Лабораторные работы по дисциплине "Управление IT-проектами"

Лабораторные работы по дисциплине "Управление IT-проектами"
Формат - Microsoft Project 2013

Перечень задач в проекте определяют, как правило, лица, ответственные за контроль реализации проекта. Уровень детализации задач проекта должен быть обязательно согласован с ответственным за проект (менеджером проекта) и с генеральным директором компании. В основу декомпозиций, как уже было написано, должен быть положен принцип достаточности, иначе такую операцию как, например, «разработка грунта вручную » (т.е. когда яму нужно выкопать), можно раздробить на элементарные операции типа: «поиск лопаты», «перекур» и т.п.

Создание настраиваемого текстового поля

Так как у нас в проекте будут строительные работы, то неплохо было бы напротив работы указать, в каких единицах будет измеряться объем работы.

Для этого мы выводим перед (правая кнопка мышки – вставить столбец) полем «Длительность» текстовое поле «Текст1».

Для того, чтобы переименовать данное поле, нажимаем на нем правой кнопкой мыши в меню выбираем «Настраиваемые поля» и в окне «Настраиваемые поля» нажимаем «Переименовать» и вводим название поля «Единица измерения».

Следующий шаг – создание таблицы подстановки (кнопка «Подстановка). Она нам понадобится, чтобы могли раз ее создав, в дальнейшем выбирать из нее нужные значения.

В окне «Изменение таблицы подстановки для «Текст1» вводим значения единиц измерения работ согласно следующем списку:

‒ %;

‒ м3;

‒ м2;

‒ тонн;

‒ шт;

‒ м.п.

После создания списка нажимаем на плюсик «Порядок отображения для таблицы подстановки» выбираем «Возрастание» и нажав кнопку «Сортировка» получаем список единиц измерения по алфавиту.

Если мы уверены в том, что данный список полный, то можно нажать последовательно кнопки «Закрыть» и «Ок», а если нет, то нужно нажать на плюсик «Параметры ввода данных» и поставить галочку «Разрешить ввод дополнительных элементов в поля». В противном случае, если мы забыли написать ту или иную единицу измерения, введя новое значения в поле «Единица измерения (Текст1)» система выдаст предупреждение о недопустимом значении подстановки, Рисунок 5.1.

Рисунок 5.1 – Создание поля с таблицей подстановки

Создание представления для ввода данных

Для создания задач и ввода данных рекомендуется всегда создавать специальные представления с полями/колонками, нужными для конкретного случая, чтобы каждый раз не заниматься выводом нужных полей и скрытием ненужных.

Для того, чтобы создать новое представление, нужно:

1. Перейти в стандартное представление, на основе которого будет создаваться новое. В нашем случае это представление «Диаграмма Ганта». Для перехода между представлениями можно:

А) или выбрать нужное, нажав правой кнопкой мыши на названии имеющегося представления;

Б) или перейти на вкладку «Вид» и в разделе «Представления задач» нажать на кнопке «Диаграмма Ганта» и выбрать «Другие представления», Рисунок 5.2.

Рисунок 5.2 – Выбор нужного представления

2. На вкладке «Вид» выбрать «Диаграмма Ганта – Сохранить представление» и в окне «Сохранить представление» ввести название представления «MP1_Ввод_данных_по_задачам».

Рекомендую писать префикс перед названием создаваемых представлений, таблиц, фильтров, группировок, чтобы потом не запутаться в представлениях и легко отличать созданные от встроенных.

3. В созданном представлении вывести нужные колонки, оставить нужные и скрыть клавишей «Del» ненужные.

В нашем случае должны быть следующие колонки:

‒ Режим задачи;

‒ СДР;

‒ Название задачи;

‒ Единица измерения (Текст1);

‒ Длительность;

‒ Трудозатраты;

‒ Тип;

‒ Фиксированный объем работ;

‒ Календарь задачи;

‒ Крайний срок.

После выведения нужных колонок, фиксируем их порядок, сохранив новую таблицу.

Для этого в меню «Вид», в области «Данные» нажимаем «Таблицы – Сохранить поля как новую таблицу» и вводим название таблицы «MP1_Ввод_данных_по_задачам», Рисунок 5.3.

Представление сохраняет настройки форматов текста, отрезков Ганта, подробностей шкалы времени и привязку определенной таблицы, а таблица – подборку столбцов и их названий. Если в сохраненном представлении Вы случайно переключитесь на другую таблицу и сохраните файл, то созданное вами представление уже будет связано с новой таблицей.

Рисунок 5.3 – Сохранение новой таблицы

Задачи этапа «ТЭО проекта»

Этап «ТЭО Проекта» у нас будет состоять из задач, приведенных в Таблице 5.1.

Таблица 5.1 - Операции этапа "ТОО проекта"

Примечание:

¹ Все задачи данного этапа с автоматическим планированием, типом «Фиксированная длительность», с нефиксированным объемом работ и со стандартным календарем проекта, т.е. в колонке календарь, календарь не выбирается

²Крайний срок для задачи «Решение о начале проекта» можно задать также в свойствах задачи, на закладке «Дополнительно» в области «Ограничение». Крайний срок – это целевая дата, указывающая директивное время окончания задачи. Крайний срок можно задавать также для суммарных задач.

Для того, чтобы сразу всем задачам этапа «ТЭО проекта» присвоить стандартный календарь, необходимо выделить все задачи этапа, щелкнуть правой кнопкой мыши, выбрать в меню «Сведения», перейти на закладку «Дополнительно» и выбрать стандартный календарь.

Для того чтобы в проекте у вас создавались задачи с типом по умолчанию «Фиксированная длительность», нужно в меню «Файл – Параметры – Расписание», в области «Параметры планирования для этого проекта» выбрать «Тип задача по умолчанию – Фиксированная длительность».

Чтобы выбрать тип задачи (фиксированная длительность, фиксированные трудозатраты, фиксированный объем работ), необходимо поменять тип планирования задачи с ручного на автоматический.

Для того, чтобы из задачи «ТЭО проекта» создать суммарную задачу, нужно выделить данную задачу и нажать на пиктограмму «Суммарная задача» на вкладке «Задача» в разделе «Вставить».

Старую задачу «ТЭО проекта» переименовываем в «Принято решение о начале этапа «ТЭО проекта», а полученную суммарную в «ТЭО проекта» переводим в ручной тип планирования для контроля сроков вложенных задач и задаем ее длительность 20 дней, Рисунок 5.4.

Рисунок 5.4 – Задачи этапа «ТЭО проекта»

Следующее действие с задачами данного этапа – это определение их взаимосвязей. Выделяем все задачи данного этапа и связываем их связями типа «Окончание - Начало», Рисунок 5.5.

Рисунок 5.5 – Визуализация срыва сроков

На Рисунке 5.5, произошел срыв сроков директивной длительности этапа «ТЭО проекта» и срыв директивной даты принятия решения о начале проекта. Если поднести курсор мышки к красному отрезку в этапе проекта, то появится информационное окно, в котором будет написано, какова длительность вложенных задач.

Для того, чтобы устранить срыв сроков, можно, или:

1. Увеличить директивно длительность этапа до 22 дней, или;

2. Сократить длительность вложенных задач в сумме на два дня, или;

3. Суммарной задаче присвоить автоматический тип планирования, чтобы не отслеживать директивный срок, или;

4. Пересмотреть типы связей и задать опережения, т.е. пересмотреть порядок выполнения работ. Например, в данном случае, можно задачи «Юридический анализ ЗУ» и «Маркетинговый анализ ЗУ» сделать параллельными. Также нужно протянуть связь между задачами «Юридический анализ ЗУ» и «Составление бизнес-плана». Как мы и поступаем, Рисунок 5.6.

Рисунок 5.6 - Рассчитанный этап "ТЭО проекта"

Теперь, если поднести курсор мышки к отрезку этапа проекта, появится надпись о вложенности задач (16 дней), что говорит о том, что у вложенных задач есть резерв 4 дня на задержки исполнения, чтобы не сорвать директивный срок этапа.

В случае срыва директивной даты принятия решения о начале проекта нужно или пересмотреть саму контрольную дату, или сократить длительность задач этапа.

Задачи этапа «Землеотвод»

Этап «Землеотвод» у нас будет состоять из операций, приведенных в Таблице 5.2.

Следующее шаг с задачами этапа «Землеотвод» – это определение их взаимосвязей.

Выделяем все задачи данного этапа, переводим их в автоматическое планирование и связываем их связями типа «Окончание - Начало».

После этого удаляем связь между задачей «Принято решение о начале этапа «ТЭО проекта» и «Разработка документации по землеустройству», а вместо нее создаем новую между задачами «Решение о начале проекта» и «Разработка документации по землеустройству», Рисунок 5.7. Этап «Землеотвод» переводим сначала в автоматическое планирование, а потом в ручное.

Таблица 5.2 - Операции этапа «Землеотвод»

Примечание:

¹Все задачи данного этапа с автоматическим планированием, типом «Фиксированная длительность», и с нефиксированным объемом работ и со стандартным календарем

Рисунок 5.7 – Задачи этапа «Землеотвод»

Задачи этапа «Проектирование»

Этап «Проектирование» у нас будет состоять из подэтапов (суммарных задач) и работ, приведенных в Таблице 5.3.

Таблица 5.3 - Подэтапы и работы этапа «Проектирование»

Примечание:

¹Все задачи данного этапа с типом «Фиксированные трудозатраты» и с календарем проекта.

Задачи в коде СДР имеют окончание цифрами, а этапы прописными (большими) буквами

²Специально задается сначала директивная длительность задачи, чтобы иметь какой-то график, потом при назначении ресурсов длительность задачи будет пересчитана в зависимости от количества назначенных ресурсов.

Перед созданием задач, сразу переводим суммарную задачу «Проектирование» в режим ручного планирования.

Тип задачи меняем следующим образом, выделяем с помощью клавиши «Ctrl» нужные задачи, нажимаем правой кнопкой мыши и выбираем в меню «Сведения». В окне «Сведения о нескольких задачах» переходим на закладку «Дополнительно» и выбираем тип задачи.

После того, как определены параметры задач, необходимо их связать. Все задачи этапа проектирования связываем связями «Окончание – начало».

Также устанавливаем связь «Окончание – начало» между задачами «Окончание этапа «Землеотвод» и «Разработка эскизного проекта», Рисунок 5.8.

Рисунок 5.8 – Задачи этапа «Проектирование»

Как показывает Рисунок 5.8, при детализации этапа на задачи, суммарная длительность вложенных задач, превысила заданную директивную длительность этапа. В данном конкретном случае, просто пересмотрим длительность этапа, увеличив его с 15 до 17 дней.

Задачи этапа «Строительство»

Этап «Строительство» у нас будет состоять из подэтапов и операций, приведенных в Таблице 5.4.

Таблица 5.4 - Подэтапы и работы этапа «Проектирование»

Примечание:

¹ФД – фиксированная длительность, ФОР – фиксированный объем работ. Работы подэтапа «Надземные работы» мы будем моделировать через деятельность подрядчиков. Поэтому и выбран такой тип задачи, как фиксированная длительность. Данный тип мы будем использовать, так как подрядчики работают по контракту. Для монтажа и штукатурных работ мы будем моделировать привлечение собственных бригад, поэтому станем использовать тип «фиксированных объем ресурсов» с фиксированным объемом работ.

Задачи в коде СДР имеют окончание цифрами, а этапа прописными (большими) буквами.

²Все задачи данного этапа с календарем «Рабочий».

³Я специально убрал поле «Трудозатраты», так как на этапе планирования тяжело представить объем работы в часах, которые нужно сделать.

Все задачи связываем связями «Окончание – начало», такой же тип связи используем между задачами «РД принята» и «Начало работ по строительству», Рисунок 5.9. От задачи «Кирпичная кладка внутренних стен» до задачи «Устройство кровли» связь «Начало –начало» с задержкой 60% от объема работ, работы по монтажу дверей и окон связываем параллельно, а также устанавливаем связь «Окончание – начало» между монтажом окон и штукатурными работами, иначе без последней связи штукатурные работы можно начинать, не дожидаясь окончания монтажа окон, что не соответствует технологии работ.

Рисунок 5.9 – Задачи этапа «Строительство»

Задачи этапа «Поставки»

Первоначально на этапе «Инициация» я не создавал данный этап, так как он не нес никакой нагрузки с точки зрения принятия решения о запуске проекта в данном примере. Но, если у вас в проекте ожидается большое количество поставок критически важного оборудования и/или материалов, то, конечно, этот фактор нужно учитывать при первоначальном анализе выполнимости проекта согласно требованиям, оговоренным в его уставе.

Рекомендуется моделировать поставки через контрольные события с указанием ответственного за каждую поставку, чтобы можно было отслеживать исполнение в разрезе сделал/не сделал, а не сколько сделано.

Microsoft Project не умеет оперировать отрицательными трудозатратами, что было бы очень удобно для отслеживания разницы между тем, сколько пришло материалов/оборудования в проект, и сколько израсходовано.

Этап «Поставки» у нас будет состоять из операций, приведенных в Таблице 5.5.

Таблица 5.5 - Операции этапа «Поставки»

Примечание:

¹Выбор типа никакого значения не имеет для контрольных событий, если они нулевой длительности. Также в данном случае нет никакого смысла задавать уникальный календарь для поставки, хотя если для вас в ваших проектах важно, чтобы поставка была осуществлена именно в выходной день с точки зрения календаря проекта, тогда нужно учесть календарь задачи.

Все взаимосвязи между задачами данного этапа - «Окончание – начало». Но между всеми задачами подэтапа «Поставка окон» указываем задержки в три дня, т.к. все не может выполниться в один день.

Идеальная ситуация, это когда вы возьмете договор поставки и оттуда используете всю информацию по обязательствам поставщика. Самая идеальная ситуация – когда вы сначала разработаете график поставок, а на его основании заключаете договоры с поставщиками.

Представим в нашем проекте, что мы моделируем поставку окон, в связи с чем, устанавливаем связь «Окончание-Начало» между задачами «Поставка осуществлена» и «Монтаж окон» с задержкой три дня, Рисунок 6.41.

Кроме этого, устанавливаем связь «Окончание-Начало» между задачами «Монтаж окон» и «Окончательна оплата» с задержкой три дня.

Рисунок 5.10 – Моделирование поставок

Как видно, Рисунок 5.10, задачи поставки не сдвинулись к монтажу окна. Это связано с тем, что у задач по умолчанию выбран тип ограничения «Как можно раньше». Как было ранее описано, задачи с данным типом стремятся выполниться как можно ранее, в нашем случае это в начале проекта. Для того, чтобы эти задачи подвинулись к монтажу, нужно у всех задач этапа «Поставки» выбрать ограничение «Как можно позже», Рисунок 5.11, а у суммарной задачи — ограничение «Окончание не позже чем».

Задачи этапа «Взаиморасчеты с подрядчиками»

Ситуация с данным этапом аналогичная ситуации с этапом «Поставки», т.е. я его не учитывал на инициации проекта, но в некоторых случаях нужно понимать, как будут идти взаиморасчеты с поставщиками, особенно в разрезе дат, количества с суммы оплат.

Есть несколько вариантов моделирования взаиморасчетов. Можно отслеживать сам факт платежей, заключения договора и т.д., а можно отслеживать, кроме всего этого, дебиторскую и кредиторскую задолженности.

Этап «Взаиморасчеты с подрядчиками» у нас будет состоять из задач, приведенных в Таблице 5.6.

Все взаимосвязи между задачами данного этапа – «Окончание – начало» с задержкой три дня.

Задачу «Договор подписан» связываем с задачей «Кирпичная кладка наружных стен», а задачу «Устройство кровли», соответственно, с задачей «Окончательный расчет по договору осуществлен» связями «Окончание – начало» с задержкой 3 дня.

Таблица 5.6 - Операции этапа «Взаиморасчеты с подрядчиками»

Примечание:

¹Выбор типа никакого значения не имеет для контрольных событий, если они нулевой длительности. Также в данном случае нет никакого смысла задавать уникальный календарь для поставки, хотя если для вас в ваших проектах важно, чтобы работы были осуществлены именно в дни рабочего календаря, тогда нужно учесть календарь задачи.

Для того, чтобы эти задачи подвинулись к надземным работам, нужно у всех задач этапа «Взаиморасчеты с поставщиками» выбрать ограничение «Как можно позже», Рисунок 5.12, а у суммарной задачи – ограничение «Окончание не позже чем».

Рисунок 5.12 – Задачи этапа «Взаиморасчеты с подрядчиками»

Задачи этапа «Реализация коттеджа»

Этап «Реализация коттеджа» у нас будет состоять из операций, приведенных в Таблице 5.7.

Таблица 5.7 - Операции этапа «Реализация коттеджа»

Задачу «Реализация коттеджа» переименовываем на «Согласование договора с клиентом».

Все задачи данного этапа связываем между собой связями «Окончание – начало».

Задача «Согласование договора с клиентом» начинается после задачи «Строительство окончено», Рисунок 5.13, а старую связь, которая шла к задаче «Согласование договора с клиентом» (переименованная «Реализация коттеджа») удаляем.

Рисунок 5.13 – Задачи этапа «Реализация коттеджа»

Последним штрихом является удаление связи между задачей «Согласование договора с клиентом» и «Проект окончен». К задаче «Проект окончен» протягиваем связь от контрольной точки «Проект окончен».

Результат декомпозиции работ приведен на Рисунок 5.14.

Рисунок 5.14 – Календарный план учебного проекта

ЗАДАНИЕ

1. Создайте настраиваемое текстовое поле «Единица измерения» в соответствии с инструкциями в лабораторной работе.

2. Создайте пользовательское представление на основе диаграммы Ганта в соответствии с инструкциями в лабораторной работе. Внесите нужные поля в таблицу и сохраните ее.

3. Внесите данные о задачах этапов в соответствии с таблицами 5.1-5.7.

7.1 ТЕОРИЯ НАЗНАЧЕНИЯ РЕСУРСОВ

Теория назначения бюджетных ресурсов

Главной особенностью назначения бюджетных ресурсов является возможность их назначения только на суммарную задачу проекта.

Назначение бюджетных ресурсов осуществляется по следующему принципу:

1. Необходимо переключится в представление «Использование задач»;

2. Выделить суммарную задачу проекта;

3. На вкладке «Ресурс», в области «Назначение» следует нажать кнопку «Назначить ресурсы»;

4. В окне «Назначение ресурсов» раскрыть «Параметры списка ресурсов» и после того, как будет поставлена галочка в области «Фильтр:», можно выбрать фильтр «Бюджетные ресурсы», Рисунок 7.1;

5. После этого, выделить отфильтрованные бюджетные ресурсы и нажать кнопку «Назначить».

Рисунок 7.1 – Назначение бюджетных ресурсов на суммарную задачу

Для того, чтобы указать сумму выделяемых бюджетных ресурсов есть два варианта:

1. Указать итоговую сумму.

2. Указать повременную (ежемесячную, ежеквартальную) сумму.

1. Для того, чтобы указать итоговую потребность в бюджете нужно в представлении «Использовании задач» вывести колонки «Бюджетная стоимость» и «Бюджетные трудозатраты» и на пересечении колонок и назначенных ресурсов указать размер бюджета.

2. Для того, чтобы указать сколько средств/часов выделено в тот или иной период времени, нужно:

‒ Перейти в представление «Использование задач»;

‒ Щелкнуть правой кнопкой мыши в правой части диаграммы;

‒ В меню выбрать «Стили подробных данных»;

В доступных полях выбрать «Бюджетная стоимость» и «Бюджетные трудозатраты», перенести их вправо и нажать «ОК»;

Из правой части окна «Стили подробных данных» перенести в левую част все поля, за исключением только что перенесенных полей и поля «Все строки назначений», Рисунок 7.2;

Для того, чтобы в повременном представлении выбрать нужную детализацию по времени (месяц, квартал, полугодие и пр.), необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши на шкале времени и выбрать в меню «Масштаб». В появившемся окне «Масштаб» вы выбираете нужный вам масштаб.

В повременном представлении, напротив каждого бюджетного затратного ресурса, вводится определённая сумма бюджета. В этом случае, в колонках «Бюджетная стоимость» и «Бюджетные трудозатраты» происходит суммирование всех значений по конкретной статье.

Рисунок 7.2 – Определение бюджета проекта

При задании масштаба в повременном представлении нужно идти с нижнего уровня на средний, а потом на верхний.

При настройке масштаба вы не сможете на нижнем уровне задать масштаб больше, чем есть на среднем или верхнем уровне. Так, если у вас на среднем уровне задана неделя, то на нижнем вы не сможете выбрать месяц.

Теория назначения трудовых ресурсов

Назначение трудовых ресурсов

Назначение имеющихся трудовых ресурсов в Microsoft Project возможно следующими способами:

1. В одном из представлений – или «Диаграмма Ганта» или «Использование задач» – нужно на закладке «Ресурс» нажать кнопку «Назначить ресурс» и в области «Ресурсы из проекта …» выделить необходимые ресурсы и нажать кнопку «Назначить».

Если необходимо, в колонке «Единицы» нужно указать требуемое количество конкретного ресурса для исполнения работы, так как по умолчанию ресурс всегда назначается в единственном числе.

Если нужно, чтобы ресурс уделял конкретной задаче половину своего времени, нужно в единицах указать 0,5 или 50% в зависимости от настроек.

В случае если список ресурсов очень большой или необходимо выбрать (отфильтровать по фильтру или группе) определенные ресурсы, можно воспользоваться фильтром в «Параметрах списка ресурсов» окна «Назначение ресурсов», Рисунок 7.3.

Рисунок 7.3 – Окно «Назначение ресурсов»

Не изощряйтесь в тонкостях назначения. Т.е. не пишите, что ресурс на задаче будет занят 18,5% своего рабочего времени. Ставьте те единицы, которые вы реально сможете проконтролировать.

Но помните, что если вы у задачи с типом «Фиксированная длительность», перед назначением ресурса задали длительность и трудозатраты, Microsoft Project сам рассчитает единицы назначения ресурса.

Если вам нужно отфильтровать ресурсы, свободные (доступные) определенное количество часов, нужно поставить галочку «Доступные не менее:» и указать необходимое доступное время.

Окно «Назначение ресурсов», если вам нужно назначить какие-либо ресурсы на задачи, можно не закрывать, а просто выделить другую задачу.

Окно «Назначение ресурсов» можно вызвать, щелкнув правой кнопкой на задаче и в меню выбрав пункт «Назначить ресурсы».

В случае если вы вспомнили о каком-то ресурсе, которого нет среди списка имеющихся ресурсов, а вам нужно его назначить на задачу, в окне «Назначение ресурсов», в области «Ресурсы из проекта…», нужно встать мышкой на пустую ячейку колонки «Название ресурса» и вписать в нее имя нового ресурса. Созданный ресурс будет иметь тип «Трудовой».

В случае если вам нужно назначить несколько ресурсов, выделите нужные вам ресурсы в окне «Назначение ресурсов» и нажмите кнопку «Назначить».

Единицы назначений на ресурсы могут быть меньше 1 (меньше 100%), например 0,8 (или 80%) и могут быть больше единицы (2,4 или 250%).

В первом случае, это значит, что ресурс загружен на данной работе на 80%, т.е. если задача по времени занимает 40 часов, то ресурс будет занят на данной работе 32 часа. Во втором случае, это значит, что на работе будет занято или три ресурса с загрузкой 80% каждый или два ресурса будут загружены на 100%, а третий на 40%.

2. В окне «Сведения о задаче» на закладке «Ресурсы» в колонке «Название ресурса» нажать на треугольник, и в выпавшем меню выбрать нужный ресурс и указать, при необходимости, требуемое количество ресурсов для исполнения работы, Рисунок 7.4.

Недостатком данного метода, является то, что вы не можете отфильтровать ресурсы по каким-либо признакам и назначить сразу несколько ресурсов.

Рисунок 7.4 – Назначение ресурсов через сведения о задаче

3. Вывести колонку «Названия ресурсов» и выбрать напротив каждой задачи нужные ресурсы для ее исполнения (в выпавшем списке ресурсов поставить галочки напротив необходимых ресурсов), Рисунок 7.5.

Рисунок 7.5 – Назначение ресурсов через колонку «Названия ресурсов»

В случае, если нужно указать количество ресурсов (единицы назначения) нужно перейти в окно «Сведения о задаче».

4. В представлении «Визуальный ресурсный оптимизатор» (только в версии Professional):

перенести левой кнопкой мыши задачу, на которой еще нет назначений (область «Не назначенные задачи:») на ресурс;или, щелкнув правой кнопкой мыши на задаче, на которой еще нет назначений и выбрать в меню «Кому переназначить» нужный ресурс, Рисунок 7.6.

Рисунок 7.6 – Назначение ресурсов в представлении «Планирование групп»

5. На закладке «Вид» в области «Комбинированный режим» поставить галочку

«Детали», выбрать «Форму задач» и в нижней части окна выбрать ресурсы в колонке «Название ресурсов, Рисунок 7.7.

Преимуществом данного способа, является то, что при работе в комбинированном режиме, вы сможете указать не только единицы назначения конкретного ресурса, а и его личные трудозатраты на конкретной задаче.

Рисунок 7.7 – Назначение ресурсов в комбинированном режиме

Если вам нужно заменить назначенный ресурс на другой, в окне «Назначение ресурсов», нажмите на кнопке «Заменить» и в окне «Замена ресурсов» выберете нужный ресурс.

Рисунок 7.8 – Анализ доступности ресурса

Перед назначением трудового ресурса рекомендуется провести анализ с точки зрения его доступности или других показателей. Для этого нужно в окне «Назначение ресурсов» выделить ресурс и нажать на кнопке «График», после чего представление «разделится» и внизу появится график «Пиковые единицы» на котором можно увидеть загрузку ресурса, Рисунок 7.8.

Профили загрузки и пиковая загрузка в Microsoft Project 2013

По умолчанию, трудозатраты ресурса распределяются по задаче равномерно, но если вам необходимо, чтобы ресурс был больше загружен, т.е. больше часов уделял задаче в ее начале, в конце или по другому варианту, вы можете воспользоваться профилем загрузки ресурсов.

Для этого нужно в представлении ресурсов вывести колонку «Профиль загрузки» и выбрать напротив нужного ресурса необходимый, один из восьми, профиль загрузки, Рисунок 7.9.

В случае выбора профиля загрузки отличного от предложенного по умолчанию «Плоский», в колонке информация (i) будет отображаться графические представление профиля.

Кроме имеющихся восьми профилей загрузки, можно задать пользовательский профиль, т.е. руками в строке «Трудозатраты» ввести планируемые часы по каждому ресурсу. Например, если вам нужно, в плане-графике смоделировать неравномерное выполнение объемов работ или расходование материала, вы в представлении «Использование задачи» или «Использования ресурсов» задаете в строке «Трудозатраты» неравномерный планируемый график освоения объемов работ/материалов.

В Microsoft Project 2013 есть возможность через поле «Пиковая загрузка», увидеть максимальную загрузку ресурса на задаче.

В Microsoft Project 2013, в поле «Единица назначения» отображается, сколько данного конкретного ресурса назначено на конкретную задачу, а в поле «Пиковая загрузка» отображается максимальная загрузка ресурса на задаче.

Рисунок 7.9 – Профиль загрузки ресурса

Например, если вы назначили ресурс на задачу длительностью 5 дней, то в полях «Единица назначения» и «Пиковая загрузка» будет цифра «1», но если вы, например, во временном представлении, поставите больше часов (10) в какой-то день, чем рассчитали Microsoft Project 2013, то в поле «Единица назначения» по-прежнему будет единица, а в поле «Пиковая загрузка» значение равное 1,25 (10/8 = 1,25).

Техника назначения материальных ресурсов

Назначение материалов на работы служит для определения потребности в материалах на каждой работе и в проекте в целом.

Расход материалов должен назначаться согласно нормам расхода материала на единицу объема работ, принятым в компании. Если в компании такие нормы не утверждены, то можно использовать нормы расходов, отраженные в государственных нормах.

Назначение материалов происходит аналогично назначению трудовых ресурсов, теми же методами, в тех же окнах, за одним маленьким исключением.

Есть два способа назначения расхода материалов на операциях:

‒ фиксированный расход на операции – это расход материала, не зависящий от характеристик операции (длительность, объем) и назначенных на ее выполнение ресурсов;

‒ расход в час (день, месяц, год) – расход материала в единицу длительности операции, т.е. при изменении длительности операции итоговое количество материала будет прямо пропорционально изменяться.

После назначения материального ресурса на задачу в колонке «Трудозатраты» напротив назначенного ресурса будет отображаться итоговая потребность в данном материальном ресурсе с указанием единицы измерения материала.

Теория назначения затратных ресурсов

Назначение затрат и затратных ресурсов на работы служит для определения стоимости той или иной задачи и проекта в целом.

Расходы затрат и затратных ресурсов должны назначаться согласно нормам расхода на конкретную задачу, только для затратного ресурса, и/или только единицу длительности задачи для затрат, моделируемых через материальные ресурсы. Как правило, нормы расхода утверждаются внутри каждой компании.

Техника назначения затрат и затратных ресурсов не отличается от техники назначения других ресурсов, за следующими нюансами:

‒ для затратных ресурсов нельзя выбрать профиль распределения

‒ в окне назначения ресурсов указывается конкретная сумма затрат на задачу, Рисунок 8.15.

‒ затратные ресурсы не зависят от объема работ по задаче, то есть, если у вас в результате анализа (или переделки проекта) какую-то задачу нужно будет увеличить вдвое, вам нужно будет, при необходимости, вручную переназначать стоимость затратного ресурса.

7.2 НАЗНАЧЕНИЕ РЕСУРСОВ В УЧЕБНОМ ПРОЕКТЕ

Назначение бюджетных ресурсов на суммарную задачу проекта

Для назначения бюджетных ресурсов переключаемся в представление «Использование задач», выделяем суммарную задачу проекта и назначаем на ее бюджетные ресурсы, Таблица 7.1.

После назначения ресурсов выводим колонки «Бюджетная стоимость» и «Бюджетные трудозатраты» и вводим в них данные о количестве, Рисунок 7.10.

Рисунок 7.10 – Назначенные бюджетные ресурсы

Назначение ресурсов на задачи этапа «ТЭО Проекта»

Для назначения ресурсов переключаемся в представление «Диаграмма Ганта» и на закладке «Ресурсы» нажимаем пиктограмму «Назначить ресурсы».

Таблица 7.2 содержит информацию о требуемых ресурсах на задачах этапа «ТЭО Проекта».

После выбора в меню нужного ресурса и указания его единицы назначения нажимаем «ОК.

При назначении Законниковой Оксаны на задачу «Юридический анализ ЗУ» появляется предупреждающее окно о том, что назначение не может быть осуществлено в эти даты. Это связано с тем, что мы данному ресурсу на период начала проекта задали отпуск.

Таблица 7.2 Назначение ресурсов на задачи этапа «ТЭО Проекта»

Название задачи	Название ресурса	Единицы назначения
Юридический анализ ЗУ	Законникова Оксана	1
Маркетинговый анализ ЗУ	Впарит Николай	1
Составление бизнес-плана	Цифра Алла	1
Принятие решения по проекту	Фунт Борис	1

После того, как вы нажмете «ОК» длительность задачи «Юридический анализ ЗУ» составит 14 дней вместо 10, которые были до назначения.

Обратите внимание, что с учетом того, что при типе задач «фиксированная длительность» и с заданными длительностями и трудозатратами у задачи в этапе «ТЭО проекта», Microsoft Project автоматически рассчитал единицы назначения по ресурсам.

Назначение ресурсов на задачи этапа «Землеотвод»

Таблица 7.3 содержит информацию о требуемых ресурсах на задачах этапа

Название задачи	Название ресурса
Разработка документации по землеустройству	Кривоглазьев Влад
Согласование проекта отвода земли	Кривоглазьев Влад
Заключение договора аренды	Законникова Оксана

На задачах данного этапа мы не указываем единицы назначения и трудозатраты по каждому ресурсу по той причине, что трудозатраты заданы у задач и выбран тип задачи «Фиксированный объем ресурсов». В данном случае, при назначении ресурсов на задачи

Microsoft Project самостоятельно рассчитывает единицы назначения ресурса при заданных параметрах, Рисунок 7.11.

Рисунок 7.11 – Назначенные ресурсы на задачи этапа «Землеотвод»

Назначение ресурсов на задачи этапа «Проектирование»

Таблица 7.4 содержит информацию о требуемых ресурсах на задачах этапа «Проектирование».

Таблица 7.4 - Назначение ресурсов на задачи этапа «Проектирование»

При назначении ресурсов на задачи этапа «Проектирование» также происходит расчет единиц назначения, исходя из типа задачи «Фиксированные трудозатраты» и заданных трудозатрат на задачах. Единственное исключение, мы задаем необходимое количество человек только при назначении универсального ресурса «Проектировщик».

Назначение ресурсов на задачи этапа «Строительство»

Таблица 7.5 содержит информацию о требуемых ресурсах на задачах этапа «Строительство».

Название задачи	Тип ресурса	Название ресурса	Единицы назначения
Кирпичная кладка наружных стен	Материальный	Виглас Буд	50 000
Трудовой	Автокран	1
Трудовой	Бетононасос	1
Кирпичная кладка внутренних стен	Материальный	Виглас Буд	25 000
Трудовой	Автокран	1
Трудовой	Бетононасос	1
Устройство кровли	Материальный	Виглас Буд	15 000
Трудовой	Автокран	1
Трудовой	Бетононасос	1
Трудовой	Сварочный аппарат	1
Монтаж окон	Материальный	Окно	1 м2/час
Трудовой	Плотник 1 смена	4
Трудовой	Плотник 2 смена	4
Монтаж дверей	Материальный	Дверь	2 м2/день
Трудовой	Плотник 1 смена	4
Трудовой	Плотник 2 смена	4
Штукатурные работы	Материальный	Раствор штукатурный	240 м3
Трудовой	Маляр-штукатур 1 смена	4
Трудовой	Маляр-штукатур 2 смена	4

При назначении механизмов в окне «Назначение ресурсов» их можно отфильтровать через фильтр «Группа», введя в окно группы имя группы.

Обратите внимание, что работы этапа «Надземные работы» возложены на подрядчика (материальный ресурс). При назначении материального ресурса в окне «Назначение ресурса», в колонке «Единицы» указывается та сумма, которую вы собираетесь подрядчику платить по договору, а в поле «Затраты» происходит пересчет по стоимости единицы валюты договора, Рисунок 7.12.

Рисунок 7.12 – Назначение трудового/материального ресурса для моделирования работы подрядчиков

Рисунок 7.13 – Назначенные ресурсы на задачи этапа «Строительство»

Назначение ресурсов на задачи этапа «Поставки»

На все задачи этапа «Поставки назначаем ресурс – Бюрократов Фраг, Рисунок 7.14.

Рисунок 7.14 – Назначенные ресурсы на задачи этапа «Поставки»

Назначение ресурсов на задачи этапа «Взаиморасчеты с подрядчиками»

Таблица 7.6 содержит информацию о требуемых ресурсах на задачах этапа «Взаиморасчеты с подрядчиками».

Таблица 7.6 - Назначение ресурсов на задачи этапа «Взаиморасчеты с подрядчиками»

Название задачи	Тип ресурса	Название ресурса
Подрядчик выбран	Трудовой	Грошиссман Шекель
Договор подписан	Трудовой	Грошиссман Шекель
Окончательный расчет по договору	Материальный	Актирование
	Материальный	Освоение
Договор закрыт	Трудовой	Грошиссман Шекель

Обратите внимание, что благодаря тому, что задана отрицательная стоимость ресурса-статьи «Освоение», итоговая стоимость ресурсов-статей на задаче равна нулю, что позволит вести учет платежей без влияния стоимости этих задач на стоимость тех задач, исполнение которых влияет на бюджет проекта, Рисунок 7.15.

Рисунок 7.15 – Назначенные ресурсы на задачи этапа «Взаиморасчеты с подрядчиками»

Назначение ресурсов на задачи этапа «Реализация объекта»

Таблица 7.7 содержит информацию о требуемых ресурсах на задачах этапа «Реализация объекта».

Таблица 7.7 - Назначение ресурсов на задачи этапа «Взаиморасчеты с подрядчиками»

Название задачи	Тип ресурса	Название ресурса	Ед. назн.	Затраты
Согласовани е договора с клиентом	Трудовой	Грошисман Шекель
	Затраты	Непредвиденные расходы		30000
Подписание договора с клиентов	Трудовой	Фунт Борис
Оплата по договору	Трудовой	Грошисман Шекель
	Материальный	Доходы от реализации	120000 EUR

Рисунок 7.16 Назначенные ресурсы на задачи этапа «Реализация объекта»

9.6 АНАЛИЗ ЗАГРУЗКИ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ РЕСУРСОВ Анализ загруженности ресурсов

Перегрузка ресурсов

При назначении ресурса на задачи, если в единичный интервал времени сумма часов назначений по ресурсу превышает имеющуюся доступность трудовых часов для работы, возникает перегрузка ресурсов, Рисунок 9.1.

Например, как видно на Рисунок 9.1, есть «Ресурс 1», у которого доступность 0,5 (колонка «Макс. Единиц»), т.е. 50% своего времени он может уделять проекту, но при назначении на задачу указано, что он нужен 100% своего времени (окно «Сведения о назначении» - поле «Единицы»). Соответственно, видно в поле «Превышение доступности (Превыш.)» на сколько часов в день он перегружен, а в поле «Оставшаяся доступность (Ост. Доступность)» видно, сколько часов в день ресурс может уделить работе, чтобы не быть перегруженным.

Рисунок 9.1 – Перегрузка ресурсов

В случае перегрузки ресурсов напротив задачи, на которой есть перегруженные ресурсы, появляется «красненький человечек», Рисунок 9.2.

Рисунок 9.2 – Отображение перегрузки ресурсов

Признак загруженности ресурсов также можно увидеть в представлении «Лист ресурсов».

Так, в представлении «Лист ресурсов», перегруженные ресурсы будут выделены красным шрифтом с полужирным начертанием. А в колонке «Индикаторы» напротив данного ресурса будет индикатор «Воскл. знак».

Для управления загрузкой ресурсов и устранения перегрузки ресурсов, нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на задаче с «красненьким человечком» и в меню выбрать один вышеуказанных вариантов, Рисунок 9.3.

Рисунок 9.3 – Борьба с перегрузкой ресурсов в инспекторе задач

Если в инспекторе задач надпись «Ресурсы, работающие с превышением максимальной емкости», Рисунок 9.30, то это значит, что на задачу назначено больше ресурсов, чем есть их по штату

Варианты следующие:

1. Увеличить длительность задачи и сохранить трудозатраты перегруженного ресурса, Рисунок 9.4;

Рисунок 9.4 – Автоматическое увеличение длительности

2. Уменьшить трудозатраты перегруженного ресурса и сохранить длительность, Рисунок 9.5. При этом Microsoft Project уменьшит количество единиц назначения ресурса;

3. Назначить дополнительный ресурс на задачу.

Рисунок 9.5 – Автоматическое уменьшение трудозатрат перегруженных ресурсов

Можно:

1. Уменьшить единицу назначения ресурса в окне «Назначение ресурсов»;

2. Увеличить количество/доступность ресурса на листе ресурсов в колонке «Макс. Единиц».

Анализ загруженности того или иного ресурса лучше всего проводить в представлении «Использование ресурсов». Для анализа необходимы поле «Трудозатраты» (оно показывает, сколько часов в единице масштаба занят ресурс), поле «Превышение доступности», в котором можно увидеть, на сколько часов в единицу масштаба перегружен ресурс, и поле «Оставшаяся доступность», в котором отражается информация о недогрузке ресурса на единицу масштаба, Рисунок 9.1.

9.2 ВЫРАВНИВАНИЕ ЗАГРУЗКИ РЕСУРСОВ

Введение в автоматическое выравнивание

Выравнивание проекта можно производить по ресурсам (трудовым и машинам/механизмам) в автоматическом режиме или ручном. Что такое автоматическое выравнивание?

Рисунок 9.6 содержит мини-проект с расчетом без выравнивания ресурсов. Там есть ресурс Чебурашка, который занят на двух работах с 60% загрузкой (% выдел.). Без учета выравнивания ресурсов, эти работы могут выполняться параллельно. Но суммарная загрузка ресурса составляет 120%.

Рисунок 9.6 – Пример расчета проекта без выравнивания ресурсов

Если же мы проведем выравнивание по нашему ресурсу, то работы, на которых занят ресурс Чебурашка, сдвинутся во времени, и теперь будут выполняться последовательно. Загрузка ресурса в любой момент времени не превышает 60%, Рисунок 9.7.

Рисунок 9.7 – Пример расчета проекта с выравниванием ресурсов

Выравнивание производится следующими способами:

1. Если необходимо выровнять ресурсы по конкретным задачам, то нужно выделить необходимые задачи и нажать на пиктограмму «Выровнять выделенное» на закладке «Ресурс». Выравнивание будет проведено по перегруженным ресурсам на выделенных задачах.

2. Если необходимо выровнять конкретные ресурсы в проекте, то нужно нажать на пиктограмму «Выровнять ресурс», Рисунок 9.7, выбрать ресурс и нажать «ОК». В данном случае, произойдет выравнивание по конкретным выделенным перегруженным ресурсам.

3. Если необходимо выровнять все ресурсы на всех проектах, то нужно нажать на пиктограмму «Выровнять все» на закладке «Ресурс».

Если необходимо отменить выравнивание и вернуть проект в исходное состояние с перегруженными ресурсами, нужно нажать на пиктограмму «Очистка выравнивания» на закладке «Ресурс». Очистка выравнивания может производиться как для всего проекта, так и для выбранных задач.

Настройка параметров автоматического выравнивания

Для того чтобы произвести настройку параметров автоматического выравнивания, нужно перейти на закладку «Ресурс» и нажать на пиктограмму «Параметры выравнивания».

Опция «Вычисления для выравнивания» означает, будет ли выравнивание происходить сразу (Выполнять автоматически) при возникновении перегрузки ресурсов или выполняться вручную после нажатия кнопки «Выровнять все».

В «Поисках превышения доступности» выбираются временные рамки, в пределах которых будет осуществлён поиск перегруженных ресурсов и их выравнивание. Так, если у вас ресурс в какой-то день недели перегружен на 4 часа, то с точки зрения параметра поиска превышения доступности «по дням», данный ресурс будет перегружен, а при поиске превышения доступности «по неделям», ресурс не будет перегружен.

Если необходимо выровнять проект в каком-то временном диапазоне, то следует выбрать переключатель «Выравнивание в диапазоне» и установить диапазон, в противном случае, выравнивание будет идти по всему проекте.

В области «Устранение превышения доступности» (Устранение перегрузки): 1. Порядок выравнивания, Рисунок 9.8:

1) Только по идентификаторам – приоритет отдается сначала первой задаче, потом второй, третьей и т.д., т.е. сдвигаться в первую очередь будут последние задачи в проекте;

2) Стандартный – программа при расчете анализирует взаимосвязи, ограничения, приоритеты задач, даты начала/окончания и на основании их производит выравнивание;

3) По приоритетам, стандартный – программа в первую очередь выравнивает задачи по их приоритетам, потом проводит выравнивание стандартным способом. Приоритет задачи задается в свойствах задачи на закладке «Общие» или в колонке «Приоритет».

Данный вариант рекомендуется использовать, если у вас есть несвязанные/независимые между собой суммарные задачи.

Рисунок 9.8 – Варианты выравнивания ресурсов

2. Выравнивание в пределах имеющегося резерва – если стоит данная галочка, то программа будет искать возможности выравнивания ресурсов в пределах дат начала и окончания проекта без сдвига даты окончания проекта.

3. При выравнивании допускается коррекция отдельных назначений для задачи – в случае, если на задаче занято несколько ресурсов, и только один перегружен, при данной установленной галочке произойдет сдвиг непосредственной работы конкретного перегруженного ресурса. Если вам нужно, чтобы данный параметр выравнивания применялся не ко всем задачам, нужно вывести колонку «Выравнивание назначений» и напротив задачи выбрать «Нет».

4. При выравнивании допускается прерывание оставшихся трудозатрат – при установленном флажке, программа будет производить прерывание задач. Если же, например, с точки зрения технологии, прерывать задачи нельзя, нужно вывести колонку «Допускается прерывание при выравнивании» и напротив задачи выбрать «Нет».

5. Выравнивание загрузки предложенных ресурсов – при выбранной данной галочке будет происходить загрузка как выделенных ресурсов, так и предложенных.

6. Выравнивание задач, запланированных вручную – при данной выбранной галочке программа будет сдвигать также ручные / директивные задачи.

Последствия выравнивания можно оценить в представлении «Диаграмма Ганта с выравниванием», Рисунок 9.9.

Рисунок 9.9 – Диаграмма Ганта с выравниванием

В представлении «Диаграмма Ганта с выравниванием» стоит обратить внимание на поле «Выравнивающая задержка», в котором отображается, на сколько дней, после выравнивания, была перенесена дата начал задачи, по сравнению с датой начала, которая было до выравнивания.

Автоматическое выравнивание по большей части не учитывает ни технологию работы, ни наличие тех или иных ресурсов, и возможна такая ситуация, что программа вам выдаст такой график, который можно будет смело запрятать и никому не показывать. В Microsoft Project 2013 появился такой хороший инструмент как «Визуальный ресурсный оптимизатор», которым я и рекомендую пользоваться.

Выравнивание с помощью планировщика групп

В Microsoft Project 2013 появился такой хороший инструмент как «Визуальный ресурсный оптимизатор», который находится в представлении с таким же названием, Рисунок 9.10.

Принцип работы следующий – вы выделяете задачу, с перегруженным ресурсом, и левой кнопкой мыши и переносите ее на то время, которое вам нужно.

Если же на задаче занято несколько ресурсов, как например, на задаче «Наконец построили», то нужно щелкнуть правой кнопкой мыши на данной задаче и выбрать «Выберите все представления для этой задачи» и переносите задачу на то время, которое вам нужно по технологии работ.

Данные действия рекомендуется делать для задач с перегруженными ресурсами, время начала/окончания которых будет в ближайшем будущем. Например, у вас запускается проект, и вы переходите в представление «Визуальный ресурсный оптимизатор» производите выравнивание ресурсов на задачах, которые будут выполняться ближайшие две недели, а задачи, лежащие в более далекой перспективе оставляете как есть. Нет смысла выравнивать загрузку ресурсов по тем задачам, время исполнения которых будет через полгода.

Рисунок 9.10 – Представление «Визуальный ресурсный оптимизатор»

Если вам нужно назначить ресурс на ту или иную задачу, на которой не занят никакой ресурс, вам нужно данную задачу, расположенную в части «Неназначенные задачи» перенести на нужный ресурс. В правой части «Неназначенных задач», на диаграмме Ганта расположены как автоматические, так и ручные задачи, сроки начала и окончания которых известны. В левой части расположены ручные задачи, сроки начала и окончания которых неизвестны.

Устранение перегрузки в учебном проекте

В нашем проекте есть ряд перегруженных ресурсов, Рисунок 9.11.

Рисунок 9.11 – Перегруженные ресурсы в учебном проекте

Устраняем перегрузку следующими способами:

1. На задаче «Проработка рабочих чертежей», на которую у нас назначено пять универсальных ресурсов при имеющихся трех, можно:

1) «Добавить в штат» двух универсальных ресурсов, понимая, что эти люди в реальности будут. Данный вариант годится, если вы не будете отслеживать, кто конкретно что и когда сделал, а придете к ответственному за задачу и он вам скажет, сколько часов отработано итого и сколько осталось.

2) Уменьшить количество назначенных ресурсов с пяти до трех, что на задаче с типом «Фиксированные трудозатраты» приведет к увеличению длительности задачи, и возможно, как следствие к увеличению времени исполнения проекта.

3) Уменьшить трудозатраты на задаче.

4) Заменить универсальные ресурсы на конкретных людей, с которых спрашивать, кто сколько сделал. Как и поступаем, универсальные ресурсы заменяем на всех людей, имеющих код ОСР «Инженер ПТО», Рисунок 9.12.

Рисунок 9.12 – Замена ресурсов

2. На задачах «Кирпичная кладка внутренних стен» и «Устройство кровли», у нас перегружены механизмы «Автокран» и «Бетононасос» по той причине, что вышеописанные работы выполняются параллельно. Для устранения перегрузки:

1) На закладке «Вид» нажимаем кнопку «Выровнять ресурс».

2) Производим выравнивание по механизмам «Автокран» и «Бетононасос», Рисунок 9.13.

Рисунок 9.13 – Выравнивание по конкретным ресурсам

2. На задачах «Монтаж окон» и «Монтаж дверей», у нас перегружены ресурсы «Плотник 1 смена» и «Плотник 2 смена», по причине того, что работы ведутся параллельно и на их исполнение нужно по четыре плотника на каждую, когда по штату их всего четыре.

Для устранения перегрузки, просто увеличиваем штат плотников до восьми человек (Лист ресурсов – Максимальное количество), Рисунок 9.14.

Рисунок 9.14 – Увеличение штата сотрудников

ЗАДАНИЕ

1. Устраните конфликты ресурсов во всем проекте согласно методическим рекомендациям лабораторной работы.