoft Project 2013 можно узнать во встроенной справке, которая вызывается нажатием клавиши «F1».

Перед работой в новом созданном проекте его нужно сохранить (меню «Файл – Сохранить как»). Сохраняем наш проект с именем «Коттедж», тип файла «Проект».

Проект можно сохранить как на локальном диске в выбранной папке, так и в облаке SkyDrive.

Если у Вас не отображается название проекта в колонке «Название задачи», необходимо в меню «Файл – Параметры – Дополнительно», в области «Параметры отображения проекта» поставить галочку около «Показывать суммарную задачу проекта»

Следующий шаг — это определение таких параметров проекта, как дата начала проекта и выбор метода планирования.

Для того чтобы задать данные параметры, необходимо перейти на закладку «Проект» и нажать на пиктограмме «Сведения о проекте». В появившемся окне «Сведения о проекте для «Коттедж» устанавливаем дату начала проекта – 01.03.2012, выбираем метод планирования от даты начала проекта, и нажимаем «ОК». Для того чтобы в колонке «Начало» дата начала поменялась на дату начала проекта, необходимо на закладке «Проект» выбрать «Расчет проекта».

Метод планирования от даты начала проекта означает, что все активности (задачи) проекта, выполнение которых необходимо для достижения результата проекта будут начинаться как можно раньше, т.е. стремиться к дате начала проекта, и на основании длительностей задачи и зависимостей между ними, мы узнаем дату окончания проекта.

Если мы выберем метод планирования от даты окончания проекта, то все задачи будут начинаться как можно позже, т.е. стремиться к дате окончания проекта. И на основании даты окончания проекта, длительностей и зависимостей между задачами проекта мы узнаем, когда необходимо начать проект, чтобы закончить его к дате окончания проекта.

После задания временных характеристик проекта можно задать его описание. Для этого нужно в меню «Сведения» выбрать «Сведения о проекте – Дополнительные свойства» и в окне «Свойства» перейти на вкладку «Документ» и внести данные по проекту.

1.3 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ИЕРАРХИЧЕСКОЙ СТРУКТУРЫ ПРОЕКТА

Иерархическая структура проекта

Иерархическая структура проекта (Work Breakdown Structure, WBS\ИСР\СДР\СРР) –декомпозиция работ, выполняемых командой проекта для достижения целей проекта и необходимых результатов поставки. С ее помощью структурируется и определяется все содержание проекта, т.е. происходит разбиение работ в проекте на более мелкие управляемые части этих работ.

Создание иерархической структуры проекта позволит произвести декомпозицию работ проекта на более мелкие, обозримые и управляемые части, позволит точнее определить и состав и характеристики работ, которые предстоит выполнить, а также определить результаты на каждом этапе.

Результат – продукт или услуга, получаемая в процессе реализации тех или иных работ.

Результат должен быть значимым, поддающимся проверке и иметь потребителя (например, без полученного договора аренды конкретного участка земли компания не может начинать строить на этом участке).

На этапе «Инициация» допускается планирование проекта с определением примерной длительности и стоимости этапов.

Иногда длительность и стоимость этапов может определяться директивно руководством компании, и задача планировщика (менеджера проекта) или подтвердить возможность достижения данных директивных показателей, или их опровергнуть на основании выполненных расчетов.

В терминологии Microsoft Project, все работы, которые нужно выполнить, называются задачами.

Объединение задач в этап в Microsoft Project происходит через суммарную задачу.

Суммарная задача (этап, фаза) суммирует затраты, трудозатраты задач, которые объединены в рамках данной суммарной задачи. Длительность суммарной задачи определяется как разница между датой окончания самой поздней задачи суммарной задачи и датой начала самой ранней задачи суммарной задачи,Для того чтобы создать этап (суммарную задачу), например, «Технико-экономический анализ проекта», необходимо на закладке «Задача», в области «Вставить» нажать на пиктограмме «Суммарная задача», и в колонке «Название задачи» вместо появившейся «Новой суммарной задачи» написать «Технико-экономический анализ проекта».

После этого в появившейся новой задаче «Новая задача» можно ввести название и в колонке «Длительность» задать длительность.

В колонке «Длительность» по умолчанию всегда отображается длительность в рабочих днях. Чтобы в колонке «Длительность» отобразить длительность задачи в календарных (астрономических) днях, нужно перед буквой «д» ввести букву «а».

Если у вас после ввода длительности у обычной задачи длительность суммарной задачи или проекта осталась по-прежнему равной одному дню, нужно на закладке «Проект» нажать на кнопку «Расчет проекта», а потом в меню «Файл – Параметры – Расписание» установить переключатель в положение автоматического расчета проекта после каждого изменения.

Контрольные события

В каждом из проектов должны быть задачи, не имеющие длительности, так называемые «Контрольные события» («Вехи» или «Контрольные точки»). Обычно они отображают наступление важных событий проекта (например, «Подписан договор отвода земельного участка»), достижение запланированных результатов.

Хорошей практикой считается начинать проект и заканчивать контрольной точкой.

Хорошей практикой считается каждый этап заканчивать контрольной точкой.

Руководство проекта, его заказчики, его потребители в первую очередь будут оценивать состояние проекта по состоянию его контрольных точек.

Веха в Project отражает только наименование конечного результата и отклонение сроков завершения этапов. Провести же анализ завершения суммарных задач и задач, фактических и оставшихся затрат по задачам, анализ отклонений по вехам невозможно. Для оценки состояния проекта больше могут подойти суммарные задачи определенного уровня структуры.

Для того чтобы задачу сделать вехой, нужно или в колонке «Длительность» ввести значение длительности равную «0» или на закладке «Задача» в разделе «Вставить» нажать на пиктограмме «Веха».

Создание предварительного списка задач

Итак, представим ситуацию, что вы получили утвержденный устав проекта, т.е. формально приказ о его старте, и от вас руководство требует предоставить предварительный график со сроками и стоимостью.

Идеальная ситуация, если вы как руководитель проекта сможете сформировать команду проекта и собрать первое совещание по нему, на котором совместно сможете четко ответить на вопрос «Что нужно сделать, чтобы реализовать проект (достигнуть цели)?».

Ответы на вопрос «что нужно сделать» — это и есть шаги /задачи, которые необходимо реализовать.

Шаги/задачи на совещании определяются совместно командой проекта, т.к., как правило, руководитель проекта не всегда может быть технически компетентен во всех вопросах, а главная задача руководителя проекта, по моему мнению, это объединение усилий разных людей разных отделов и управление коммуникациями в проекте.

Итак, команда проекта определила список и стоимость основных задач, которые нужно реализовать для достижения целей проекта, Таблица 1.1.

Скопировав список задач и их длительности в Microsoft Project 2013, вы получите список задач, Рисунок 1.2.

Следующий шаг — это создание иерархии с помощью суммарных задач. Для этого нужно выделить задачи с «ТЭО проекта» по «Строительство» включительно и на вкладке «Задача» в области «Планирования» нажать на пиктограмму «Понизить уровень задачи», т.е. вложить выделенные задачи в задачу, под которой они расположены.

На практике встречаются до десяти уровней вложенности. Количество уровней вложенности прямо пропорционально количеству задач в проекте. Чем больше задач, тем больше должно быть уровней вложенности.

По аналогии поступаем с задачей «Реализация коттеджа», Рисунок 1.3.

Рисунок 1.3 – Создание иерархической структуры

Помня, что проект должен начинаться и заканчиваться контрольными событиями (вехами), создаем две вехи.

Для того чтобы создать веху начала проекта, например «Старт проекта», нужно выделить «Инвестиционный этап» и на вкладке «Задача» в разделе «Вставить» нажать на пиктограмму «Веха».

Для того чтобы создать веху окончания проекта, например «Проект окончен», можно или:

1. Встать на пустое поле задачи под «Реализацией коттеджа» и нажать на пиктограмму «Веха» и потом ввести название вехи;

2. Ввести название задачи в пустое поле под задачей «Реализация коттеджа» и в поле «Длительность» ввести длительность, равную нулю.

После ввода вехи «Проект окончен» ее нужно будет «поднять» на уровень вверх, т.е. поднять на уровень проекта с помощью пиктограммы «Повысить уровень задачи».

Рисунок 1.4 – Создание вех начала и окончания проекта

Для того чтобы ввести название в ячейку, в которой уже введено название суммарной задачи или обычной задачи нужно нажать или «F2» или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши на названии.

ЗАДАНИЕ

1. Настройте параметры MS Project.

2. Создайте новый проект «Коттедж», дата начала проекта – 01.03.2012, метод планирования – от даты начала проекта

3. Создайте предварительный список задач на основании таблицы 1.1.

4. Создайте вехи «Старт проекта» и «Проект окончен».

5. Создайте иерархию задач.

Лабораторная работа №2. Создание нового проекта

2.1 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВЗАИМОСВЯЗЕЙ ЗАДАЧ В ПРОЕКТЕ

Методология взаимосвязей этапов (суммарных задач) и задач в Microsoft Project

Для того чтобы определить длительность суммарной задачи на этапе планирования проекта нужно установить зависимости (связи) между задачами. Чтобы определить длительность проекта, нужно установить зависимости (связи) между задачами или этапами.

Связи также необходимы для точного отображения в пакете Microsoft Project технологической и/или организационной последовательности работ.

Связи подразделяются на:

‒ технологические, которые отражают технологию исполнения работ и не могут быть изменены без потери качества продукта проекта. Для «дачи показаний» о последовательности работ должны привлекаться ответственные за этапы и подэтапы;

‒ организационные, т.е. те, в соответствии с которыми можно принимать решения, в частности о том, последовательно или параллельно исполнять работы.

Существует следующие типы взаимосвязей работ (этапов):

«Окончание-Начало» - последующая операция не может начаться ранее, чем завершится предыдущая. Например, пока не подписан договор генерального подряда, строительно-монтажные работы не могут начаться.

«Начало - Начало» - последующая операция начинается не раньше начала предшествующей. Например, устройство внутренних стен, т.е. кладка, может быть начата вместе с устройством внешних стен.

«Окончание - Окончание» - последующая операция должна завершиться не позднее предшествующей. Например, подготовка теста и начинки для вареников могут закончиться вместе.

«Начало - Окончание» - последующая операция заканчивается не раньше начала предшествующей, Рисунок 2.1. Например, ученик повара не может закончить намазывать крем на тортик, пока шеф-повар не придет и не оценит, как ученик выполнил работу.

Рисунок 2.1 – 4 типа связей

Наиболее часто используются связи типа «Окончание – Начало», наиболее редко – «Начало – Окончание».

Кроме типа взаимосвязи, информация о связи операций может содержать запаздывание. Запаздывание может быть, как положительным, так и отрицательным.

Положительное запаздывание называется опережение, а отрицательное – задержка.

Например, после заливки бетона перед началом следующих работ, нужно чтобы бетон настоялся. Для этого нужно между двумя задачами установить связь «Окончание-Начало» с задержкой «6 ад».

Задержка «6 ад» обозначает, что задержка между задачами будет составлять шесть астрономических или календарных дней, а не шесть рабочих дней.

Помимо астрономических дней, задержки могут быть в астрономических минутах, часах, неделях и месяцах.

Опережение или отставание можно задавать по времени (в часах, днях) так и в процентах от длительности предшествующей задачи

В Microsoft Project допускается создание связей между этапами (суммарными задачами), но я рекомендую пользоваться связями между задачами, так как в жизни все этапы состоят из связей, многие этапы идут параллельно и выполнение задач одного этапа зависит именно от выполнения других задач параллельных этапов.

Для того чтобы создать зависимость (связь) между задачами «ТЭО проекта» и «Землеотвод» необходимо:

1. Или:

a. Навести курсор мышки на задачу «ТЭО проекта» в области диаграммы Ганта (курсор должен принять форму четырех разнонаправленных стрелок).

b. Нажать левую кнопку мыши и протянуть курсор на задачу «Землеотвод».

c. Отпустить левую кнопку мышки.

2. Или:

a. Щелкнуть правой кнопкой мыши на названии этапа «Землеотвод»;

b. В меню выбрать «Сведения».

c. В окне «Сведения о задаче» перейти на закладку «Предшественники».

d. В области «Название задачи» щелкнуть левой кнопкой мыши на пустом поле и

выпавшем списке всех задач (обычных и суммарных) выбрать предшествующую задачу.

e. Выбрать тип связи и запаздывание (при необходимости), Рисунок 2.2.

3. Или:

a. Вывести колонку «Предшественники» или «Последователи».

Для этого нужно на названии колонки, вместо которой вы хотите вывести новую колонку, щелкнуть правой кнопкой мыши и в меню выбрать «Вставить столбец». После этого в списке предлагающихся названий, выбрать нужное вам поле.

b. В ячейках данной колонки, или «Предшественники» или «Последователи», вписать идентификатор «Ид.» предшествующей задачи или соответственно последующей, и при необходимости указать значение опережения или задержки.

Рисунок 2.2 – Определение связей в окне «Сведения о задаче»

4. Или:

a. Выделить с помощью левой кнопки мышки две задачи, которые нужно между собой связать.

b. Щелкнуть на пиктограмме «Связать задачи» на вкладке «Задача» в разделе «Планирование», Рисунок 2.3.

Рисунок 2.3 – Формирование связей между задачами через кнопку «Связать задачи»

В данном случае будет задана связь «Окончание – Начало».

Связав все задачи между собой связью «Окончание – Начало», получаем график проекта, Рисунок 2.4.

Рисунок 2.4 – Предварительный график проекта

Если у вас на диаграмме Ганта не виден весь график, вы можете перейти на вкладку

«Вид» и в разделе «Масштаб» нажать на пиктограмму «Весь проект»

2.2 УСТАНОВКА ОГРАНИЧЕНИЙ И КРАЙНИХ СРОКОВ ЗАДАЧ

Microsoft Project 2013 позволяет устанавливать на задачи Ограничения и Крайние сроки.

В качестве ограничений могут выступать контрактные даты начала, окончания задачи, даты поставок, информация о доступности того или иного ресурса.

Установка ограничений

Для того чтобы установить тот или иной тип ограничения, необходимо перейти в свойства задачи на закладку «Дополнительно» и выбрать тип ограничения и дату его наступления, Рисунок 2.5.

Рекомендуется в окне «Сведения о задаче», на закладке «Заметки» задач вести историю ограничений

Ограничения задаются только для задач с типом планирования «Автоматическое».

Рисунок 2.5 – Установка ограничений задачи

В Microsoft Project 2013 в поле «Тип ограничения» могут быть выбраны при планировании задачи следующие типы ограничений:

«Как можно позже» (по умолчанию в проекте, запланированном от даты окончания) – с этим ограничением Microsoft Project размещает задачу в расписании как можно позднее с учетом других параметров плана. Никаких дополнительных ограничений на задачу не распространяется.

«Как можно раньше» (по умолчанию в проекте, запланированном от даты начала)

– Microsoft Project размещает задачу в расписании как можно раньше с учетом других параметров плана.

«Окончание не ранее» - это ограничение обозначает наиболее раннюю дату, когда возможно завершить задачу. Задача не может быть помещена в расписании так, чтобы заканчиваться ранее обозначенной даты. Для проектов, которые планируются от даты начала, это ограничение применяется, когда вы вводите дату окончания задачи.

«Окончание не позднее» – это ограничение обозначает наиболее позднюю дату, когда задача должна быть завершена. При этом задача может быть завершена как в этот день, так и раньше него. Предшествующая задача не сможет «вытолкнуть» задачу с ограничением данного типа за дату ограничения.

«Фиксированное начало» – это ограничение обозначает точную дату, на которую дата начала задачи должна быть помещена в расписании. Другие факторы (связи между задачами, задержки или опережения и пр.) не могут повлиять на положение задачи в расписании.

«Фиксированное окончание» – это ограничение обозначает точную дату, на которую в расписании должна быть помещена дата окончания задачи. Никакие другие факторы не могут повлиять на эту дату.

«Начало не ранее» – планирование начала задания на дату ограничения или после нее.

«Начало не позднее» – планирование начала задания на дату ограничения или ранее.

По умолчанию, установленные ограничения влияют на график расчета проекта.

Например, если у задачи определена директивная (фиксированная) дата начала проекта, то в независимости от входящих связей и других условий, программа не будет сдвигать дату начала задачи.

Важно понимать, что наличие ограничений на задаче сказывается на гибкости расписания, т.е. на расчет графика проекта, так как начало окончания задач будут зависеть от заданных ограничений, а не от связей между задачами, что приведет к тому, что в случае задержки или отклонений предшествующих задач, последующие задачи, при наличии ограничений не будут сдвигаться, и как результат, вы не сможете увидеть их отклонения.

Для того чтобы установленные ограничения не влияли на расчет проекта, нужно в меню «Файл – Параметры – Расписание», в разделе «Параметры планирования для этого проекта» снять галочку «Даты ограничения для задач всегда соблюдаются», Рисунок 2.6.

Рисунок 2.6 – Настройка влияния ограничений на расчеты проекта

Установка крайних сроков

Наличие же у задачи крайнего срока не влияет на расчет проекта в отличие от ограничений.

В случае установки у задачи крайнего срока, на диаграмме Ганта у такой задачи появится зеленая стрелка, а в случае срыва крайнего срока, в колонке «і», у такой задачи загорится красный индикатор, Рисунок 2.7.

Задаем в нашем проекте крайний срок окончания задачи «Проект окончен». Переходим в свойствах задачи на вкладку «Дополнительно» и задаем крайний срок – 31.12.2015.

2.3 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЙ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА

Введение в настраиваемые поля

В Microsoft Project есть следующие виды полей:

1. Встроенные;

2. Настраиваемые.

Встроенные поля – все те, которые используются Microsoft Project для собственных расчетов и те, которые уже автоматически настроены для занесения информации.

Настраиваемые поля – все те, которые предназначены для использования пользователем и занесения в них собственной информации по задачам, ресурсам и назначениям. Все настраиваемые поля заканчиваются на цифры от 1 до 10, или от 1 до 20, или от 1 до 30, в зависимости от типа поля. Например, поле «Начало» является встроенным полем Microsoft Project, а поле «Начало1» является настраиваемым полем.

Рисунок 2.7 – Задание крайнего срока у задачи

Создание настраиваемого поля

Для того, чтобы вставить любое поле в любое представление, в нашем случае в представление «Диаграмма Ганта», есть три варианта, Рисунок 2.8:

1. Можно щелкнуть на любом имеющемся поле правой кнопкой мыши, в меню выбрать «Вставить столбец», ввести имя нужного вам поля и выбрать его. В данном случае, вставленное поле будет находиться с левой стороны от того поля, на котором вы щелкали правой кнопкой мыши.

2. Можно щелкнуть на любом имеющемся поле левой кнопкой мыши, и в выпавшем списке всех полей ввести имя нужного вам поля и выбрать его. В данном случае, вставленное поле будет вставлено на место поля, на котором вы щелкнули левой кнопкой мыши.

Рисунок 2.8 – Вставка нового поля

3. Можно щелкнуть на специальном столбце в правой части таблицы «Добавить новый столбец» и в выпавшем списке всех полей ввести имя нужного вам поля и выбрать его.

Итак, вставим настраиваемое поле «Затраты1», которое переименуем в пользовательское название «Предварительная стоимость».

Для этого можно:

1. Или щелкнуть правой кнопкой мыши на названии колонки, выбрать в меню «Параметры поля» и ввести текст заголовка;

2. Или щелкнуть правой кнопкой мыши на названии колонки, выбрать в меню «Настраиваемые поля», выделить нужное вам поле, нажать «Переименовать» и ввести новое имя для поля, Рисунок 2.9.

Рисунок 2.9 – Переименование настраиваемого поля

Второй вариант предпочтительней, если вы будете использовать настройки данного проекта при работе с другими проектами. Также во втором случае изменится само название поля (что может быть удобно), в первом случае изменится только название колонки в таблице.

После того, как было выведено поле «Затраты1», вносим значения затрат, Таблица 2.1.

Данные о предварительной стоимости

Для того, чтобы значения затрат в настраиваемом поле просуммировались, необходимо в окне «Настраиваемые поля», в области «Расчет для суммарных задач и групп» выбрать «Сведение – Сумма», Рисунок 2.9.

2.4 ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРОЕКТА

В Microsoft Project 2013 есть такой функционал, как временная шкала (timeline), которая может быть использована для презентации проекта, защиты проекта и/или отчетности.

Для того чтобы создать представление проекта на временной шкале, нужно на закладке «Вид - Комбинированный режим» поставить галочку «Временная шкала».

В верхней части диаграммы Ганта появится временная шкала, на которую можно помещать суммарную задачу проекта, суммарные задачи и обычные задачи.

Для того чтобы разместить информацию о проекте на временной шкале, можно воспользоваться несколькими способами:

1. Выделить название необходимой задачи и нажать правую кнопку мыши и в меню выбрать «Добавить на временную шкалу»;

2. Щелкнуть на задаче в области диаграммы Ганта, на самой задаче, т.е. на ее визуальном отрезке, правой кнопкой мыши и в меню выбрать «Добавить на временную шкалу»;

3. Щелкнуть левой кнопкой мыши на временной шкале, перейти на закладку «Формат».

Рисунок 2.11 – Добавление задач на временную шкалу

Добавленные задачи можно отформатировать цветом заливкой (закладка «Формат -Шрифт»), отобразить как выноску и скопировать для презентации PowerPoint, электронной почты Outlook или скопировать в полном размере, Рисунок 2.11.

Для того, чтобы в Microsoft Project 2013 отобразить только временную шкалу, нужно выбрать представление «Временная шкала».

ЗАДАНИЕ

1. Свяжите все задачи проекта связями «Окончание – Начало» (опробуйте все способы связывания задач).

2. Задайте крайний срок окончания задачи «Проект окончен» – 31.06.2012.

3. Создайте настраиваемое поле «Затраты1» с названием «Предварительная стоимость».

4. Внесите данные о предварительной стоимости проекта согласно таблице 2.1.

5. Выведите временную шкалу, перенесите на нее все этапы и выделите разными цветами.

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА №3. КАЛЕНДАРЬ ПРОЕКТА

3.1 Планирование рабочего времени в проекте

Методология использования календарей

Использование календарей в проекте необходимо для определения реального графика работы. В Microsoft Project 2013 могут быть календари проекта, задач и ресурсов.

Календарь проекта, по умолчанию имеющий название «Стандартный», определяет:

1. Рабочие дни и нерабочие (выходные) дни в неделях;

2. Рабочее время в рабочие дни;

3. Государственные и корпоративные праздники, называемые исключениями в Microsoft Project 2013.

Исключения – это периоды, отличные от рабочих периодов данного календаря. Это значит, что в рамках календаря в выбранный промежуток времени работа будет производиться в часы, отличные от часов основного календаря, либо не будет производиться вообще.

Календари задач позволят определить периоды, когда те или иные задачи могут исполняться. Например, задачи выполняющимися офисными работниками, могут выполняться с 9:00 до 18:00, задачи рабочих, занятых на строительстве объекта могут выполняться с 7:00 до 19:00, а прием документов на утверждении в мэрии возможно только по вторникам.

Календари ресурсов определяют график работы каждого ресурса, включая время работы и нерабочее время (отпуска, отгулы).

Календари позволяют определять возможную загрузку ресурса. Пересечение календарей задач и ресурсов, назначенных на ее исполнение, определит время возможного исполнения задачи. Так если задача выполняется по календарю с рабочим временем с 9:00 до 18:00, а ресурс может работать по календарю с 8:00 до 19:00, то работа будет выполняться с 9:00 до 18:00. Если же ресурс может работать с 10:00 до 16:00, то работа на задаче в данном случае будет выполняться с 10:00 до 16:00.

Все характеристики календаря проекта и его изменения автоматически попадают в календари задач и ресурсов.

По умолчанию длительность дня, недели, месяца определяется на основе информации, заложенной в параметрах расписания (меню «Файл – Параметры – Расписание – Параметры календаря для этого проекта»).

В случае если вы в этих параметрах измените в рамках работы над проектом показатели начала рабочего дня, его окончания, длительности, то Microsoft Project автоматические НЕ пересчитает проект и задачи под новые данные.

Низший приоритет имеет календарь проекта, далее календарь ресурсов, календарь задач.

Календари задач следует применять, только в тех случаях, когда задача имеет уникальный график, не зависящий от календарей проекта и назначенных ресурсов.

Создавать новые календари можно на основе имеющихся или с чистого листа. В первом случае все свойства календаря, на основе которого идет создание, часы/исключения, будут сохранены в созданном календаре. Во втором случае, все свойства нужно будет создавать заново.

Изменение стандартного календаря

Для того чтобы изменить свойства стандартного календаря в Microsoft Project 2013 в части рабочих часов и исключений, нужно:

1. Перейти на закладку «Проект» и в разделе «Свойства» нажать на кнопке «Изменить рабочее время»;

2. В окне «Изменение рабочего времени» перейти на вкладку «Рабочие недели», выделить название «По умолчанию» и нажать на кнопку «Подробности»;

3. Выделить левой кнопкой мыши пять первых календарных дней с понедельника по пятницу;

4. Выбрать переключатель «Задать дни для использования этих рабочих часов» и ввести рабочие часы в нашем проекте согласно свойств стандартного календаря, Таблица 3.1.

Таблица 3.1 Параметры стандартного календаря

Название календаря	Рабочие часы	Дни работы
Стандартный календарь	9:00 – 13:00; 14:00 – 18:00	Понедельник - Пятница

Для того, чтобы задать в календаре исключения от стандартных недель, дней и часов работы, нужно в окне «Изменение рабочего времени»:

1. Перейти на закладку «Исключения»;

2. Найти и выделить в календаре те даты, для которых нужно задать исключение;

3. Ввести название исключения.

Можно конечно сразу ввести название исключения, но потом придется руками менять даты начала и окончания, так как сразу будут выбраны те даты начала/окончания, которые были выделены на момент создания исключения.

В случае, если в исключении нужно задать периодичность или рабочие часы исключения, нужно находясь в окне «Изменение рабочего времени» на вкладке «Исключения» нажать на кнопке «Подробности» и:

1. В случае если нужно задать рабочие часы отличные от тех, что заданы в календаре, выбрать переключатель «Рабочие часы» и ввести время работы для конкретного выбранного исключения;

2. В случае если нужно задать определенную периодичность исключения нужно выбрать определенную последовательность (ежедневно, еженедельно или другое) повторения;

3. Выбрать количество повторений в пределах повторений.

Так если, выбрана периодичность «ежедневно» с периодом «каждый 1 день» с пределом повторений «окончание после 10 повторений», то исключение будет повторяться десять дней от даты начала, а если выбрана периодичность «ежедневно» с периодом «каждый 2 день» с пределом повторений «окончание после 10 повторений», то исключение будет повторяться через день на протяжении двадцати дней от даты начала, Рисунок 3.1.

Рисунок 3.1 – Задание периодичности исключения

Периодичность повторения исключения нельзя задать для исключений, длительность которого больше одного дня. Т.е. если у вас всегда выходные с 30 декабря по 8 января и если вам нужно создать периодичность «каждый год», нужно создать исключения для каждого дня и для каждого выбрать периодичность повторения «каждый год»

Календари в учебном проекте

Итак, первоначально вносим в стандартный календарь исключения, кроме последних двух, Таблица 3.2.

Таблица 3.2 Исключения календарей в проекте

Примечания:

1 Данное исключение необходимо, чтобы показать, как моделируются работы в выходные дни, Рисунок 6.4

2 Если у вас после праздника, если он попадает на выходной день, всегда в понедельник выходной, то лучше в календарном исключении моделировать именно понедельник

3 Так как дата Пасхи всегда меняется, то нет смысла моделировать периодичность повторения

4 Календарные исключения «Работа в первую смену» и «Работа во вторую смену» необходимы для моделирования сменной работы ресурсов, чтобы они работали одну неделю в утром, вторую неделю — вечером. Для этого также используется периодичность повторения – каждая вторая неделя

После внесения исключений в календарь создаем новые календари, Таблица 3.3.

Таблица 3.3 Календари в проекте

Примечания:

1 Календарь «7х8» нам будет необходим для анализа длительности проекта в календарных днях.

Так, для того чтобы создать «Календарь рабочих» на основе стандартного, нужно:

1. На закладке «Проект» в разделе «Свойства» нажать на кнопке «Изменить рабочее время»;

2. В окне «Изменение рабочего времени» нажать на кнопке «Создать новый календарь…»;

3. Выбрать вариант «Создать копию стандартного календаря» и ввести имя календаря «Календарь рабочих»;

4. Нажать «ОК», Рисунок 3.2;

5. В появившемся окне выбрать «Да», если вы хотите сохранить изменения того календаря, на основе которого создаете новый календарь.

Если вы создали не тот календарь и вам нужно его удалить, нужно перейти на вкладку «Файл – Организатор». В окне «Организатора» перейти на вкладку «Календарь», выбрать с правой стороны (стороны проекта) ненужный календарь и нажать «Удалить»

Рисунок 3.2 – Создание нового календаря на основе имеющегося

Следующий шаг – это изменение рабочих дней и часов созданного календаря рабочих.

Для этого в окне «Изменение рабочего времени», вы должны:

1. Выбрать «Календарь рабочих» и перейти на закладку «Рабочие недели»;

2. Выделить «По умолчанию» и нажать «Подробности»;

3. В окне «Сведения о «По умолчанию» выделить первых шесть дней недели;

4. Выбрать переключатель «Задать дни для использования этих рабочих часов» и ввести рабочие часы, Таблица 3.3, Рисунок 3.3. Таким образом, мы задали шестидневный график работы для данного календаря.

Рисунок 3.3 – Задание свойств календаря рабочих

Если у вас планируется изменение рабочей недели, нужно встать на ячейку ниже «По умолчанию» и ввести название новой недели, период действия и потом задать рабочие часы

После даты окончания новой недели будет действовать неделя по умолчанию.

После задания свойств созданной недели переходим к созданию календарных исключений, см. Таблица 3.2. Так, для того, чтобы создать исключение календаря «Работа во вторую смену» необходимо:

1. На закладке «Проект» в разделе «Свойства» нажать на кнопке «Изменить рабочее время»;

2. В окне «Изменение рабочего времени» выбрать календарь «1 смена»;

3. Найти в центре окна на календаре нужную вам дату и выделить ее;

4. Ввести на закладке «Исключения» название исключения;

5. Откорректировать правильно даты начала и окончания исключений;

6. Перейти на закладку «Подробности» и задать рабочие часы для исключения;

7. Выбрать период повторения (каждую вторую неделю, т.е. через неделю) и указать дни недели, в которых будет использоваться данное исключение;

8. Выбрать начало повторения и или периодичность повторения или дату окончания повторения, Рисунок 3.3.

Рисунок 3.4 – Формирование исключений календаря «1 смена»

ЗАДАНИЕ

1. Задайте стандартному календарю проекта параметры в соответствии с таблицей 3.1.

2. Задайте в стандартном календаре исключения в соответствии с таблицей 3.2 (кроме исключений «Работа в первую смену» и «Работа во вторую смену»).

3. На основе стандартного календаря создайте календари «7*8», «Календарь рабочих», «Первая смена», «Вторая смена».

4. Измените параметры созданных календарей в соответствии с таблицей 3.3.

5. Создайте исключение «Работа во вторую смену» для календаря «Первая смена» и исключение. «Работа в первую смену» для календаря «Вторая смена».

Лабораторная работа №4.

ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАДАЧ

На языке Microsoft Project существует следующие категории задач:

1. Суммарная задача проекта – задача, отображающая итоговую информацию о длительности, стоимости и объеме задач во всем проекте. Суммарная задача проекта всегда находится в нулевой строчке, Рисунок 6.8, и имеет уникальный внутренний номер программы равный нулю. Выводится или через галочку в меню «Файл – Параметры –Дополнительно – Параметры отображения для данного проекта – Суммарная задача проекта» или галочку на закладке «Формат – Показать или скрыть – Суммарная задача проекта».

2. Суммарная задача (фаза/этап). Любой проект при его реализации проходит через определенные этапы, следующие последовательно или идущие параллельно. Определение такие крупных этапов в каждом проекте и есть определение суммарных задач (этапов/фаз), отображающих итоговую информацию о длительности, стоимости и объеме простых задач, реализация которых необходима для достижения результатов этапов. Суммарные задачи –это некое объединение простых задач под одним «зонтиком». Суммарные задачи могут быть автоматическими или ручными. У автоматических суммарных задач длительность рассчитывается как разница между началом самой ранней задачи и окончанием самой поздней задачи данного этапа У ручных суммарных задач длительность не рассчитывается как у автоматических, а задается пользователем.

3. Задача – работа проекта нижнего уровня декомпозиции структуры работ, на которую можно назначать ресурсы (трудовые, материальные, затратные) и которая должна быть выполнена для завершения проекта. Задача – действие (активность), выполняемое от начала и до конца неизменным составом ресурсов.

4. Контрольные события – задачи, не имеющие длительности, так называемые «Вехи». Обычно они отображают наступление важных событий проекта (например, «Подписан договор отвода земельного участка»), достижение запланированных результатов.

Тем не менее, в Microsoft Project вехами также могут быть суммарные задачи и задачи, Рисунок 4.1.

5. Повторяющиеся задачи – задачи, имеющие длительность и повторяемые неоднократно для моделирования совещаний, встреч, оплат и пр.

Для названия суммарных задач лучше всего использовать существительные, например этап «Землеотвод», «Тестирование», «ТЭО проекта».

Для названия задач лучше всего использовать глаголы, типа «Сделать», «исследовать», «найти».

Для названия контрольных событий лучше всего использовать глаголы прошедшего времени, например «Решение принято», «Договор заключен».

Рисунок 4.1 – Категории задач

Способы планирования задач

В Microsoft Project 2013, как и в Microsoft Project 2010, есть два способа планирования задач:

1. Ручное.

2. Автоматическое.

Ручное планирование (режим задачи) используется в том случае, когда нужно жестко зафиксировать даты начала/окончания задачи, чтобы они не сдвигались от входящих связей, назначенных ресурсов и др. (например, даты работ по контракту могут быть смоделированы через ручное планирование), Рисунок 4.2.

Рисунок 4.2 – Ручные задачи и команда «Соблюдать связи»

Как видно, Рисунок 4.2, во второй суммарной задаче была изменена длительность второй задачи, но длительность зависимой третьей задачи не сдвинулась, так как она, вернее, ее даты начала/окончания, жестко зафиксированы через ручное планирование. Если же планировщик согласен с теми изменениями, которые должны привести к новым датам начала/окончания, он должен выделить те задачи, которые не сдвинулись из-за зафиксированных ручным способом планирования, и на вкладке «Задача – Планирование» нажать на кнопку «Соблюдать связи».

Ручное планирование используется также, когда неизвестны даты начала/окончания работ при известной длительности, когда известны только дата начала или только дата окончания задачи.

Автоматическое планирование (режим задачи), используется по умолчанию во всех продуктах по управлению проектами и означает, что даты начала/окончания задач рассчитываются самим продуктом на основании связей задачи, ее зависимостей и ограничений.

Способ планирования задач в проекте задается в меню «Файл – Параметры –Расписание – Параметры планирования для этого проекта».

Если в процессе работы нужно поменять способ планирования для вновь создаваемых задач, нужно в строке состояния нажать левой кнопкой мыши на описании способа планирования и выбрать нужный вам способ.

Если необходимо поменять способ планирования для имеющихся задач, нужно их выделить и на вкладке «Задач» в разделе «Задачи» нажать на кнопке соответствующего способа планирования.

Кроме возможности использовать два типа планирования в задачах, можно применять функционал, появившийся в 2010 версии Microsoft Project, а именно разделение задач на активные и неактивные для проведения анализа «что-если».

Для проведения данного анализа необходимо создание нескольких путей развития событий в проекте, а потом выделять один или другой фрагмент и с помощью пиктограммы «Сделать неактивным» исключать из проекта сроки, трудозатраты и стоимость альтернативного пути развития проекта. При деактивации суммарной задачи, становятся неактивными все вложенные в нее задачи.

Анализ «что-если» лучше всего проводить на задачах с автоматическим типом планирования, чтобы было видно изменение сроков проекта от исключения той или иной ветки.

Способы планирования проекта

В Microsoft Project 2013, как и в Microsoft Project 2010, предусмотрено два способа планирования проекта:

1. Директивное планирование или планирование сверху-вниз;

2. Планирование снизу-вверх.

При планировании сверху вниз, используется следующий сценарий:

1. Руководитель проекта определяет этапы/подэтапы проекта и задает их длительность, используя тип планирования суммарных задач «Ручное планирование».

2. Ответственные за этапы/подэтапы определяют задачи, их длительность и взаимосвязи для достижения результатов этапа.

3. Проводится анализ сроков, заданных руководителем, и сроков, запрашиваемых исполнителем, Рисунок 4.3.

4. При необходимости проводится корректировка или сроков суммарных задач или сроков вложенных в этап задач.

5. Суммарные задачи или переводятся в автоматический режим, или остаются в ручном для контроля длительности вложенных задач.

Рисунок 4.3 – Отличия планирования сверху-вниз и снизу-вверх

Как видно на Рисунке 4.3, для достижения результатов первой суммарной задачи нужно по результатам детализации 12 дней, а не 10, как было задано доля этапа.

Несоответствие дат окончания суммарной задачи и последней вложенной в нее задачи видно также благодаря подчеркивающей красной волнистой линии в колонке «Окончание». Также можно увидеть, что третья задача в этапе «Нужно сделать за» отображается по-другому.

При планировании снизу вверх, суммарные задачи переводятся в автоматический режим, и их длительность рассчитывается от длительности вложенных задач, Рисунок 4.3.

Требования к детализации графика проекта

На разных этапах планирования проекта должны выдвигаться разные требования к детализации графика.

На ранних этапах достаточно составить график будущего проекта крупными мазками, так например, если у вас планируется проект длительностью в один год, то в самом начале достаточно тем задачам, которые будут исполняться в далекой перспективе, определить длительность по месяцу, а по мере приближения к датам начала работ проводить их детализацию.

Кратко сформулируем те принципы, которые используются при детализации суммарной задачи:

1. На задачу можно назначить одного исполнителя, ответственного за результат.

2. Задачу можно оценить с точки зрения и объема работ и длительности и стоимости.

Как правило, если взять смету на строительство некоего дома, то в ней в разделе «Наружные работы» можно найти работу, например, «Кладка стен» с объемом работ 900 м3, трудочасами и стоимостью, вроде все измеримо, но слишком много, так как данная работа подразумевает данный объем работы по всему дому. Поэтому я разбиваю, например объект

по этажам, и как вариант, еще по подъездам. На стадионах я детализировал работы как минимум до секторов.

3. Между задачи можно создать связи, которые будут отображать реальные зависимости между ними.

4. Длительность задач не более отчетного периода (так, если согласно п. 1 договор делает один юрист, но ему на разработку договора нужен месяц, а отчетность по проекту собирается раз в неделю, то я пойду следующим путем – создам этап «Разработка договора» с задачами, например, согласно предполагаемым разделам договора и длительностью до одной недели).

5. Минимальная длительность должна быть такая, чтобы система не начала работать на себя. Например, если вы решите детализироваться до часов/минут («Сканирование документов» (10 мин), «Отсылка факса» (15 мин)), то вы должны отдавать себе отчет, сколько времени займет составление такого графика и потом его отслеживание на предмет выполнимости согласно заложенным параметрам.

6. Длительность задач должна прямо зависеть от длительности проекта. Так, если у вас проект длительностью месяц, то можно детализироваться до задач длительностью один день.

7. Если вы не знаете, какие задачи нужно сделать по тем или иным причинам, создайте контрольное событие с датой, когда должен быть получен результат. По мере поступления информации о планируемых работах от исполнителей, создавайте задачи, связывайте их окончание между собой и контрольным событием и следите, чтобы контрольное событие не сдвинулось.

Типы задач

Каждая задача имеет свой тип – характеристику, учитывающую, какие элементы задачи являются фиксированными, а какие переменными.

Для начала необходимо ввести следующие определения:

1. Длительность – время, необходимое для реализации задачи/проекта. Определяется как разница между датой/временем окончания и датой/временем начала. По умолчанию, вновь создаваемые задачи отображают длительность в Microsoft Project всегда в рабочих

днях заданных в календаре проекта. Необходимо различать длительность задачи и длительность работы ресурса на задаче. Так например на задаче «Подписание договора», длительностью один день, длительность работы (подписания) директора всего лишь один час. Если нужно указать длительность задачи в календарных дня, нужно в поле

длительность, перед символом (дней, мес, мин) добавить букву «а», и в данном случае, длительность задачи станет равной календарной длительности.

2. Трудозатраты – количество человеко-часов или человеко-дней, необходимых для реализации задач/проекта. Так, например, если мы дадим исполнителю работу, чтобы они ее сделал за три восьмичасовых дня, то длительность задачи составит 3 дня, а на исполнение потребуется 24 человека-часа, а если мы данную работу разделим поровну между двумя исполнителями, то длительность составит 1,5 дня при тех же 24 человеко-часах.

Задачи в Microsoft Project могут быть иметь следующие типы:

1. Фиксированная длительность (длительность задачи остается постоянной независимо от количества назначенных трудовых ресурсов (единиц назначения) или объема трудозатрат). Т.е.:

А) при изменении количества назначенных трудовых ресурсов пересчитываются трудозатраты, а длительность неизменна;

Б) при изменении общего объема трудозатрат, назначенных на работу трудовых ресурсов, пересчитываются пиковая загрузка и единица назначения в период выполнения задачи, а длительность неизменна.

Единица назначения – загрузка или количество ресурса на конкретной задаче, может задавать в процентах или единице. Например, если нужно, чтобы на задаче «Тестирование» ресурс работал только половину рабочего дня календаря задачи, нужно указывать его единицу назначения в зависимости от настроек равную 0.5 или 50%.

Пиковая загрузка – максимальная загрузка ресурса в проекте.

Для задач данного типа сначала определяется длительность работ, потом объем работ (трудозатраты) и в конце происходит назначение ресурсов. При назначении трудовых ресурсов на задачу с фиксированной длительностью и заданными объемом и трудозатратами Microsoft Project рассчитает единицы назначения (количество) ресурсов под заданные условия.

При назначении трудовых ресурсов на задачу с фиксированной длительностью и заданными трудозатратами для ресурса Microsoft Project рассчитает единицы назначения конкретного ресурса на конкретной задаче.

При назначении трудовых ресурсов на задачу с фиксированной длительностью Microsoft Project рассчитает общий объем работ (трудозатраты) ресурсов в соответствии с календарем рабочего времени каждого назначенного ресурса.

Пример задач с типом «фиксированная длительность» – совещания, работы по контракту в котором прописаны конкретные сроки предоставления результат, работа на выходных на даче у родителей.

2. Фиксированные трудозатраты (объем трудозатрат остается постоянным независимо от любых изменений длительности или количества ресурсов (единиц назначения), назначенных данной задаче). Т.е.:

А) при изменении единиц назначения ресурсов пересчитывается длительность, а трудозатраты неизменны;

Б) при изменении длительности пересчитываются пиковые единицы и загрузка ресурсов, а трудозатраты неизменны.

Для задач данного типа сначала определяется объем работ (трудозатраты), а потом происходит назначение ресурсов с определением их количества, после чего Microsoft Project рассчитывает длительность задачи.

Пример задач с типом «фиксированные трудозатраты» – написание кода программного продукта, кладка стен, строительство замка из песка.

3. Фиксированный объем ресурсов (количество единиц назначения остается постоянным независимо от объема трудозатрат или длительности задачи). Т.е.:

А) при изменении трудозатрат пересчитывается длительность, но единицы назначения и пиковая загрузка ресурсов не меняется;

Б) при изменении длительности пересчитываются трудозатраты, но пиковая загрузка и единицы назначения не меняются.

Для задач данного типа сначала определяется объем работ (часы), а потом происходит назначение ресурсов с определением их количества, после чего Microsoft Project рассчитывает длительность задачи.

Пример задач с типом фиксированный объем ресурсов – уборка комнаты, мытье посуды.

Выбор того или иного типа задачи происходит в свойствах задачи на закладке «Дополнительно» с помощью поля «Тип задачи», Рисунок 4.4, или с помощью встроенных полей «Тип» и «Фиксированный объем работ».

Рисунок 4.4 – Выбор типа задачи

В свою очередь, типы задач «Фиксированная длительность» и «Фиксированный объем ресурсов» могут быть как с фиксированным объем работ, так и без него, Рисунок 4.4. Под термином «фиксированный объем работ» в Microsoft Project имеется в виду фиксация значения трудозатрат на задаче. Т.е. длительность задачи тип а «Фиксированный объем ресурсов» не изменяется (галочка стоит) или уменьшается (галочка стоит) по мере добавления или удаления ресурсов на задаче, тогда как объем работ (трудозатраты) по задаче при снятой галочке увеличивается, а при стоящей остается неизменным. Например, у нас есть задача с типом «Фиксированная длительность», с длительностью 10 дней и трудозатратами 80 часов и с назначенным одним ресурсом. Если мы назначим еще один ресурс на эту задачу, то при:

1. Стоящей галочке «Фиксированный объем работ», трудозатраты разделятся поровну между двумя ресурсами. Т.е. длительность останется, как и прежде 10 дней, но трудозатраты каждого ресурса на задаче составят 40 часов.

2. Снятой галочке «Фиксированный объем работ», трудозатраты увеличатся пропорционально числу дополнительно назначенных ресурсов. Т.е. длительность останется, как и прежде 10 дней, но трудозатраты каждого ресурса на задаче составят 80 часов, а общие трудозатраты по задаче составят 160.

Планирование с фиксированным объемом работ имеет смысл, только когда ресурсы, назначенные на задачу, добавляются или удаляются.

Планирование с фиксированным объемом работ неприменимо, когда изменяются трудозатраты, длительность, объем ресурсов, уже назначенных на задачу.

Рекомендации по использованию типов задач:

Рекомендуется типы «Фиксированные трудозатраты» и «Фиксированный объем ресурсов» использовать на тех задачах, где назначены одинаковые трудовые ресурсы/бригады (Проектировщик Иванов, Проектировщик Сидоров и Проектировщик Петров) и других типов не будет.

Тип задачи «Фиксированный объем ресурсов» использовать, когда все ресурсы навалены «в кучу». Например, у строителей это рабочие, краны и пр. Вся загрузка будет равномерно распределена на протяжении всей длительности задачи.

Тип задачи «Фиксированная длительность» использовать, когда вы не имеет права менять длительность задач.

Помните, что «встроенный интеллект» Microsoft Project при любом типе задачи в момент первого назначения ресурсов связывает в одно целое – длительность, трудозатраты и единицы назначения. Дальнейшие изменения одного из этих параметров будут приводить к перерасчету остальных, согласно вышеописанной логике. Поэтому не всегда последующее увеличение трудозатрат, уменьшение длительности, единиц ресурсов будет приводить к такому же результату, как при первом назначении на «пустую» задачу. Поэтому назначая ресурсы, подумайте, никто ли не забыт и ничто ли не забыто.

Создание и редактирование задач

Создать задачи в Microsoft Project можно следующими способами:

1. В колонке «Название задачи» вписать имя нужной вам задачи;

2. На закладке «Задача» в разделе «Вставить» нажать на одно из пиктограмм:

А) суммарная задача (Суммарная задача создастся совместно с подзадачей);

Б) веха;

В) повторяющаяся задача (В данном случае нужно будет в окне «Сведения о повторяющейся задаче ввести ее название, длительность, периодичность повторения и их количество, выбрать календарь задачи);

Г) импортировать задачи из Microsoft Outlook.

3. Скопировать список задач из любого другого источника.

Следует отметить, что структура копируется из текстовых задач Microsoft Outlook и Word, но не Excel.

Для того, чтобы отредактировать свойства задачи необходимо или:

1. Щелкнуть по ней левой кнопкой мышки;

2. Щёлкнуть по ней правой кнопкой мышки и в меню выбрать «Сведения».

Окно «Сведения о задаче» имеет пять закладок:

1. Общие. На данной закладке можно:

А) выбирать режим планирования (ручной/автоматический);

Б) выбирать режим задачи (активная/неактивная);

В) выбирать приоритет задачи, по отношению к другим задачам в проекте;

Г) устанавливать процент выполнения;

Д) задавать даты начала/окончания;

Е) устанавливать возможность отображения на временной шкале.

Ж) скрывать или выводить отображение задачи на диаграмме Ганта.

2. Предшественники. На данной закладке можно определять предшеств ующие задачи конкретной задачи, т.е. определять связи, их тип и запаздывание/опережение.

3. Ресурсы. На данной закладке можно назначать ресурсы и задавать их количество.

4. Дополнительно. На данной закладке можно:

А) задавать крайний срок и его дату;

Б) задавать тип и дату ограничения;

В) выбирать тип задачи и фиксированный/нефиксированный объем работ;

Г) выбирать календарь задачи;

Д) выбирать способ расчета освоенного объема;

Е) задать задачу как веху.

5. Заметки. На данной закладке можно вести историю изменений по задаче, указывать ссылки на документы.

6. Настраиваемые поля. Здесь можно соотносить задачу с теми или иными настраиваемыми полями (статьями затрат, кодом чертежа, датой приемки работ и пр.).

Определение кода структурной декомпозиции работ

Структурная декомпозиция работ (СДР) – иерархическая структура, служит основой для разбиения работ проекта на более мелкие и, следовательно, легче управляемые части работ. Иерархическая структура работ может быть организована по разному, к примеру, по фазам проекта, по основным результатам, по функциональным областям или по географии (ISO 21500).

Название задачи можно отредактировать, выделив задачу и нажав клавишу «F2» Microsoft Project позволяет представить структурную декомпозицию работ с помощью идентификаторов задач или с помощью кодов СДР, назначаемых каждой задаче.

Для того чтобы вставить поле «СДР», необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на заголовке любой колонки и выпадающем меню выбрать пункт «Вставить столбец». После этого или прокрутить список до поля «СДР» или ввести имя поля «СДР».

Коды СДР подобны номерам в структуре, но эти коды можно изменять или использовать определенный формат СДР, или маску. Коды СДР являются уникальными, т. е. коды СДР для задач не повторяются.

Для того, чтобы создать пользовательскую СДР, необходимо:

1. На закладке «Проект», в области «Свойства» нажать на «СДР – Определить код»;

2. В окне «Префикс кода» вписать префикс кода. В нашем случае пусть будет «КТД» (сокращение от «Коттедж»);

3. Определить маску кода (по желанию выбирает сам пользователь), рисунок 4.5.

Выбирая цифры, вы будете обязаны кодировать только через цифры. Выбирая прописные или строчные буквы, вы будете обязаны кодировать используя только большие или малые буквы. Выбирая знаки, вы сможете использовать как большие или малые буквы, так и цифры.

4. Определить максимальную длину кодировки.

5. Определить разделитель между уровнями. Вы можете добавить разделитель к имеющимся, например, добавить нижнее подчеркивание «_».

Рисунок 4.5 – Определение кода СДР

Если не знаете заранее, какой будет код СДР, выбирайте в маске кода знаки.

Теперь в полученной маске ввода кода СДР, можно в ячейке, напротив названия этапа «Инвестиционный этап», вместо трех звездочек внести сокращенное имя этапа, например «ИНВ», Рисунок 4.6. После этого, автоматически, кодирование этапа применится к кодировке задач данного этапа.

Благодаря кодировке СДР, пользователь может решить следующую задачу. Например, есть модель строительства дома. При разработке модели, в процессе будет создано достаточное количество задач с одинаковым названием, например «Кладка стен». Если пользователь отфильтрует все такие задачи, то по коду ДСР, он сможет понять, к какому этажу/подъезду относится та или иная «Кладка стен».

ЗАДАНИЕ

1. Создайте код СДР проекта «Коттедж», аналогичный представленному на рисунке 4.6.

Рисунок 4.6 – Пример пользовательской СДР